El mejor software de administración de documentoshace que sea fácil y simple para un equipo realizar un seguimiento de los archivos. A medida que la idea de una oficina sin papeles se vuelve más común, la gestión de documentos se vuelve más importante. Esto es especialmente cierto con el auge del almacenamiento en la nube, ya que muchos proveedores de servicios también pueden ayudar a las organizaciones a compartir y sincronizar documentos.
Tabla de contenido
A medida que más y más empresas se mueven en línea, los datos se están convirtiendo en una parte importante de su éxito. Las empresas tienen que lidiar con una gran cantidad de información, que se anota y almacena en bases de datos seguras. Todos los días, una gran cantidad de información se convierte en documentos. Hay muchas opciones excelentes cuando se trata de software como este.
El mejor software de administración de documentos
PaperSave
PaperSave es un software inteligente y fácil de usar. Utilice una herramienta que facilite a las empresas de todos los tamaños realizar un seguimiento de sus documentos. La herramienta tiene una función moderna de captura de documentos que le permite capturar rápidamente cualquier tipo de documento. Es uno de los mejores software de administración de documentos que puede descargar.
PaperSave funciona con el software ERP y CRM más popular, por lo que un usuario puede escanear documentos directamente desde la interfaz de usuario. Para la indexación automática, los valores del índice se extraen del registro ERP/CRM sobre la marcha. Esto, junto con las funciones de búsqueda fáciles de usar, facilita encontrar los documentos que necesita cuando lo desee.
Características
Función de archivo y búsquedaColección de documentosIntegracionesEntrada automática
Ventajas
Conversión de archivos incorporadaLigeroIncluye aplicación de Windows opcionalAmplia documentaciónAdmite acceso sin conexión
Contras
Carece de un clasificador de archivosPocos atajos de teclado
ClickUp
ClickUp Docs es un lugar donde se pueden crear documentos. Permite que las personas trabajen bien juntas y permite que varias personas editen al mismo tiempo. Le permite ver quién está mirando actualmente un documento y le permite editarlo al mismo tiempo. ClickUp Docs le brinda un lugar único para colocar todos sus documentos.
Es una plataforma con herramientas para editar texto enriquecido y para dejar comentarios y trabajar juntos. ClickUp le brinda las herramientas que necesita para compartir un documento con cualquier persona. Puede decidir quién puede ver el documento, hacer comentarios sobre él y modificarlo.
Características
Súper fácil de usarCaracterísticas potentesGran soporte técnico
Ventajas
Plan gratuito realmente impresionanteMás barato que muchos competidores Soporte en vivo las 24 horas del día, los 7 días de la semana
Contras
Automatización tosca builder
DocuWare Cloud
DocuWare Cloud ha sido un fuerte competidor en el campo de los sistemas de administración de documentos desde los días de Microsoft Windows 3.0, cuando la administración de documentos se convirtió en una cosa. La plataforma tiene un sólido conjunto de características empresariales, como excelentes formas de importar documentos y manejar formularios.
Aunque existe desde hace un tiempo, no tiene las funciones de integración y uso compartido de nuestros mejores ganadores de Elección, Ascensio System OnlyOffice y Microsoft SharePoint Online. Sin embargo, sigue siendo una buena opción en la que debe pensar.
Características
El software de DocuWare se puede integrar fácilmente con más de 500 aplicaciones. DocuWare se integra con hardware comercial, incluidos escáneres, impresoras y más.
Ventajas
Excepcionales capacidades de formulario Fuertes capacidades de importación de documentos y campos de datos
Contras
Integraciones limitadas
Hightail Business
La mayoría de nuestros competidores en este resumen de artículos de revisión de administración de documentos se centraron en cómo almacenar y ordenar documentos comerciales comunes y cómo administrar el flujo de trabajo en torno a esos archivos. Hightail destaca por centrarse en un grupo más pequeño de empresas, como agencias de publicidad y tiendas de diseño gráfico, que realizan trabajos creativos.
Hightail ha tenido que desarrollar sus funciones en torno a las necesidades de”documentos”ligeramente diferentes, que en su mayoría son archivos de imagen y video, para poder trabajar allí. OpenText compró la empresa en febrero de 2018 y, desde entonces, ha cambiado su estructura de precios.
Características
Fácil de usar y muy rentable Atención al cliente fácil, rápida y buena
Ventajas
Dirigido a profesionales creativos. Permite la recepción fácil de archivos de clientes a través de la función de enlace ascendente.
Contras
Soporte limitado para tipos de documentos de oficina estándar.
Templafy
Una de las mejores herramientas para gestionar documentos es Templafy. El sistema está destinado a reunir importantes suites y soluciones de oficina que las empresas usan todos los días. Si hay algo que puede ser molesto, es tener que usar un software diferente para crear documentos para la misma marca.
