Como enviar uma fatura por e-mail: quando um projeto é concluído, receber o pagamento é uma das melhores partes. Se você trabalhou recentemente para um cliente e concluiu o projeto, provavelmente precisará enviar uma fatura para receber o pagamento. Ainda assim, muitos freelancers e pequenas empresas temem que não sejam pagos por seu trabalho e fiquem sem dinheiro. Até mesmo pagamentos atrasados podem dificultar o controle do seu dinheiro.
A melhor maneira de evitar isso é seguir algumas etapas simples, mas importantes, ao conversar com seu cliente sobre problemas de fatura. Por isso, é uma boa ideia ter um modelo de e-mail de fatura que seja claro e fácil de entender.
Como enviar uma fatura por e-mail
Criar uma fatura
Informações da sua empresa (nome e endereço comercial) Informações do seu cliente (nome e endereço comercial) Data de emissão Data de vencimento do pagamento Lista detalhada de produtos ou serviços prestados Custo por produto ou serviço Impostos Descontos Taxas de mora Valor total devido Baixe um modelo de fatura: Alterar os blocos de células e escrever nos cabeçalhos pode levar muito tempo. Quer você use o Microsoft Office ou o Google Suite, você pode economizar tempo baixando modelos. Ao baixar um modelo de fatura, você obtém um layout pronto para uso. Você só precisa inserir as informações. Estes guias de Excel e Word sobre como fazer uma fatura mostrarão como fazê-lo. Use o software de fatura: se você quiser simplificar ainda mais o processo de envio de faturas, considere usar o software de fatura. O software de fatura, como FreshBooks e Zoho Invoice, pode ajudá-lo a criar faturas de marca profissional em alguns segundos. Essa pode ser uma maneira mais eficiente de rastrear suas faturas, em vez de criar suas próprias pastas no computador.
Prepare sua fatura para anexo
Para faturas do Microsoft Office ou do Google Suite: Se você criou sua fatura do zero ou baixou um modelo, salve sua fatura como PDF. É importante salvar sua fatura em PDF para que não possa ser editada por ninguém além de você. Para software de fatura: Cada software de fatura tem seu próprio procedimento para baixar sua fatura como um modelo. Você vai querer se familiarizar com seu software para aprender o processo exclusivo ou verificar o centro de ajuda ou os tutoriais online para saber mais. Esses explicadores do FreshBooks e Zoho lhe darão uma ideia melhor.
Anexar a fatura ao seu e-mail
Faça login na sua plataforma de e-mail. Clique no botão da sua plataforma de e-mail para criar um novo e-mail. “Escrever” para Gmail e Yahoo “Nova mensagem” para Outlook Clique no botão “Anexar arquivo”, geralmente representado por um clipe de papel. Localize o arquivo da fatura no armazenamento do computador. Clique duas vezes no arquivo da fatura para anexá-lo.
Analise e envie sua fatura
Verifique novamente se as informações em sua fatura estão corretas. Em seguida, verifique se seu e-mail está livre de erros gramaticais. Por fim, confirme se o anexo está anexado.
Definir um lembrete para você
Vá para a pasta Enviados. Encontre o e-mail que você enviou com a fatura em anexo. Passe o mouse sobre a linha de e-mail. À direita, clique no ícone Relógio. No menu suspenso, clique em um dos lembretes predefinidos. Você também pode clicar em “Escolher data e hora” para definir seu próprio lembrete
Enviar lembretes por e-mail de pagamento
Pode ser difícil acompanhar sua fatura, mas é uma etapa comercial necessária. Afinal, o dinheiro que você ganha é o que mantém o seu negócio funcionando. Mesmo que sua fatura deva ter condições de pagamento claras com as quais você e seu cliente já concordaram, isso nem sempre significa que você receberá o pagamento no prazo. Aqui estão alguns modelos de e-mail que você pode usar quando um pagamento está atrasado ou a data de vencimento está chegando.
O que é um e-mail de fatura?
Uma empresa ou freelancer envia um e-mail de fatura para um cliente ou cliente que deve dinheiro por bens ou serviços vendidos. Uma fatura é um pedaço de papel que mostra quanto dinheiro é devido e quando é devido. Enviar um e-mail ao seu cliente ou cliente com o valor devido e a data de vencimento garantirá que você receba o pagamento em dia.
Uma fatura pode ajudá-lo a controlar seus livros, controlar seu estoque e evitar cometer erros nos impostos do seu negócio para que o IRS não apareça e cause muitos problemas. Quase todas as pequenas empresas precisam deles e não podem ficar sem eles. Enviar uma fatura por e-mail garante que você seja pago no prazo.