La vida no es perfecta, y tus proyectos tampoco. Es por eso que siempre debe tener un plan de contingencia tan pronto como comience a planificar todos los demás aspectos de una tarea. Los planes de contingencia funcionan como un seguro. No espera usarlo, pero tener uno es indispensable si las cosas no salen según lo planeado, lo cual es probable en algún momento y hasta cierto punto.
Para hacer un buen plan de contingencia, uno debe comprender todos los aspectos y riesgos involucrados. Cuanto más anticipes los posibles escenarios en los que las cosas no salgan según lo planeado, más preparado estarás para enfrentar las adversidades y volver a la normalidad.
Es por eso que vale la pena tener no solo un”Plan B”, sino también un”Plan C”,”D”e incluso”E”. Pueden ayudarte a ahorrar mucho tiempo y dinero, además de reducir el estrés ante la adversidad.
Estos planes son especialmente útiles para nuevas empresas, donde las probabilidades de que las cosas no salgan según lo planeado son mayores. Estar preparado para esto puede marcar la diferencia entre un viaje largo y exitoso y uno corto y frustrante.
Identificar qué puede salir mal
El primer paso para hacer un plan de contingencia eficiente es identificar todo lo que puede salir mal. El truco aquí es ser pesimista y enumerar todos los peores escenarios que pueden ocurrir. Trate de dividirlos en categorías, por ejemplo, política. ¿Qué sucederá si cambia una ley pública específica y todo el proyecto tiene que ajustarse para adaptarse a la nueva legislación? Trate de aplicar este pensamiento a todos los aspectos del proyecto que se le crucen por la mente.
Piense en posibles crisis económicas, errores humanos, desastres naturales, etc. Considere diferentes escalas de agravación, desde problemas importantes como la desaparición repentina de un proveedor esencial, hasta el mal manejo de una pequeña tarea en el proceso general.
Trabajar en grupo es mejor aquí, con personas de diferentes áreas identificando una amplia gama de escenarios. También es recomendable clasificar estos riesgos en orden de importancia. Por ejemplo, una caída repentina en la reputación de la empresa y recortes presupuestarios: lo que es más amenazante para su empresa ? Aborde estos problemas y priorice los más relevantes.
Prepare sus recursos de acción
¿Podría un cambio repentino en la regulación en su área ser crítico para la salud del proyecto? ¡Asegúrese de tener un equipo legal sólido de su lado! ¿O son las percepciones externas de la empresa esenciales para saber cómo fluirán las cosas? Si es así, debe invertir en un equipo de relaciones públicas que esté listo para garantizar que las cosas funcionen sin problemas en este departamento. Una vez que haya identificado todos los riesgos de su proyecto, asegúrese de tener personas disponibles que puedan responder a cada uno de ellos.
Cree un conjunto de procedimientos para cada escenario
Cada estudiante japonés sabe qué hacer cuando un terremoto golpea Japón, lo cual ocurre con frecuencia. Su respuesta es inmediata y conducente a la seguridad general, y su equipo debe responder de la misma manera cuando algo sale mal. Para asegurarse de que esto suceda, piense en la mejor manera de lidiar con cada desgracia por turno y prepare sus procedimientos con anticipación.
Considere quién será asignado para tratar cada elemento del problema (según el encabezado anterior), qué acciones deben llevarse a cabo y en qué orden. ¿Cómo será tu primera reacción inmediata? ¿Cuánto tiempo tardará? Dependiendo de cómo comience el plan de contingencia en la práctica, ¿cómo alterará esto los próximos pasos?
Son todos elementos imprescindibles a tener en cuenta. Un consejo es crear un árbol de decisiones que muestre la respuesta adecuada para cada escenario. Al hacerlo, nadie se sorprenderá y su equipo sabrá cómo actuar en varios niveles diferentes. Cuanto más intrincados sean tus preparativos, más preparado estarás.
Asegúrese de que todos conozcan el plan de contingencia
Imagine que un edificio se está incendiando. Lo mejor que puedes hacer es mantener la calma y hacer una salida organizada y pacífica, ya que el caos en estas situaciones puede llevar al pánico y las cosas pueden salir terriblemente mal.
¿Pero qué pasa si la mitad de las personas en el edificio actúan con calma y la otra mitad no? Probablemente se producirá el caos, a pesar de que algunos sabían qué hacer. Así que asegúrese de que todos conozcan el plan y cómo ejecutarlo, antes de que sea necesario.
Deje espacio para la adaptación
Incluso si piensa mucho en la agenda, a veces las cosas toman un giro sorprendente. Por eso es importante dejar espacio para nuevas rutas en medio de una crisis, si es necesario. Pero incluso aquí, puede planificar con anticipación designando a alguien para que lidere este cambio. Su plan de contingencia debe dejar en claro quién es el más adecuado para tomar esta decisión, según el escenario.
Actualizar siempre
No se limite a crear el plan y dejarlo intacto. Vuelva a él de vez en cuando y vuelva a evaluarlo según sea necesario. Esto se puede hacer colectivamente, con varias personas ofreciendo sus puntos de vista y fortaleciendo un plan de contingencia que marca todas las casillas.