Esto puede llevar mucho tiempo y ser difícil de controlar, pero Templafy puede ayudar. Con él, puede crear una variedad de archivos dentro del sistema y administrarlos todos desde una sola fuente. El software funciona en una variedad de dispositivos y utiliza la nube para permitirle acceder a todos sus documentos desde su computadora, tableta o teléfono.
Características
Plantillas de documentosDirectorio activoGobernanzaBúsqueda detallada
Ventajas
Instalación sencillaFácil de usarPanel administrativoIntegraciones de Office
Contras
Instalación tediosaIntegraciones limitadas
Archivos M
M-Files quiere mejorar los flujos de trabajo internos y asegurarse de que la información importante esté siempre segura cuando se trata de la gestión de documentos. Hay un solo almacén para muchos archivos y puede encontrarlos fácilmente por cliente, proyecto, fecha, estado u otros criterios.
El software está diseñado para evitar que las personas hagan varias copias del mismo informe, lo que sucede con frecuencia. M-Files le permitirá saber si ha guardado un documento dos veces mirando los nombres y los datos del proyecto. En general, es uno de los mejores software de administración de documentos que puede descargar.
Características
Ventajas
Integraciones de MicrosoftFlujos de trabajo gráficosAlmacenamiento seguroFácil de enseñar
Contras
LicenciasLa asistencia al cliente no es buena
Zoho Projects
Zoho Projects es una herramienta que ayuda a las personas a trabajar juntas y realizar un seguimiento de los documentos. Este software lo ayuda a organizar sus proyectos, asignar tareas y hablar con la gente de una mejor manera. Le permite compilar documentos, imágenes, clips de video, informes y hojas de cálculo.
Con Zoho Projects, puede brindar acceso a otras personas a los archivos de su empresa. También le ayuda a realizar un seguimiento de las diferentes versiones de sus documentos. Puede usar las palabras en el contenido o el título del archivo para buscarlo y ver los resultados de inmediato con esta herramienta.
Funciones
Plan gratuito para hasta cinco usuariosIntegración con aplicaciones Zoho y GoogleSeguimiento del tiempo para la facturación por hora
Pros
Excelente relación calidad-precioGeneralmente fácil de configurar y navegarMúltiples formas de comunicarse en la aplicaciónOpciones de configuración profundasHerramientas sólidas de seguimiento de tiempo
Contras
No incluye plantillas prefabricadasVista de administración de recursos ligeramente inusual
IncoDocs
IncoDocs es una herramienta que los exportadores y empresas comerciales pueden utilizar para gestionar sus documentos de forma digital. Esta aplicación hace que sea más rápido crear archivos para ventas y envíos. Le permite dejar de tener que ingresar datos a mano y evitar que los envíos se retrasen, lo que puede resultar costoso.
Con IncoDocs, puede conectar a su equipo a un espacio de trabajo compartido para que puedan trabajar desde cualquier lugar. Le brinda plantillas para documentos que puede almacenar fácilmente en un entorno seguro en la nube. Esta aplicación lo ayuda a hacer que el proceso de exportación de documentos sea menos ineficiente.
Características
Calculadora de impuestosCotizaciones (estimaciones)Procesamiento de pagosBase de datos de contactos
Pros
Crear documentos de ventas y envíos hasta 10 veces más rápidoEliminar reingreso manual de datos para evitar costosas demoras, multas y envíos perdidos. Vaya sin papel con firmas y sellos digitales
Desventajas
Generador de automatización tosco
Preguntas frecuentes
¿Qué software se usa en el documento? ¿Administración de documentos?
DocuWare puede ser la mejor solución de administración de documentos para empresas que utilizan diferentes tipos de software. La integración ayuda a mantener las cosas coherentes y organizadas, y le proporciona datos que siempre están actualizados.
¿Office 365 tiene administración de documentos?
¿Microsoft tiene un sistema para realizar un seguimiento de ¿documentos? ¡Apuesta tu último dólar a que sí! Con el poder de soluciones como SharePoint Online, Microsoft Teams, OneDrive y Microsoft Dynamics 365 Business Central, la administración de documentos de Microsoft 365 ahora es una realidad.
¿Cuál es la mejor práctica para la administración de documentos?
Las prácticas recomendadas más importantes para un sistema de administración de documentos son una indexación clara, diferentes versiones de archivos y una jerarquía de acceso clara. Haz un trámite que no utilice papel y traslada los que sí a formularios electrónicos. Cuando se utilizan automatizaciones, el flujo de trabajo y la gestión de archivos mejoran.
¿Es SharePoint un sistema de gestión de documentos?
SharePoint es una de las formas más rápidas de realizar un seguimiento de los documentos. Cuando funciona bien, ahorra mucho tiempo a las empresas que lo utilizan. Como sistema de gestión de documentos, facilita compartir, gestionar, cambiar y encontrar documentos.