O retorno da KM: como os líderes de TI podem otimizar um futuro de negócios orientado ao conhecimento
2 de março de 2023 • Por Jeff Evernham Compartilhar Tweet Pin Mail SMS
Gerenciamento de conhecimento (KM) — um conceito estabelecido pela primeira vez na década de 1980-agora está testemunhando um rápido retorno e uma transformação. Uma tempestade perfeita de fatores está contribuindo para essas tendências, incluindo a mudança para o trabalho remoto e híbrido; mudanças drásticas nas percepções de clientes e funcionários; “A Grande Demissão” que ocorreu em 2021 e a onda de demissões de empresas de tecnologia que se seguiu; e mais notavelmente, a explosão contínua na quantidade de conteúdo não estruturado — espalhado por um número crescente de aplicativos isolados.
Gestão do conhecimento voltou à agenda do CIO como uma das iniciativas mais importantes para os negócios resiliência nos próximos anos. E, agora, os líderes de TI avaliam a melhor forma de implementar tecnologias que descobrem, cultivam e protegem o conhecimento coletivo de uma organização e o disseminam perfeitamente para os funcionários onde e quando eles precisarem. Esta nova versão do KM promete que a tecnologia mais recente pode ajudar a domar o caos do conteúdo; no entanto, fazer isso com sucesso significa enfrentar uma série de desafios.
Principais desafios de KM
Lascas de aplicativos e fricção digital: a proliferação de aplicativos especializados — embora projetados para alcançar eficiências e otimizar fluxos de trabalho — cria outros desafios. À medida que a busca pela eficiência da tarefa se expande, aumenta também o número de aplicativos que um funcionário deve aprender e usar. Essa “fragmentação de aplicativos” exacerba os silos de informações e cria fricção digital por meio da troca constante de aplicativos, passando de uma ferramenta para outra para realizar o trabalho. Hoje, o trabalhador do conhecimento médio acessa até 40 aplicativos por dia, cada um com sua própria experiência de pesquisa (muitas vezes abaixo do ideal). De acordo com uma pesquisa recente do Gartner, 44% dos usuários tomaram uma decisão errada porque desconheciam informações que poderiam ter ajudou, e 43 por cento dos usuários relataram não aproveitar informações importantes por causa do recebimento de muitos avisos ou do volume de informações.
Problemas de localização: ambientes de trabalho remotos e híbridos tornam encontrar e compartilhar informações é mais difícil. Pesquisa do APQC mostra que os funcionários ficam confusos sobre onde as informações são armazenadas e 45% dizem que há muitos sistemas desconectados. Sem proximidade física e interações espontâneas no escritório, é menos provável que os funcionários peçam ajuda e orientação, portanto, dependem mais do que já sabem e do que for fácil de encontrar — sem ter que mergulhar profundamente no conhecimento — dos sistemas que eles conhecem. já estão familiarizados.
Explosão de dados não estruturados: De acordo com a empresa de pesquisa ITC, o volume de dados não estruturados deve crescer de 33 zettabytes em 2018 para 175 zettabytes (ou 175 bilhões de terabytes) em 2025. Dados não estruturados de e-mails, postagens de mídia social, apresentações, bate-papos e plataformas de colaboração como Microsoft Teams e SharePoint são coletivamente inestimáveis. Se essas informações não forem prontamente encontradas e acessíveis, é o mesmo que não tê-las – e as organizações perdem oportunidades de vantagem competitiva. As organizações não podem se beneficiar simplesmente capturando esse conteúdo; para colocá-lo em uso, eles devem extrair valor dele e, com tanto para processar, ele deve ser automatizado. Em outras palavras, eles devem usar a tecnologia para classificar, classificar, analisar, recuperar e compartilhar automaticamente com as pessoas certas no momento certo.
Perda de conhecimento institucional: a rotatividade de pessoal não significa apenas a perda de bons talentos, mas também a perda do inestimável conhecimento tácito e da inteligência organizacional que os funcionários que saem levam consigo. Garantir que a automação e as ferramentas corretas se alinhem para maximizar as práticas recomendadas de GC garantirá que as informações sejam encontradas e recuperáveis, reduzindo a dependência do que está armazenado nas cabeças de funcionários individuais.
