知識管理 (KM) 是 1980 年代首次提出的概念，現在正在迅速回歸和轉型。各種因素的完美風暴正在促成這些趨勢，包括向遠程和混合工作的轉變；客戶和員工觀念的巨大變化； 2021年發生的“大辭職”以及隨之而來的科技公司裁員潮；最值得注意的是，非結構化內容的數量持續激增-分散在越來越多的孤立應用程序中。
知識管理作為最重要的舉措之一重新回到 CIO 的議程中未來幾年的業務彈性。而且，現在 IT 領導者評估如何最好地實施技術，以發現、培養和保護組織的集體知識，並在員工需要的時間和地點將其無縫傳播給員工。這個新版本的 KM 承諾最新的技術可以幫助解決內容混亂問題；然而，成功地做到這一點意味著應對許多挑戰。
KM 的主要挑戰
應用分裂和數字摩擦:專業應用的激增——同時旨在實現效率和優化工作流程——帶來了其他挑戰。隨著對任務效率要求的不斷提高，員工必須學習和使用的應用程序數量也在增加。這種“應用程序分裂”加劇了信息孤島，並通過不斷切換應用程序、從一種工具轉移到另一種工具來完成工作而產生數字摩擦。如今，知識工作者平均每天訪問多達 40 個應用程序，每個應用程序都有自己的（通常是次優的）搜索體驗。 根據 Gartner 最近的一項調查，44% 的用戶做出了錯誤的決定，因為他們沒有意識到可能有影響的信息幫助，43% 的用戶報告說由於收到太多通知或信息量太大而未能利用重要信息。
可查找性問題:遠程和混合工作環境使查找和共享信息更加困難。 來自 APQC 的研究 表明員工對信息的存儲位置感到困惑，45% 的人表示有太多斷開連接的系統。如果沒有身體上的接近和自發的辦公室互動，員工就不太可能尋求幫助和指導，因此他們更依賴於他們已經知道的和容易找到的東西——而不必深入了解知識——他們已經熟悉的系統。
非結構化數據爆炸: 根據研究公司 ITC，非結構化數據量預計將從 2018 年的 33 澤字節增長到 2025 年的 175 澤字節（或 1750 億太字節）。來自電子郵件、社交媒體帖子、演示文稿、聊天以及 Microsoft Teams 和 SharePoint 等協作平台的非結構化數據共同具有無可估量的價值.如果這些信息不容易找到和訪問，就和沒有它一樣——組織會錯失獲得競爭優勢的機會。組織無法從簡單地捕獲該內容中獲益；要投入使用，他們必須從中提取價值，而且要處理的內容太多，必須實現自動化。換句話說，他們必須使用技術自動分類、排序、分析、檢索並在正確的時間與正確的人共享。
機構知識的流失:員工離職不僅意味著失去優秀的人才，還意味著失去離職員工所帶走的寶貴的默會知識和組織智慧。確保正確的自動化和工具保持一致以最大化 KM 最佳實踐將確保信息可查找和檢索，從而減少對存儲在個別員工頭腦中的內容的依賴。
給 IT 領導者的實用建議和CIO
過去十年的趨勢是從“推”模式（通過電子郵件共享信息）轉變為自助服務“拉”模式（例如，訪問 SharePoint 或 Salesforce最新狀態）。雖然本意是好的，但這造成了內容混亂，並且只是將負擔從費力地瀏覽電子郵件轉移到在沒有上下文的情況下從門戶跳到另一個門戶。
現在，技術更加智能，所以尋找移動的機會從拉動（“我必須停止我正在做的事情去尋找我需要的東西”）到正確的推動——一種同步的、上下文相關的方法，可以在需要的時間和地點主動提出見解，就在
領導者承受著實現最大成功的壓力。如果領導者希望邁向知識驅動的未來，我建議他們將以下一些目標領域放在首位。
準備好對您的組織結構進行更改以更好地支持知識管理。探索在您的組織內提升知識和學習服務角色的利弊，以確保他們得到正確的關注和領導支持。在過去的二十年裡，首席知識官 (CKO) 的角色來來去去。撇開標題不談，應對上述挑戰的需求日益增加，這促使 CEO 和 CIO 重新考慮 戰略領導角色 – CKO 或其他 – 以充分利用他們的企業知識。創造知識共享文化。一個好的開始方式是將思維從封閉模式轉變為開放模式。不要要求人們分享他們的知識，而是採用“默認共享”的心態，然後讓高級搜索解決方案找出與手頭任務相關的內容。技術和工具，尤其是那些帶有人工智能的技術和工具，現在可以從企業系統中存在的內容中收集知識。確保內容管理流程和工具促進信息創建和共享，而不會給員工帶來分類、分類或標記內容的負擔；相反，通過實體提取和內容分析來自動管理。智能搜索可以確保可查找性，同時尊重安全性和權限，即使跨多個應用程序也是如此。不要花時間集成不同的系統和信息孤島——這是一場必敗之戰。明天您將擁有更多的應用程序和信息存儲。採購連接不同系統中包含的信息的智能工具，例如智能搜索和知識圖譜。使辦公室內外的協作順暢——或至少盡可能順暢。採用促進數字和虛擬交互（同步和異步）的工具並鼓勵實踐，以增加知識共享並使員工能夠做出最好的、充分知情的貢獻。
知識推動創新。但遺憾的是，由於太多內容分散在太多應用程序中，員工不可能知道並找到他們應該有效工作的所有內容。向遠程工作的轉移增加了對信息訪問工具的依賴，從而加劇了這個問題。當員工努力在分散的信息環境中找到他們需要的東西時，挫敗感會增加，這會增加人員流動率。如果沒有解決查找信息困難的策略，情況只會變得更糟，因為較小的團隊必須在無數互不關聯的應用程序中尋找他們需要的東西。
正確應用企業知識是保持競爭優勢的關鍵.但信息增長、應用程序分裂和混合工作的趨勢並沒有消失。有效利用知識的組織將擁有未來。那些將知識共享文化與智能 KM 工具結合起來以在工作流程中動態利用知識的企業將引領潮流。
圖片來源:lightsource/depositphotos.com
Jeff Evernham 是企業搜索提供商 Sinequa<的產品戰略副總裁/a>。他擁有 30 年的職業生涯，曾在多家軟件和管理諮詢公司擔任數據分析諮詢、專業服務、銷售和工程職務。他擁有麻省理工學院的工程學碩士學位。