O melhor software de gerenciamento de documentos (DMS) torna fácil e simples para uma equipe acompanhar os arquivos. À medida que a ideia de um escritório sem papel se torna mais comum, o gerenciamento de documentos se torna mais importante. Isso é especialmente verdadeiro com o aumento do armazenamento em nuvem, já que muitos provedores de serviços também podem ajudar as organizações a compartilhar e sincronizar documentos.
Mas o gerenciamento de documentos não é apenas armazenar informações on-line com segurança. Trata-se também de facilitar todo o processo de gestão de documentos. Isso inclui coisas como modelos de marca, melhoria de fluxos de trabalho, trabalho com ferramentas de colaboração e capacidade de classificar informações que às vezes são muito técnicas. E isso está além de tarefas gerais, como edição e gerenciamento de documentos.
Melhor software de gerenciamento de documentos
Templafy
Recursos
Várias opções federais Integrações de CRM Único Integração com Sign-on DMS
Uma das melhores ferramentas para gerenciar documentos é o Templafy. O sistema pretende reunir importantes suítes de escritório e soluções que as empresas usam no dia a dia.
Se tem uma coisa que pode incomodar é ter que usar softwares diferentes para fazer documentos para a mesma marca. Isso pode levar muito tempo e ser difícil de acompanhar, mas o Templafy pode ajudar. Com ele, você pode criar uma variedade de arquivos dentro do sistema e gerenciá-los a partir de um único feed.
O software funciona em vários dispositivos e usa a nuvem para permitir que você acesse todos os seus documentos do seu computador, tablet ou telefone. Também há verificações automáticas de conformidade e é fácil fornecer feedback aos funcionários.
Prós
Invista de 2 a 4 horas para se familiarizar com a funcionalidade e a administração Integrações muito fortes com o Microsoft Office e outros aplicativos de escritóriod
Contras
Autenticação dupla pode ser um pouco irritanteNão há defeitos neste produto.
M-Files
Recursos
Coautoria Sem pastas Pesquisas mais rápidas Integrações ERP otimizadas para dispositivos móveis Links compartilháveis
Quando você adiciona conteúdo ao M-Files, a plataforma o classifica automaticamente com base em o que é, não apenas onde você deseja armazená-lo. Suas informações estarão seguras se você conectar sua rede existente à IA do M-Files de maneira segura e automática.
O M-Files é ótimo para equipes grandes que precisam acessar documentos em momentos diferentes. Se um membro de sua equipe precisar de um arquivo que foi carregado e salvo por outra pessoa, ele não precisará procurar em pastas diferentes para descobrir como o arquivo foi chamado. Se você gosta deste aplicativo, pode ler mais informações no site oficial.
Prós
Sem problemas com arquivos maiores A API REST pode ter a opção de preencher valores vazios para facilitar a análise
Contras
Notifica quando uma ação é necessária A pesquisa encontra documentos desativados ou substituídos, levando a uma possível confusão.
DocuWare
Recursos
Indexação Criptografia Workflow Manager Arquivamento seguro Integridade do documento
O gerenciamento de documentos é feito por meio da nuvem com o DocuWare. Ele cria um local de trabalho digital combinando armazenamento em nuvem e automação de escritório. Essa abordagem sem papel para todas as tarefas de escritório é outro exemplo da transformação digital que está impulsionando muitos processos atualmente.
A DocuWare tem serviços que permitem configurar um “fluxo de trabalho em nuvem” para seus documentos. Ele permite que os serviços sejam comprados em pequena escala, conforme necessário. Depois que os cenários de caso de uso são criados e a confiabilidade é comprovada, o serviço pode ser ampliado para uma implantação maior.
Também existem aplicativos móveis que podem ser usados com esse fluxo de trabalho. Esses aplicativos permitem que você faça coisas como digitalizar recibos em trânsito, aprovar faturas para que possam ser pagas rapidamente e assinar formulários diretamente no dispositivo.
Prós
Bom OCRFácil de usar interface da WebFerramentas de digitalização poderosasÓtimo processamento de documentos
Contras
Alguns recursos adicionais seriam bons.Um pouco mais personalizável.
eFileCabinet
Recursos
Implantação na nuvem Gerenciamento de documentos Otimização móvel Implantação no local Integrações intuitivas de software Ferramenta SideKick
eFileCabinet é uma das melhores maneiras de gerenciar documentos que você pode comprar. Eles ajudam pessoas, proprietários de pequenas empresas e grandes empresas a organizar seus dados e arquivos online. A solução deles ajuda você a manter seus documentos e arquivos em ordem, não importa quantos você tenha.
Você pode pesquisar documentos ou localizá-los usando modelos de pastas ou nomes de arquivos que já foram configurados. O eFileCabinet também mantém uma lista de seus documentos mais usados em um portfólio para que você possa acessá-los rapidamente.
Prós
Ótima história Cenário fascinante Grandes reviravoltas Novel visual Belas obras de arte
Contras
Alguns casos têm problemas de ritmo poderiam ter mais dublagem
signNow
Recursos
Adicionar campos preenchíveis Exportar dados Pesquisar editor de PDF Colaboração em equipe Aplicativos para iOS e Android Branding
signNow é intuitivo software de assinatura e gerenciamento de documentos apreciado pelos usuários por sua facilidade de uso e baixo preço. signNow é uma solução simples para serviços acessíveis de assinatura de documentos. Em termos de recursos, ele se compara a grandes nomes do setor, oferecendo modelos ilimitados, muitas integrações, armazenamento em nuvem mesmo no nível mais baixo, suporte a vários idiomas, trilha de auditoria, lembretes e muito mais.
