Este artículo explica cómo utilizar QuickBooks Online. Un programa de contabilidad común para pequeñas y medianas empresas es QuickBooks. Si está buscando un trabajo en contabilidad, administración o trabajo de oficina, aprender QuickBooks podría ayudarlo a obtener trabajos que requieren que sepa cómo usar este tipo de software.
También le explicará cómo realizar tareas comunes, como conciliar y eliminar depósitos, y le brindará los mejores consejos para aprovechar al máximo el servicio. El papeleo contable es algo que toda empresa debe hacer, y nuestros expertos saben qué características, precios y soporte buscar.
Formas de usar QuickBooks Online
Familiarícese con el panel de control de QuickBooks Online
Lo primero que debe hacer para aprender a usar QuickBooks Online para un negocio es familiarizarse con el tablero.
Cuando inicie sesión en su cuenta de QuickBooks en línea, esto es lo primero que verá. Desde el tablero, puede acceder a todo lo que necesitará como usuario de QuickBooks. Dedique algún tiempo a mirar los diferentes menús del tablero para que pueda averiguar dónde está todo.
Importe los datos de su empresa
Para que no tenga que empezar de cero, es rápido y fácil de importar automáticamente los datos de su negocio en su aplicación QuickBooks Online. Puede importar cosas como sus transacciones bancarias, su plan de cuentas, facturas de proveedores, empleados, presupuestos y datos de clientes o proveedores.
Hay varias formas de importar datos a QuickBooks Online, por lo que puede elegir la uno que funcione mejor para usted y su negocio. Puede probar diferentes cosas, como:
Archivos de MS Excel Archivos CSV Intuit Interchange Format (IIF) (ese es el archivo de texto patentado de QuickBook) Archivo de Web Connect
Elija sus preferencias financieras
Puede cambie sus preferencias financieras en esta parte de su cuenta de QuickBooks Online desde las pestañas de ventas, gastos y avanzadas mientras actualiza la información de su empresa. Cambie cosas como los pagos con tarjeta de crédito, las facturas automáticas, los detalles del IVA y el fin de año de su empresa para que toda la información de sus informes sea correcta.
Personalice su plan de cuentas
Tu plan de cuentas es una lista de las diferentes categorías que utiliza QuickBooks para organizar el dinero de tu empresa para sus estados financieros. De forma predeterminada, QuickBooks Online tiene cinco categorías: ingresos, gastos, activos, pasivos y patrimonio.
La mayoría de los propietarios de negocios que usan QuickBooks dejarán esta configuración tal como está, pero es posible que desee cambiar las categorías a adaptarse a sus necesidades. Es posible que desee cambiar los nombres de las categorías o que descubra que necesita agregar una sexta categoría que no se ajusta a las cinco primeras.
Para hacer esto, vaya al tablero y haga clic en en “Contabilidad.” Luego haga clic en”Plan de cuentas“. Elija”Nuevo“y luego”Gastos“u”Otros gastos“para”Tipo de cuenta“. Elija un”Tipo de detalle“, luego agregue el nombre y una descripción de su nueva categoría de gastos.
¿Quiere saber cómo exportar su plan de cuentas en QuickBooks Online? En la pantalla de su plan de cuentas, haga clic en el botón”Ejecutar informe“. Verá impresión, correo electrónico, exportación y configuración. Simplemente elija el que desea exportar a una hoja de Excel o archivo PDF.
Conecte su banco y tarjetas de crédito
En este punto, puede vincular sus cuentas bancarias y tarjetas de crédito a su cuenta de QuickBooks Online. Esto significa que QuickBooks descargará automáticamente sus transacciones anteriores de sus cuentas y las clasificará en categorías. Esto le ahorrará tiempo y esfuerzo porque no tendrá que ingresar ningún detalle a mano.
Vaya a”Cuentas bancarias”en su tablero y haga clic en”Conectar cuenta”.” Luego busque su banco e inicie sesión con el mismo nombre de usuario y contraseña que usa para la banca en línea. Una vez que esté conectado, podrá ver todas las cuentas que tiene con este banco. Elija su cuenta comercial y luego elija las transacciones que desea mover a su cuenta de QuickBooks.
La mayoría de los bancos le mostrarán transacciones de los últimos 90 días, pero algunos le permitirán ver transacciones de hasta 24 meses. Una vez que haya elegido las transacciones correctas, QuickBooks las descargará automáticamente. Luego, una vez que se hayan descargado sus transacciones, todo lo que tendrá que hacer es aceptar cómo se ordenaron.