O cheiro de uma recessão está no ar como algumas das maiores organizações multinacionais, de Google para Goldman Sachs, decretam demissões em grande escala em um esforço para fortalecer suas finanças. Nesse ambiente de incerteza econômica, as organizações mantêm um olho grudado nos resultados enquanto o outro examina ansiosamente a organização, procurando áreas para cortar custos.
No entanto, quando se trata de tecnologia, esses custos os esforços de corte precisam ser abordados com cuidado; caso contrário, as organizações correm o risco de perder a funcionalidade ou comprometer a qualidade do aplicativo–ambos os quais podem afetar a produtividade dos funcionários e colocar a organização em uma situação ainda pior para enfrentar os tempos difíceis que estão por vir. Então, qual a melhor forma de abordar esse empreendimento?
Casa limpa
É recomendável que a TI comece com uma compreensão profunda não apenas da tecnologia implantada em toda a organização, mas o valor real que esse software está fornecendo para os negócios.
Em muitos casos, as organizações descobrirão que há algum inchaço de software em suas operações. Esse inchaço pode assumir a forma de várias ferramentas diferentes que executam a mesma tarefa; ferramentas que foram testadas por um mês ou dois e depois abandonadas; ferramentas que estão em uso pela organização, mas apenas por míseros 1% da força de trabalho; e assim por diante.
Será necessário um pouco de trabalho de detetive para descobrir por que alguns desses sistemas têm os números que têm. Por exemplo, os usuários foram provisionados para uma ferramenta para um projeto ou cronograma específico e nunca foram removidos? Ou, se houver uma ferramenta que os usuários deveriam usar (por exemplo, para fins de governança), mas não estão, quais são os obstáculos que impedem a adoção?
Com uma auditoria de sistemas cuidadosa e uma”limpeza”cuidadosa , as organizações podem se livrar do custo de ferramentas que não atendem mais aos interesses da organização-ajudando a gerar economias massivas sem cortar nenhuma funcionalidade importante da qual seus profissionais dependem.
Veja para a nuvem
Depois de analisar quais sistemas precisam ser colocados na proverbial lixeira, as organizações devem explorar quais sistemas restantes que agregam valor à organização podem ser movidos para a nuvem, caso não tenham já estive.
Por quê? Porque a nuvem oferece visibilidade clara dos custos contínuos e previsibilidade dos gastos. Despesas imprevisíveis com manutenção, atualizações e migrações são removidas da equação. Além disso, no caso de a organização precisar retirar um serviço de nuvem, há um custo de saída significativamente menor em comparação com um sistema que a organização gastou tempo e dinheiro para implantar no local.
Há são algumas práticas recomendadas, é claro, quando se trata de gerenciar custos relacionados a serviços em nuvem–e as organizações têm mais alavancas que podem usar nessa área do que podem imaginar a princípio.
Para começar, assinando para contratos de longo prazo, as organizações podem garantir melhores descontos. Isso não é diferente de seu banco local concordar em oferecer uma taxa de retorno mais alta se você concordar em depositar uma quantia em dinheiro com eles por 24 meses em vez de 12 meses. O compromisso, em geral, é recompensado.
Depois que o contrato começar a ser renovado, as organizações devem garantir que o número de licenças cobertas por sua assinatura ainda se alinhe com o número de usuários finais e ajuste esse número de acordo. Da mesma forma, eles devem garantir que quaisquer níveis aos quais estejam inscritos (por exemplo,”Silver”,”Gold”e”Platinum”ou outras categorizações de nível semelhantes) sejam apropriados para as necessidades atuais e futuras da organização. Como parte dessa”previsão futura”, as organizações também devem ter uma boa noção de quanto tempo desejam se comprometer com o futuro do software. Este é apenas um negócio inteligente.
Leia as letras miúdas
Uma observação aqui sobre o controle de custos, especialmente quando se trata de contratos de assinatura de nuvem: as organizações devem pagar atenção cuidadosa para que tipo de preços máximos são incorporados ao contrato.
Por exemplo, após o término do prazo inicial do contrato, quanto de aumento de preço o fornecedor pode impor ao cliente? 5 por cento? 10 por cento? Incríveis 30 por cento? Se o seu fornecedor não está especificando qual é exatamente o limite de preço-ou pior ainda, está especificando que não há limite de preço-então as organizações devem proceder com cautela. Essa incerteza anula o principal benefício da compra de assinatura: previsibilidade de custo.
Ao mesmo tempo, as organizações devem ficar de olho na inflação para ver como ela se compara a qualquer aumento de preço máximo. Em uma economia onde a inflação está subindo para 8%, reduções de custo significativas podem ser realizadas quando os fornecedores limitam os aumentos de preços a 5%.
Ache o equilíbrio certo
Se a economia entrará em recessão total ou não, ainda não se sabe-mas, enquanto a incerteza continuar girando em torno do ambiente econômico, as organizações devem fechar as escotilhas e ficar de olho nos custos. Felizmente, quando se trata de tecnologia, uma auditoria de sistemas cuidadosa combinada com uma adoção estratégica da nuvem pode ajudar as organizações a encontrar o equilíbrio certo quando se trata de cortar custos sem sacrificar a funcionalidade da qual seus profissionais dependem.
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Paul Walker é Diretor Técnico EMEA, iManage.