最好的文檔管理軟件讓團隊可以輕鬆簡單地跟踪文件。隨著無紙化辦公的理念越來越普遍，文檔管理變得越來越重要。隨著雲存儲的興起尤其如此，因為許多服務提供商也可以幫助組織共享和同步文檔。
目錄
隨著越來越多的企業轉向在線，數據正成為其成功的重要組成部分。企業必須處理大量信息，這些信息被記錄下來並存儲在安全的數據庫中。每天，都有大量的信息被轉化為文檔。對於此類軟件，有很多不錯的選擇。
最佳文檔管理軟件
PaperSave
PaperSave 是一款智能且易於使用的軟件使用使各種規模的企業都可以輕鬆跟踪其文檔的工具。該工具具有現代文檔捕獲功能，可讓您快速捕獲任何類型的文檔。它是您可以下載的最好的文檔管理軟件之一。
PaperSave 可與最流行的 ERP 和 CRM 軟件配合使用，因此用戶可以直接從用戶界面掃描文檔。對於自動索引，索引值是從 ERP/CRM 記錄中動態提取的。這與易於使用的搜索功能一起，使您可以隨時隨地輕鬆找到所需的文檔。
功能
存檔和搜索功能文檔收集集成自動輸入
優點
內置文件轉換輕量級包括可選的 Windows 應用程序充足的文檔支持離線訪問
缺點
缺少文件分類器幾個鍵盤快捷鍵
ClickUp
ClickUp Docs 是一個可以製作文檔的地方。它可以讓人們很好地協同工作，並可以讓多人同時編輯。它可讓您查看當前正在查看文檔的人員，並可讓您同時對其進行編輯。 ClickUp Docs 為您提供了一個放置所有文檔的位置。
它是一個平台，帶有用於編輯富文本和留下評論以及協同工作的工具。 ClickUp 為您提供了與任何人共享文檔所需的工具。您可以決定誰可以查看文檔、對其進行評論和更改。
功能
超級易於使用強大的功能強大的技術支持
優點
真正令人印象深刻的免費計劃比許多競爭對手便宜 24/7 實時支持
缺點
笨拙的自動化builder
DocuWare Cloud
自 Microsoft Windows 3.0 時代以來，DocuWare Cloud 一直是文檔管理系統領域的有力競爭者，當時文檔管理成為一種趨勢。該平台具有一組強大的企業功能，例如導入文檔和處理表格的好方法。
儘管它已經存在了一段時間，但它沒有我們最佳選擇獲獎者 Ascensio System OnlyOffice 和 Microsoft SharePoint Online 的集成和共享功能。然而，它仍然是您應該考慮的一個不錯的選擇。
功能
DocuWare 的軟件可以輕鬆地與 500 多個應用程序集成DocuWare 與商業硬件集成，包括掃描儀、打印機等
優點
卓越的表單功能強大的文檔導入和數據字段功能
缺點
有限的集成
Hightail Business
我們的大多數競爭對手在這篇文檔管理評論文章中都集中在如何存儲和分類常見的業務文檔，以及如何圍繞這些文件管理工作流程。 Hightail 通過專注於一小部分從事創意工作的企業而脫穎而出，例如廣告公司和平面設計公司。
Hightail 必須圍繞稍微不同的“文檔”（主要是圖像和視頻文件）的需求來構建其功能，以便在那里工作。 OpenText 於 2018 年 2 月收購了該公司，此後它改變了定價結構。
功能
易於使用且極具成本效益簡單、快速、良好的客戶支持
優點
針對創意專業人士。可以通過上行鏈路功能輕鬆接收來自客戶的文件。
缺點
對標準辦公文檔類型的支持有限。
Templafy
管理文檔的最佳工具之一是 Templafy。該系統旨在匯集企業每天使用的重要辦公套件和解決方案。如果有一件事情可能很煩人，那就是必須使用不同的軟件為同一品牌製作文檔。
這可能會花費很多時間並且難以跟踪，但 Templafy 可以提供幫助。有了它，您可以在系統內創建各種文件，並通過一個提要管理它們。該軟件適用於各種設備，它使用雲讓您從計算機、平板電腦或手機訪問所有文檔。
功能
文檔模板Active directoryGovernanceDrilldown search
Pros
Straightforward installationEasy to use Administrative dashboardOffice integrations
Cons
Tedom installationLimited integrations
M-Files
M-Files 希望改進內部工作流程，並確保重要信息在文檔管理方面始終安全。許多文件都有一個單一的保險庫，您可以根據客戶、項目、日期、狀態或其他標準輕鬆找到它們。
該軟件旨在阻止人們製作同一份報告的多份副本，這種情況經常發生。 M-Files 會通過查看名稱和項目數據讓您知道您是否將文檔保存了兩次。總體而言，它是您可以下載的最好的文檔管理軟件之一。
功能
優點
Microsoft 集成圖形工作流安全存儲易於教學
缺點
許可客戶支持不佳
Zoho Projects
Zoho Projects 是一種幫助人們協同工作和跟踪文檔的工具。該軟件可幫助您以更好的方式組織項目、分配任務以及與人交談。它可以讓您將文檔、圖片、視頻剪輯、報告和電子表格放在一起。
使用 Zoho Projects，您可以讓其他人訪問您的業務文件。它還可以幫助您跟踪文檔的不同版本。您可以使用文件內容或標題中的字詞來搜索它並使用此工具立即查看結果。
功能
最多五個用戶的免費計劃與 Zoho 和 Google 應用程序集成時間跟踪按小時計費
優點
卓越的價值通常易於設置和導航應用程序中的多種通信方式深度配置選項強大的時間跟踪工具
缺點
不包括預製模板資源管理視圖略有不同
IncoDocs
IncoDocs 是出口商和貿易公司可以用來以數字方式管理其文件的工具。此應用程序使您可以更快地製作銷售和運輸文件。它讓您不再需要手動輸入數據並避免延遲發貨，後者的成本可能很高。
使用 IncoDocs，您可以將您的團隊連接到一個共享的工作區，這樣他們就可以在任何地方工作。它為您提供了可以輕鬆存儲在安全雲環境中的文檔模板。此應用程序可幫助您降低文檔導出過程的效率。
功能
稅務計算器報價（估算）付款處理聯繫人數據庫
優點
創建銷售和運輸文檔的速度最多提高 10 倍消除手動重新輸入數據以避免代價高昂的延誤、罰款和錯過發貨。使用數字簽名和圖章實現無紙化
缺點
笨重的自動化構建器
常見問題解答
文檔中使用了哪些軟件管理?
DocuWare 可能是使用多種不同軟件的企業的最佳文檔管理解決方案。集成有助於保持事物的一致性和組織性，並為您提供始終最新的數據。
Office 365 是否具有文檔管理功能?
Microsoft 是否具有用於跟踪文檔的系統?文件?你敢打賭它確實如此！借助 SharePoint Online、Microsoft Teams、OneDrive 和 Microsoft Dynamics 365 Business Central 等解決方案的強大功能，Microsoft 365 文檔管理現已成為現實。
文檔管理的最佳最佳實踐是什麼?
文檔管理系統最重要的最佳實踐是清晰的索引、不同版本的文件和清晰的訪問層次結構。製作一個不使用紙張的流程，並將使用電子表格的流程轉移到電子表格上。使用自動化後，工作流和文件管理會變得更好。
SharePoint 是文檔管理系統嗎?
SharePoint 是跟踪文檔的最快方法之一。當它運作良好時，它會為使用它的公司節省大量時間。作為文檔管理系統，它可以更輕鬆地共享、管理、更改和查找文檔。