Esteja você no escritório em período integral, meio período ou totalmente remoto, as reuniões híbridas se tornaram uma maneira conveniente e necessária para os funcionários que dividem seu tempo entre diferentes locais para permanecerem produtivos. A capacidade de trabalhar em casa tornou-se a capacidade de trabalhar em qualquer lugar. Reuniões e atividades estão migrando para plataformas de colaboração, pois o trabalho híbrido se tornou o padrão. Independentemente de quantas pessoas estão na sala ou participando remotamente, é importante que todos tenham uma boa experiência. O trabalho flexível em breve será o padrão para milhões de trabalhadores, sob novos planos do governo do Reino Unido que permitirão que as pessoas o solicitem desde o primeiro dia de trabalho.
À medida que o trabalho híbrido evolui, as videoconferências e o compartilhamento de conteúdo continuarão a ser um ponto de contato essencial entre colegas, parceiros e clientes. Para fornecer comunicações eficazes e colaborativas, as organizações precisarão garantir que tenham uma base sólida e adotem as tecnologias necessárias para apoiar seus funcionários e essa forma de trabalhar. Aqui abordaremos as ferramentas e tecnologias com as quais os usuários precisarão interagir diariamente e as principais considerações de infraestrutura de TI para as organizações.
Uma experiência de reunião perfeita para todos
Obter o equipamento e a configuração certos para reuniões híbridas é importante. No mínimo, os usuários remotos precisam de câmeras, microfones, alto-falantes ou fones de ouvido de alta qualidade para garantir que possam ser vistos e ouvidos claramente na reunião. Esses dispositivos devem utilizar tecnologias de IA que removem ruídos de fundo indesejados e perturbadores. A chave é fazer com que os trabalhadores remotos se sintam envolvidos e não apenas um espectador na sala de reuniões, caso contrário, eles ficarão menos envolvidos. Eles precisam interagir e compartilhar conteúdo com a mesma experiência como se estivessem na sala, por isso as organizações devem investir nas ferramentas certas para conseguir isso.
No que diz respeito à experiência no quarto, existem diferentes tipos de espaços de reunião. Por exemplo, espaços de concentração que acomodam um punhado de pessoas em uma área, salas para pequenos grupos de até 10 pessoas e, em seguida, salas ou auditórios maiores que podem acomodar de 20 a 30 pessoas e mais. Em todos esses tipos de quartos, há três fatores que precisam ser considerados:
· Consistência da experiência
Qualquer que seja o espaço de reunião, a experiência do usuário deve permanecer consistente. Deve ser tão fácil usar um grande sistema de sala de diretoria quanto um endpoint individual. Desde como você inicia e termina uma reunião, as interfaces de controle que você usa e a maneira como você compartilha conteúdo e usa ferramentas de colaboração, a familiaridade é fundamental. Isso pode significar investimento ou pode ser que você opte por se alinhar com um padrão da empresa, como Webex, Microsoft Teams ou Zoom. Muita variação entre as salas levará à subutilização dos espaços de reunião.
· Espaços inteligentes
Isso significa olhar além de como o sistema é usado na sala. Trata-se de como os usuários reservam o espaço físico e virtual com antecedência. As organizações precisam ter sistemas eficazes de reserva de quartos que usem indicadores visuais para permitir que as pessoas vejam rapidamente a disponibilidade de quartos. Isso pode significar integração com sistemas de calendário e fazer uso de painéis de reserva de quartos, permitindo que os usuários reservem o quarto de forma ad hoc, bem como em seu celular e por e-mail. Além disso, grandes escritórios devem usar sinalização digital e orientação para garantir que os usuários possam encontrar a sala de reunião facilmente.
· Visibilidade
Em um mundo ideal, as organizações com um grande número de salas de reunião geograficamente distribuídas devem ser capazes de monitorar centralmente sua propriedade a partir de um único painel de vidro. Essas soluções não apenas permitem que as organizações mantenham o tempo de atividade de seus espaços de reunião, mas também utilizam ferramentas de contagem de pessoas para ajudar a cumprir os requisitos de saúde e segurança relativos à ocupação máxima da sala. Além disso, as soluções de monitoramento ajudam as organizações a medir os fatores ambientais para garantir o bem-estar da equipe, acompanhar os esforços de sustentabilidade, permitindo que liberem salas quando os participantes não aparecem; reduzindo o desperdício de energia ou melhorando a eficiência, permitindo que outras pessoas usem o espaço vago.
Rede e acessibilidade
A mudança para o trabalho híbrido não apenas introduz o desafio de como conectar participantes remotos e permitir que eles trabalhem de qualquer lugar, mas também como para fazê-lo com segurança. Trata-se de maneiras ideais de conectar os usuários aos serviços de nuvem pública onde as reuniões estão sendo hospedadas, onde o uso da conectividade local com a Internet geralmente é melhor do que conectá-los de volta e por meio da sede ou data center.
Alguns espaços de escritório foram pensados fundamentalmente para reuniões em sala. Agora há uma necessidade de usuários remotos participarem. Aqui, a conectividade e a configuração precisam ser consideradas. Levar os funcionários para além do firewall do escritório exige repensar as redes. As organizações devem procurar proteger seus limites de rede em expansão para permitir que os usuários se conectem a um sistema seguro para acessar arquivos e aplicativos. Isso significa consideração adicional para suas políticas e tecnologias de segurança, acesso remoto e travessia de firewall.
Com mais tecnologia sendo introduzida para aprimorar as reuniões híbridas, as organizações precisarão estar atentas à manutenção. É aqui que os sistemas registrados na nuvem e os serviços gerenciados podem oferecer suporte à atualização dinâmica de software e recursos. Quando se trata dos próprios quartos, a ênfase está na flexibilidade e na aderência à sua estratégia de longo prazo. As organizações devem entender como suas salas estão sendo usadas e com que frequência. As ferramentas de monitoramento baseadas em nuvem podem fornecer essa percepção analítica e permitir que as organizações otimizem o uso de seus espaços de reunião. Eles devem considerar qual plataforma de colaboração está sendo usada e se ela tem a capacidade de se conectar com outro software de conferência quando as equipes precisam se conectar com clientes ou parceiros.
Em última análise, trata-se de encontrar os aplicativos certos que atendam às suas necessidades de negócios, sejam compatíveis com os serviços que você usa e trabalhem juntos. Fornecendo uma combinação de segurança e acessibilidade que oferece aos usuários híbridos uma experiência segura e envolvente agora e no futuro.
Richard Evans é CTO da Cinos.