Microsoft Access hace que sea fácil y eficiente almacenar, buscar, organizar y compartir información. El sistema de gestión de bases de datos también se puede utilizar para crear aplicaciones comerciales. Brinda a los desarrolladores herramientas poderosas que son fáciles de aprender para los nuevos usuarios y lo suficientemente complejas para que las usen los profesionales. Access le permite crear y utilizar bases de datos que facilitan la administración y el intercambio de información.
Microsoft Access es, en los términos más simples, una herramienta para administrar información que le permite almacenar información para usarla como referencia, en informes y análisis. Microsoft Access es mejor que Microsoft Excel y otros programas de hojas de cálculo para ayudarlo a analizar y organizar grandes cantidades de datos.
Un programa de hojas de cálculo es una excelente manera de realizar un seguimiento y descifrar pequeños conjuntos de datos. Microsoft Excel es fácil de aprender. Todo lo que tiene que hacer es nombrar las columnas, ingresar sus datos y crear fórmulas, y estará listo para comenzar. Es fácil y rápido ordenar, filtrar y formatear los datos.
En los últimos años, más y más empresas han visto lo importante que es saber cómo usar Microsoft Access. Pero algunas empresas aún no entienden cómo Microsoft Access las hace más productivas y eficientes. En esta guía, también hemos hablado sobre algunas de las mejores razones para usar Microsoft Access para mejorar la productividad de su empresa. Para obtener más detalles, visite su sitio oficial.
Cómo usar Microsoft Access
Elegir una plantilla
Microsoft Access viene con varias tablas, formularios, informes y consultas listos para usar. Cuando abre Microsoft Access, puede elegir una plantilla que se ajuste a sus necesidades. Puede ser una plantilla que ya se ha cargado, o puede buscar otras plantillas en línea.
Vaya a Microsoft Access, haga clic en”Archivo”y luego seleccione”Nuevo”. Elija una plantilla y escriba el nombre deseado en”Nombre de archivo”. Haga clic en”Crear”.
Crear una base de datos
Haga clic en”Nuevo”y seleccione”Base de datos de escritorio en blanco”. Escriba un nombre relevante en el cuadro”Nombre de archivo”. Haga clic en’Crear para guardar’una nueva base de datos.
Agregar una tabla
En Access, los datos y otra información se guardan en tablas. Cuando crea una base de datos por primera vez, aparece una tabla en blanco en la vista de hoja de datos. Aquí es donde puedes poner información. Para hacer otra tabla, haga clic en la pestaña”Crear”y luego en”Tabla”. Puede colocar los datos en cualquiera de las celdas vacías o importarlos desde una fuente como una hoja de Excel.
Para cambiar el nombre de una columna, haga doble clic en el encabezado de la columna y escriba un nuevo nombre. Haga clic en”Archivo”, luego haga clic en”Guardar”. Haga clic en la pestaña”Haga clic para agregar columna”si desea agregar más campos. Para mover una columna, haga clic en el encabezado de la columna y arrástrelo hasta donde desee que esté. Tenga en cuenta que puede arrastrar varias columnas que están una al lado de la otra en Microsoft Access.
Copiar y pegar datos
Abra el programa donde están los datos y luego use Ctrl+C en el teclado para copiar los datos. Abra la tabla donde desea pegarla y use la función Ctrl+V. Haga doble clic en el encabezado de cada columna para cambiar su nombre. Haga clic en”Archivo”y luego en”Guardar”para darle a la tabla un nuevo nombre.
Importar o vincular datos
Puede vincular datos en Microsoft Access sin cambiar los datos en su fuente original. Si varias personas están editando el mismo archivo al mismo tiempo, la vinculación es una buena opción. Por ejemplo, si diferentes equipos de una empresa están actualizando la aplicación al mismo tiempo, pueden vincular los datos de donde provienen. Esto les permite ver el archivo en su forma más reciente.
Vaya a la pestaña”Datos externos”para importar datos o vincular archivos, luego haga clic en el formato de datos desde el que desea importar o vincular. Siga los pasos en el cuadro que dice”Obtener datos externos”. Tenga en cuenta que Access le permite vincular datos de Excel, SQL Server, listas de SharePoint, XML, HTML y carpetas de Outlook.
Usar un analizador de tablas para organizar datos
Abra la base de datos de Access donde está almacenada la tabla que desea ver. Haga clic en”Herramientas de base de datos”y luego en”Analizar tabla”. Es posible que vea un breve tutorial para ayudarlo a través del proceso. Si hace clic en el cuadro que dice”¿Mostrar páginas de introducción?”, Puede elegir ver el tutorial y usar diferentes funciones analíticas.
¿Qué es Microsoft Access?
Microsoft Access es un software de administración de clientes potenciales que le permite almacenar todo tipo de datos para generar informes, analizarlos y buscarlos más tarde. Con Microsoft Access, puede administrar mejor la información y ver mucha de ella. Como empresa, no puede simplemente arreglárselas con Microsoft Excel. Microsoft Access es uno de los sistemas de administración de bases de datos (DBMS) más flexibles y fáciles de usar del mercado.
Las personas que han tenido una cuenta de Microsoft durante mucho tiempo se ven y se sienten como si Lo sé. Las personas también se benefician de lo bien que funciona con otros productos de la familia Microsoft Office.
Muchas tareas administrativas son más fáciles de realizar con la ayuda de asistentes. También puede usar Microsoft Office Helper además de esto. Antes de comprar Microsoft Access, debe asegurarse de que su computadora cumpla con los requisitos que establece Microsoft.
FAQ
¿Es fácil Microsoft Access?
La interfaz de Microsoft Access está hecho para personas que no saben mucho sobre la administración de bases de datos complejas. Esto hace que sea fácil de aprender con poca formación. SQL Server es un software más avanzado para expertos en gestión de datos, por lo que es probable que lleve mucho más tiempo aprenderlo.
¿Cuál es la diferencia entre Excel y Access?
Access es mejor para administrar datos en general porque lo ayuda a mantenerlos organizados, fáciles de buscar y disponibles para múltiples usuarios al mismo tiempo. Excel es mejor para analizar datos en general, lo que incluye hacer cálculos complicados, investigar posibles resultados y hacer gráficos de alta calidad.
¿Puede conseguir un trabajo con Microsoft Access?
Payscale.com dice que los gerentes de proyectos de TI, los analistas comerciales, los analistas de datos y los administradores de bases de datos son los trabajos más comunes que necesitan saber cómo usar Microsoft Access. Payscale.com dijo que el salario promedio de un profesional de Microsoft Access en enero de 2023 era de $62,000.