Ao contrário de grandes nomes de assinatura eletrônica como DocuSign e HelloSign, um recurso útil que o signNow oferece é um link de assinatura direta exclusivo. Ao carregar um documento para assinatura, você não precisa permitir que o provedor envie um e-mail de terceiros para seu cliente solicitando uma assinatura.
Prós
Capacidade de reatribuir um contrato a um novo endereço de e-mail.Editar modelos existentes.
Desvantagens
Opções de envio flexíveis tornam-no ideal para qualquer situação que necessite de uma assinatura
DocuWare
Recursos
Indexação Transformação de documentos Criptografia no local e Workflow Manager baseado em nuvem Arquivamento seguro Integridade do documento
Você e sua equipe podem editar ou adicionar notas a documentos diretamente na plataforma DocuWare. Você não pode fazer isso com todos os DMS da nossa lista. Gostamos do DocuWare porque ele possui recursos que facilitam a conexão entre funcionários que trabalham em casa e aqueles que não têm uma mesa. De qualquer dispositivo, é fácil para qualquer pessoa acessar o conteúdo em casa ou em trânsito.
O DocuWare é usado por mais de 12.000 empresas em mais de 90 países para gerenciar seus documentos. Com um histórico como esse, você pode ter certeza de que a empresa é real. Ele pode ser usado para propostas de contrato, processos financeiros e tarefas de RH, entre outras coisas.
Prós
OCR é muito bomSuporteFacilidade de uso
Contras
Alguns recursos adicionais seriam necessários niceUm pouco mais personalizável
Hightail
Recursos
Controles de acesso/permissões Painel de atividades Rastreamento de atividades Alertas/notificações Aprovação Controle de processo Arquivamento e retenção Trilha de auditoria
Hightail é uma ferramenta para gerenciar documentos que é usado para compartilhar e trabalhar em conjunto. Outros DMS no mercado também têm maneiras de compartilhar arquivos, mas o Hightail leva isso um passo adiante. Este serviço funcionará bem se você precisar enviar arquivos grandes com segurança.
É fácil compartilhar de forma segura. Arraste um arquivo do seu computador ou de um serviço de armazenamento em nuvem para sua conta Hightail ou carregue-o. Digite as informações sobre a pessoa com quem você deseja compartilhar e um e-mail será enviado para essa pessoa. Mostre uma apresentação em vídeo para a equipe e receba seu feedback imediatamente.
Prós
Gestão de conteúdo, comunicação, espaços e projetos em geral.Controle de processos, tarefas e atividades entre os diferentes membros de equipes.
Contras
Não há grande possibilidade de adaptar o software. Uma curva de aprendizado bastante lenta.
MasterControl
Recursos
Automação Document Control Rastreamento Colaboração Riscos e mitigação
MasterControl é um DMS feito para empresas que se preocupam mais com segurança. Em alguns setores, as empresas precisam seguir regras muito rígidas. A MasterControl sabe dessas preocupações de conformidade e criou uma solução para gerenciamento de documentos que atende a todos os requisitos de segurança.
Eles permitem que você acompanhe as alterações e alterações feitas. Isso é muito útil, especialmente se uma determinada pessoa precisar examinar um documento. Você pode definir uma data e hora e também enviar lembretes. O MasterControl também pode limitar as alterações com base em quem tem acesso ao arquivo. Você tem controle total sobre quem pode alterar um documento e quem não pode.
Prós
O MasterControl elimina a necessidade de prateleiras de livros ou fichários em vários sites.
Contras
Seu novo redator de relatórios ainda não é fácil de usar O crescimento rápido da empresa significa muitos novos funcionários
O que devemos procurar em um software de gerenciamento de documentos?
A facilidade de uso deve vir em primeiro lugar Certifique-se de que o software esteja alinhado com os benefícios comerciais desejados Fatorando segurança e conformidade Soluções pré-configuradas reduzem o tempo de implementação de semanas para dias Obrigatórios para cada solução de automação de escritório
Qual é o melhor software de controle de documentos?
Templafy M-Files DocuWare eFileCabinet signNow
FAQs
O que torna um ótimo sistema de gerenciamento de documentos?
O melhor sistema de gerenciamento de documentos possui gerenciamento de processos de negócios e automação de fluxo de trabalho integrados que enviam documentos para onde eles precisam ir. Além disso, você pode criar seus próprios processos e controlá-los da maneira que desejar.
Qual é o elemento mais importante dos sistemas de gerenciamento de documentos?
Os administradores devem poder definir permissões para cada usuário para que o software de gerenciamento de documentos seja útil. As permissões permitem que alguns usuários vejam arquivos e os alterem, enquanto outros nem mesmo podem ver esses arquivos no sistema.
Quais são os fundamentos do gerenciamento de documentos?
Um bom DMS tem recursos como controlar quem pode acessar documentos, controlar como as versões são salvas, rastreamento, colaboração em tempo real, proteção por senha, alertas em tempo real e muito mais. Manter os arquivos na nuvem garante que eles não se percam e que as pessoas certas possam acessá-los rapidamente.