Um procedimento é uma maneira bem conhecida de fazer algo para que o resultado possa ser previsto. Um procedimento é qualquer coisa que as pessoas de sua equipe fazem como parte de seu trabalho regular. As organizações padronizam e anotam procedimentos para tornar os funcionários mais produtivos e obter resultados que podem ser previstos. Procedimentos operacionais padrão também são o nome de um conjunto de procedimentos escritos (SOPs). Na maioria das vezes, eles podem ser encontrados em uma base de conhecimento interna. Neste artigo vamos ensinar como escrever procedimentos.
Como escrever procedimentos
Aqui estão alguns passos para ajudá-lo a escrever procedimentos para o seu negócio:
Selecione um procedimento
Se você estiver escrevendo mais de um procedimento para uma empresa, pense em qual deseja começar. Você pode escrever um procedimento para um processo importante primeiro ou pode começar escrevendo um procedimento para uma tarefa pequena. Por exemplo, se estiver escrevendo um conjunto de procedimentos para uma empresa de produção, você pode começar escrevendo um procedimento para uma única máquina e depois passar a escrever procedimentos para todo o departamento. Isso pode ajudá-lo a obter mais prática e melhorar as etapas de redação.
Conecte-se com os membros da equipe
Depois de escolher o processo sobre o qual deseja escrever, pense em quem é especialista em aquele assunto. Se você está escrevendo instruções para uma tarefa que já realizou, pode ter muitas informações que pode usar. Se você é um gerente que está escrevendo procedimentos para tornar sua equipe mais eficiente, talvez queira conversar com as pessoas que executam as tarefas agora. Por exemplo, se você é responsável por uma equipe de marketing, pode conversar com o designer gráfico sobre como eles criam um logotipo. Alguém que já tenha feito o trabalho geralmente pode fornecer instruções e dicas passo a passo.
Antes de iniciar seu processo, você pode querer conversar com as pessoas que executam o processo ou as tarefas. Você pode enviar um e-mail, ligar ou marcar uma reunião para ajudá-lo a coletar informações para o procedimento.
Considere seu público
Antes de escrever seu procedimento, você deve pensar em quem vai lê-lo. O conteúdo pode mudar dependendo de para quem é. Por exemplo, se estiver escrevendo para especialistas na área, você pode usar palavras e ideias mais complexas. Se você estiver escrevendo para novos funcionários ou profissionais de fora da empresa, convém definir mais termos, adicionar mais gráficos e tornar as etapas ainda mais fáceis de seguir.
Escreva uma introdução
Depois de saber para quem está escrevendo, você pode começar a escrever sua introdução. Normalmente, este é um ou dois parágrafos. Você poderia dizer quem deve seguir o procedimento e quando no início. Você também pode dizer por que o procedimento é importante e como ele pode ajudar as pessoas de sua equipe.
Crie uma lista de recursos ou materiais
Faça uma lista de todos os materiais e recursos de alguém precisará fazer a tarefa abaixo da introdução. Por exemplo, se você estiver escrevendo um procedimento para uma empresa de pintura, seus materiais podem incluir tinta, pincel, rolo e equipamento de segurança. A lista de recursos informa aos profissionais o que eles precisam reunir antes de seguir as instruções.
Nesta seção, você também pode adicionar informações digitais ou outros recursos. Por exemplo, você pode lembrar os membros da equipe aqui se eles precisarem de uma senha ou código de acesso digital. Se os membros da equipe tiverem mais perguntas, você também pode fornecer a eles um link para um vídeo de instruções ou outros recursos externos.
Esboço de etapas e instruções
Você pode começar a escrever as etapas e instruções em”Recursos”. Você pode trabalhar com as pessoas que fazem o trabalho para ajudá-lo a descobrir essas etapas. E você pode começar fazendo uma lista geral de etapas. Você pode alterar a ordem das etapas e adicionar mais informações posteriormente.
Adicione elementos visuais
Gráficos, tabelas e diagramas podem ajudar a explicar informações difíceis de entender. Pense em adicionar imagens a etapas difíceis de entender. Por exemplo, você pode mostrar aos membros da equipe mais sobre um procedimento usando imagens com setas legendadas.
Revisar e revisar a redação
Depois de anotar suas etapas e instruções, você pode quero voltar e consertá-los. Tente tornar sua escrita o mais fácil de entender e útil possível. Você pode escrever instruções claras usando palavras de ação e frases curtas.
Conduza um teste de procedimento
Você pode pedir a alguém que leia e siga as instruções como parte de um teste de procedimento para ajudá-lo a descobrir descobrir o que precisa ser mudado. Dependendo da tarefa, você mesmo pode fazer o procedimento ou pedir para um membro de sua equipe fazer. Isso pode ajudá-lo a alterar a ordem das etapas e ver onde pode ser necessário adicionar uma etapa para tornar o processo mais claro.
Pedir feedback
Depois de testar seu procedimento, você pode querer obter feedback de mais de uma fonte. Primeiro, você pode perguntar aos profissionais que realizam a tarefa com frequência o que eles acham. Eles podem dar sugestões ou acrescentar informações para ajudar no ensino. Em seguida, você pode pedir conselhos a um membro da equipe que não realiza essa tarefa com frequência. Eles podem fazer perguntas ou apontar partes que precisam de mais explicações.
Faça os ajustes finais e repita se necessário
Você pode fazer alterações com base no feedback que recebeu. Isso pode ajudá-lo a ajustar o processo e obter melhores resultados. Dependendo de quanto você muda, você pode querer testar novamente ou obter mais feedback. Você pode usar este método para fazer outras coisas em sua empresa.
FAQ
O que um manual de procedimentos deve incluir?
Com base no que as pessoas lhe disseram, você pode fazer alterações. Isso pode ajudá-lo a obter melhores resultados e ajustar o processo. Dependendo de quanto você muda, pode ser necessário testar novamente ou obter mais feedback. Você pode usar este método para fazer outras coisas em sua empresa.
Quais são os seis procedimentos?
Controle de Documentos, Controle de Registros, Auditoria Interna, Ação Corretiva, Ação Preventiva, e Controle de Produtos Não Conformes são os seis procedimentos. Seis procedimentos são Controle de Documentos, Controle de Registros, Auditoria Interna, Ação Corretiva, Ação Preventiva e Controle de Produtos Não Conformes.