Cómo enviar una factura por correo electrónico: cuando se termina un proyecto, recibir el pago es una de las mejores partes. Si recientemente trabajó para un cliente y terminó el proyecto, probablemente deba enviarle una factura para que le paguen. Aún así, muchos autónomos y pequeñas empresas se preocupan de que no se les pague por su trabajo y se queden sin dinero. Incluso los pagos atrasados pueden dificultar el seguimiento de su dinero.
La mejor manera de evitar esto es seguir algunos pasos simples pero importantes cuando hable con su cliente sobre problemas con la factura. Debido a esto, es una buena idea tener una plantilla de correo electrónico de factura que sea clara y fácil de entender.
Cómo enviar una factura por correo electrónico
Crear una factura
Información de su empresa (nombre y dirección comercial) Información de su cliente (nombre y dirección comercial) Fecha de emisión Fecha de vencimiento del pago Lista detallada de productos o servicios proporcionados Costo por producto o servicio Impuestos Descuentos Cargos por pago atrasado Importe total adeudado Descargue una plantilla de factura: Cambiar los bloques de celdas y escribir en los encabezados puede llevar mucho tiempo. Ya sea que use Microsoft Office o Google Suite, puede ahorrar tiempo descargando plantillas. Cuando descargue una plantilla de factura, obtendrá un diseño listo para usar. Solo necesita ingresar la información. Estas guías de Excel y Word sobre cómo hacer una factura le mostrarán cómo hacerlo. Utilice el software de facturación: si desea simplificar aún más el proceso de envío de facturas, considere utilizar el software de facturación. El software de facturación, como FreshBooks y Zoho Invoice, puede ayudarlo a crear facturas de marca profesionales en un par de segundos. Esta puede ser una forma más eficiente de rastrear sus facturas, en contraste con crear sus propias carpetas en su computadora.
Prepare su factura para adjuntarla
Para facturas de Microsoft Office o Google Suite: Tanto si creó su factura desde cero como si descargó una plantilla, querrá guardarla en formato PDF.. Es importante guardar su factura en formato PDF para que nadie más que usted pueda editarla. Para software de facturación: Cada software de facturación tiene su propio procedimiento para descargar su factura como plantilla. Querrá familiarizarse con su software para aprender el proceso único, o consultar su centro de ayuda o tutoriales en línea para obtener más información. Estos explicadores de FreshBooks y Zoho le darán una mejor idea.
Adjunte la factura a su correo electrónico
Inicie sesión en su plataforma de correo electrónico. Haga clic en el botón de su plataforma de correo electrónico para crear un nuevo correo electrónico. “Redactar” para Gmail y Yahoo “Mensaje nuevo” para Outlook Haga clic en el botón “Adjuntar archivo”, generalmente representado por un clip. Localice el archivo de la factura en el almacenamiento de su computadora. Haga doble clic en el archivo de la factura para adjuntarlo.
Revise y envíe su factura
Vuelva a verificar que la información en su factura sea correcta. Luego, verifique que su correo electrónico no tenga errores gramaticales. Finalmente, confirme que su archivo adjunto está adjunto.
Configura un recordatorio para ti mismo
Ve a la carpeta Enviados. Busque el correo electrónico que envió con la factura adjunta. Coloca el cursor sobre la línea de correo electrónico. A la derecha, haz clic en el ícono Reloj. En el menú desplegable, haga clic en uno de los recordatorios preestablecidos. También puede hacer clic en”Elegir fecha y hora”para configurar su propio recordatorio
Enviar recordatorios de pago por correo electrónico
Puede ser incómodo hacer un seguimiento de su factura, pero es un paso comercial necesario. Después de todo, el dinero que ingresa es lo que mantiene su negocio en marcha. Aunque su factura debe tener términos de pago claros que usted y su cliente ya hayan acordado, eso no siempre significa que le pagarán a tiempo. Aquí hay algunas plantillas de correo electrónico que puede usar cuando un pago está atrasado o se acerca la fecha de vencimiento.
¿Qué es un correo electrónico de factura?
Una empresa o un profesional independiente envía un correo electrónico de factura a un cliente o cliente que debe dinero por bienes o servicios vendidos. Una factura es una hoja de papel que muestra cuánto dinero se debe y cuándo se debe. Enviarle a su cliente o cliente un correo electrónico con el monto adeudado y la fecha de vencimiento asegurará que le paguen a tiempo.
Una factura puede ayudarlo a realizar un seguimiento de sus libros, realizar un seguimiento de su inventario y evitar cometer errores en los impuestos de su negocio para que el IRS no aparezca y cause muchos problemas. Casi todas las pequeñas empresas los necesitan y no pueden prescindir de ellos. Enviar una factura por correo electrónico garantiza que le paguen a tiempo.