如果您想清理 Gmail 收件箱但又不想永久刪除任何內容，最好的辦法是選擇存檔選項。當您存檔電子郵件時，它會移出您的收件箱文件夾，但您仍然可以使用。通過在 Gmail 電子郵件客戶端中存檔郵件，您可以保留重要的商務電子郵件，而不會在您的收件箱中顯示它們。但首先您需要知道如何在 Gmail 上查找存檔。
當您存檔電子郵件時，並不總是清楚它去了哪裡，如果您需要查找舊郵件，這可能是個問題。 Google 不會將存檔的郵件保存在單獨的文件夾中。相反，它將它們移動到通常用於顯示所有電子郵件的標籤。並非所有電子郵件都重要到足以保存在您的收件箱中，以便您可以立即收到它們。但您可能還沒有準備好擺脫這些電子郵件。
大多數電子郵件服務都有一種方法來存儲您可能想稍後查看但現在不太重要的郵件。您可以將這些電子郵件放在存檔文件夾中，以便在需要時隨時可以找到它們。無需刪除電子郵件即可清理完整收件箱的最佳方法是將其存檔。
通過移動應用程序在 Gmail 上查找存檔的電子郵件
使用搜索欄
打開 Gmail Android 手機和 iPhone 上的應用程序。點擊屏幕頂部的搜索欄並輸入您的關鍵字。瀏覽結果以找到有問題的電子郵件。
使用所有郵件文件夾
如果需要，打開您的 Gmail 應用並登錄您的帳戶。點擊位於屏幕左上角的三行圖標。選擇所有郵件。
通過桌面在 Gmail 上查找存檔的電子郵件
使用搜索欄
如果您知道有關要查找的電子郵件的關鍵字，例如發件人、主題或主題，您可以將它們輸入搜索欄，然後按 Enter。查看結果列表以找到您要查找的電子郵件。
使用所有郵件文件夾
將光標移到 Gmail 窗口的左側。側邊欄會變大。在該側邊欄中，單擊“所有郵件”。如果您沒有看到，請單擊更多，然後向下滾動直到您看到所有郵件。在那裡，您會看到所有未刪除或存檔的電子郵件。
如何在 Gmail 中存檔電子郵件
在 Android 上存檔電子郵件
打開 Gmail 應用程序。打開要存檔的消息，或選擇要存檔的多條消息。點擊存檔圖標。
在 iPhone 或 iPad 上
打開 Gmail 應用程序。點擊消息將其打開或點擊發件人的圖片以查看他們的個人資料。如果您選擇電子郵件個人資料圖片，您可以選擇多張圖片來一次存檔您選擇的所有郵件。選擇屏幕頂部顯示“存檔”的圖標。
在桌面上
轉到 Gmail.com 並登錄。移動鼠標指針在您要保存的消息上。單擊存檔圖標，它看起來像一個帶有向下箭頭的框，位於電子郵件發件人信息和描述的右側。
為什麼要在 Gmail 中存檔電子郵件?
因為當您的收件箱裡裝滿了所有東西時，您不可能找到您需要的東西。我們撰寫了關於如何讓 Gmail 收件箱井井有條的最佳指南。它向您展示瞭如何跟踪作為任務或需要稍後閱讀的電子郵件，然後將它們存檔，這樣您就可以確信自己已經看到了所有內容並負責。
這是獲取信息的方式到“收件箱清零”:決定如何處理收件箱中的每封電子郵件，將其移至安全位置，以便您可以將其作為任務、日曆事件或“稍後閱讀”進行跟踪，然後將其存檔，以免丟失在您的收件箱中更長。為什麼要清空收件箱?因為它可以幫助你清晰地思考。它消除了您可能遺漏或遺忘某些內容的任何擔憂。
存檔內容的含義
在您執行任何其他操作之前，您應該知道 Gmail 按標籤組織所有內容，而不是按文件夾。傳統文件夾和標籤之間的主要區別在於，一封電子郵件只能在文件夾結構中的一個位置找到。另一方面，標籤讓您可以在一封電子郵件上放置多個標籤。
當您收到一封電子郵件時，它會自動獲得一個標有“收件箱”的標籤，以便它顯示在您的收件箱中。之後，您可以選擇為其添加更多標籤。歸檔電子郵件時，您會將其從收件箱中取出。通過在 Gmail 中歸檔電子郵件，您可以在不刪除任何內容的情況下清理收件箱。
這與從您的待辦事項列表中劃掉某些內容或將某些內容放在一邊以備妥善保管一樣。這樣，您可以保留所有重要的電子郵件，並防止您的收件箱變得太滿。
常見問題解答
為什麼我在 iPhone 上找不到我存檔的電子郵件?
在收到過去的電子郵件之前，您需要設置您的電子郵件帳戶以保存郵件。點擊“設置”圖標，選擇“郵件、通訊錄和日曆”，然後選擇電子郵件帳戶。點擊“存檔消息”旁邊的開/關開關將其打開。
為什麼我找不到我存檔的電子郵件?
存檔的電子郵件不會顯示在您的Gmail 收件箱不再存在，但它們會保留在“所有郵件”標籤中，直到您手動刪除它們。 Gmail 中的“所有郵件”標籤可讓您輕鬆找到這些舊郵件。您還可以在 Gmail 中使用過濾器快速查找舊電子郵件。
當我存檔 Gmail 時會發生什麼情況?
當您點擊“存檔”時，郵件會從您的收件箱中消失並移動到“所有郵件”部分，以防您再次需要它。您可以使用 Gmail 的搜索功能來查找已保存的郵件。如果列表中的某個人回復了原始郵件，發送給一組人的郵件可以返回到您的收件箱。