作為一些最大的跨國組織，空氣中瀰漫著經濟衰退的氣息，來自 Google 到 Goldman Sachs 實施大規模裁員以支撐其財務狀況。在這種經濟不確定的環境中，組織將一隻眼睛緊盯著底線，而另一隻眼睛則焦急地審視組織，尋找削減成本的領域。
然而，在技術方面，這些成本-需要謹慎對待削減努力；否則，組織可能會失去功能或影響應用程序質量——這兩者都會影響員工的工作效率，並使組織處於更糟糕的狀態以度過未來的任何艱難時期。那麼，如何最好地開展這項工作?
打掃房子
IT 最好首先深入了解整個組織部署的技術，但該軟件為企業提供的實際價值。
在許多情況下，組織會發現其運營中存在一些軟件膨脹。這種膨脹可以表現為幾種不同的工具，它們都執行相同的任務；試用一兩個月然後放棄的工具；組織使用的工具，但只有區區 1% 的員工使用；等等。
需要做一些偵探工作才能弄清楚為什麼其中一些系統具有它們所擁有的數字。例如，用戶是否為特定項目或時間段提供了工具，然後就再也沒有刪除過?或者，如果有用戶應該使用的工具（例如，出於治理目的）但他們沒有使用，那麼阻止採用的障礙是什麼?
通過仔細的系統審核和一些溫和的“大掃除” ，組織可以擺脫不再最符合組織利益的工具的成本——幫助節省大量資金，同時不削減其專業人員所依賴的任何關鍵功能。
看到雲端
在查看了哪些系統需要放入眾所周知的垃圾箱之後，組織應該探索哪些為組織提供價值的剩餘系統可以遷移到雲端，如果它們還沒有的話。還沒有。
為什麼?因為雲提供了對持續成本的清晰可見性和支出的可預測性。圍繞維護、升級和遷移的不可預測的支出被從等式中移除。此外，如果組織需要淘汰雲服務，與組織花費時間和費用在本地部署的系統相比，退出成本要低得多。
有當然，在管理雲服務成本方面，有一些最佳實踐——組織在這一領域可以利用的槓桿比他們最初意識到的要多。
對於初學者來說，通過簽署對於更長期的協議，組織可以獲得更好的折扣。如果您同意將一大筆錢存入他們 24 個月而不是 12 個月，這與您當地的銀行同意給您更高的回報率沒有什麼不同。一般來說，承諾會得到回報。
一旦該協議開始續訂，組織應確保其訂閱涵蓋的許可證數量仍與最終用戶數量保持一致，並相應地調整該數量。同樣，他們應該確保他們訂閱的任何級別（例如，“白銀”、“黃金”和“白金”或其他類似的級別分類）適合組織當前和未來的需求。作為這種“未來預測”的一部分，組織還應該清楚他們希望為軟件的發展承諾多長時間。這是一項明智的業務。
閱讀細則
這裡有一個關於控製成本的說明，尤其是在涉及雲訂閱協議時:組織應該支付仔細注意協議中規定了什麼樣的價格上限。
例如，在協議的初始期限到期後，供應商可以讓客戶承擔多少價格上漲?百分之五?百分之十?高達百分之三十?如果您的供應商沒有具體說明價格上限是多少——或者更糟的是，沒有說明沒有價格上限——那麼組織應該謹慎行事。這種不確定性抵消了訂閱購買的主要好處:成本可預測性。
與此同時，組織應密切關注通貨膨脹，以了解它如何與任何價格上限上漲相抵觸。在通貨膨脹率高達 8% 的經濟體中，當供應商將價格漲幅限制在 5% 時，可以實現有意義的成本降低。
取得正確的平衡
經濟是否會陷入全面衰退還有待觀察-但只要不確定性繼續圍繞著經濟環境，組織就明智地做好準備並密切關注成本。幸運的是，在技術方面，仔細的系統審計與雲的戰略擁抱可以幫助組織在削減成本而不犧牲其專業人員所依賴的功能方面成功地取得適當的平衡。
圖片來源:ktsdesign/depositphotos.com
Paul Walker 是 EMEA 技術總監，iManage.