Conselhos práticos para líderes de TI e CIOs
A tendência da última década foi mudar de um modelo “push” (compartilhamento de informações por e-mail) para um modelo “pull” de autoatendimento (por exemplo, visite SharePoint ou Salesforce para o status mais recente). Embora bem-intencionado, isso criou um caos de conteúdo e simplesmente mudou o fardo de vasculhar e-mails para pular de portal em portal, sem contexto.
Agora, a tecnologia é mais inteligente, então procure oportunidades para mudar de pull (“Tenho que parar o que estou fazendo para procurar o que preciso”) para o tipo certo de push — uma abordagem contextual e síncrona que apresenta insights proativamente quando e onde eles são necessários, bem no fluxo de trabalho.
Os líderes estão sob pressão para entregar o máximo de sucesso. Aqui estão algumas áreas-alvo que eu recomendo que os líderes coloquem em mente se quiserem avançar para um futuro orientado pelo conhecimento.
Esteja preparado para fazer alterações em sua estrutura organizacional para oferecer melhor suporte à GC. Explore os prós e os contras de elevar as funções dos serviços de conhecimento e aprendizado em sua organização para garantir que eles tenham o foco certo — e suporte de liderança. Nas últimas duas décadas, o papel do Chief Knowledge Officer (CKO) entrou e saiu de moda. Títulos à parte, a crescente necessidade de enfrentar os desafios acima está fazendo com que CEOs e CIOs reconsiderem uma função de liderança estratégica — CKO ou não – para aproveitar ao máximo seu conhecimento corporativo. Crie uma cultura de compartilhamento de conhecimento. Uma boa maneira de começar é uma mudança de pensamento de um modelo fechado para um modelo aberto. Em vez de pedir às pessoas que compartilhem seus conhecimentos, adote uma mentalidade de “compartilhar por padrão” e deixe que as soluções de pesquisa avançada descubram o que é relevante para a tarefa em questão. Tecnologia e ferramentas, especialmente aquelas com IA, agora podem obter conhecimento do conteúdo que existe nos sistemas corporativos. Garantir que os processos e ferramentas de gerenciamento de conteúdo facilitem a criação e o compartilhamento de informações, sem sobrecarregar os trabalhadores para classificar, categorizar ou marcar o conteúdo; em vez disso, automatize a curadoria com extração de entidade e análise de conteúdo. A pesquisa inteligente pode garantir a capacidade de localização ao mesmo tempo em que respeita a segurança e as permissões, mesmo em vários aplicativos. Você terá ainda mais aplicativos e lojas de informações amanhã. Adquira ferramentas inteligentes que conectem as informações contidas em diferentes sistemas, como pesquisa inteligente e gráficos de conhecimento. Torne a colaboração sem atritos — ou pelo menos o mais simples possível — para aqueles dentro e fora do escritório. Adote ferramentas e incentive práticas que promovam a interação digital e virtual (tanto de forma síncrona quanto assíncrona) para aumentar o compartilhamento de conhecimento e capacitar os funcionários a fazer suas melhores contribuições totalmente informadas.
O conhecimento impulsiona a inovação. Mas, infelizmente, com muito conteúdo espalhado por muitos aplicativos, é impossível para os funcionários saber e encontrar tudo o que precisam para serem eficazes em seus trabalhos. A mudança para o trabalho remoto exacerbou esse problema, aumentando a dependência de ferramentas para acesso à informação. Quando os funcionários lutam para encontrar o que precisam no cenário de informações dispersas, a frustração aumenta, o que pode aumentar a rotatividade. Sem uma estratégia para lidar com a dificuldade de encontrar informações, isso só piora, pois uma equipe menor deve procurar em uma miríade de aplicativos desconectados o que precisa.
Aplicar corretamente o conhecimento corporativo é a chave para uma vantagem competitiva sustentável. Mas as tendências de crescimento de informações, fragmentação de aplicativos e trabalho híbrido não vão desaparecer. As organizações que alavancam seu conhecimento de forma eficaz serão as donas do futuro. Aqueles que alinham uma cultura de compartilhamento de conhecimento com ferramentas inteligentes de GC para aproveitar dinamicamente o conhecimento no fluxo de trabalho liderarão o caminho.
Crédito da imagem: lightsource/depositphotos.com
Jeff Evernham é vice-presidente de estratégia de produtos no provedor de pesquisa empresarial Sinequa. Sua carreira de 30 anos abrange consultoria de análise de dados, serviços profissionais, vendas e cargos de engenharia em várias empresas de consultoria de gerenciamento e software. Ele tem mestrado em engenharia pelo MIT.