Un procedimiento es una forma bien conocida de hacer algo para poder predecir el resultado. Un procedimiento es cualquier cosa que las personas de su equipo hacen como parte de su trabajo habitual. Las organizaciones estandarizan y anotan procedimientos para que los empleados sean más productivos y obtengan resultados predecibles. Los procedimientos operativos estándar también son el nombre de un conjunto de procedimientos escritos (POE). La mayoría de las veces, estos se pueden encontrar en una base de conocimiento interna. En este artículo, le enseñaremos cómo escribir procedimientos.
Cómo escribir procedimientos
Aquí hay algunos pasos para ayudarlo a escribir procedimientos para su negocio:
Seleccione un procedimiento
Si está redactando más de un procedimiento para una empresa, piense con cuál desea comenzar. Podría escribir un procedimiento para un proceso importante primero, o podría comenzar escribiendo un procedimiento para una tarea pequeña. Por ejemplo, si está escribiendo un conjunto de procedimientos para una empresa de producción, puede comenzar escribiendo un procedimiento para una sola máquina y luego pasar a escribir procedimientos para todo el departamento. Esto puede ayudarlo a practicar más y mejorar en la escritura de los pasos.
Conéctese con los miembros del equipo
Después de elegir el proceso sobre el que desea escribir, piense en quién es un experto ese tema Si está escribiendo instrucciones para una tarea que ya ha realizado, es posible que tenga mucha información que pueda usar. Si usted es un gerente que redacta procedimientos para hacer que su equipo sea más eficiente, es posible que desee hablar con las personas que realizan las tareas ahora. Por ejemplo, si estás a cargo de un equipo de marketing, podrías hablar con el diseñador gráfico sobre cómo hacen un logotipo. Alguien que ya ha hecho el trabajo a menudo puede dar instrucciones y consejos paso a paso.
Antes de comenzar su proceso, es posible que desee hablar con las personas que realizan el proceso o las tareas. Puede enviarles un correo electrónico, llamarlos o programar una reunión para ayudarlo a recopilar información para el procedimiento.
Considere su audiencia
Antes de escribir su procedimiento, debe debería pensar en quién lo leerá. El contenido puede cambiar dependiendo de para quién sea. Por ejemplo, si está escribiendo para expertos en el campo, puede usar palabras e ideas más complejas. Si está escribiendo para nuevos empleados o profesionales fuera de la empresa, es posible que desee definir más términos, agregar más gráficos y hacer que los pasos sean aún más fáciles de seguir.
Escriba una introducción
Después de saber para quién está escribiendo, puede comenzar a escribir su introducción. Por lo general, esto es uno o dos párrafos. Podría decir quién debe seguir el procedimiento y cuándo al principio. También podría decir por qué el procedimiento es importante y cómo puede ayudar a las personas de su equipo.
Cree una lista de recursos o materiales
Haga una lista de todos los materiales y recursos que alguien tendrá que hacer la tarea debajo de la introducción. Por ejemplo, si está escribiendo un procedimiento para una empresa de pintura, sus materiales pueden incluir pintura, una brocha, un rodillo y equipo de seguridad. La lista de recursos les dice a los profesionales lo que necesitan para reunirse antes de que puedan seguir las instrucciones.
En esta sección, también puede agregar información digital u otros recursos. Por ejemplo, puede recordar a los miembros del equipo aquí si necesitan una contraseña o un código de acceso digital. Si los miembros del equipo tienen más preguntas, también puede darles un enlace a un video instructivo u otros recursos externos.
Borrador de pasos e instrucciones
Puede comenzar a escribir los pasos y instrucciones en”Recursos”. Podría trabajar con las personas que hacen el trabajo para ayudarlo a descubrir estos pasos. Y podría comenzar haciendo una lista general de pasos. Puede cambiar el orden de los pasos y agregar más información después.
Agregue elementos visuales
Los gráficos, cuadros y diagramas pueden ayudar a explicar información que es difícil de entender. Piense en agregar imágenes a los pasos que son difíciles de entender. Por ejemplo, podría mostrar a los miembros del equipo más sobre un procedimiento usando imágenes con flechas que estén etiquetadas.
Revise y revise la escritura
Después de escribir sus pasos e instrucciones, podría quiero volver y arreglarlos. Trate de hacer que su escritura sea lo más fácil de entender y útil posible. Puede escribir instrucciones claras usando palabras de acción y oraciones cortas.
Realice una prueba de procedimiento
Puede pedirle a alguien que lea y siga las instrucciones como parte de una prueba de procedimiento para ayudarlo a determinar a cabo lo que necesita ser cambiado. Dependiendo de la tarea, puede realizar el procedimiento usted mismo o pedirle a un miembro de su equipo que lo haga. Esto puede ayudarlo a cambiar el orden de los pasos y ver dónde podría necesitar agregar un paso para aclarar el proceso.
Solicite comentarios
Después de haber probado su procedimiento, es posible que desee obtener comentarios de más de una fuente. Primero, puede preguntarles a los profesionales que hacen la tarea a menudo lo que piensan. Pueden dar sugerencias o agregar información para ayudar a enseñar. Luego, puede pedir consejo a un miembro del equipo que no haga esa tarea con frecuencia. Pueden hacer preguntas o señalar partes que necesitan más explicación.
Realice los ajustes finales y repita si es necesario
Puede realizar cambios en función de los comentarios que haya recibido. Esto puede ayudarlo a afinar el proceso y obtener mejores resultados. Dependiendo de cuánto cambie, es posible que desee probar nuevamente u obtener más comentarios. Puedes usar este método para hacer otras cosas en tu empresa.
FAQ
¿Qué debe incluir un manual de procedimientos?
Basado en lo que te dijeron, puede hacer cambios. Esto puede ayudarlo a obtener mejores resultados y afinar el proceso. Dependiendo de cuánto cambie, es posible que deba volver a probar u obtener más comentarios. Puede utilizar este método para hacer otras cosas en su empresa.
¿Cuáles son los seis procedimientos?
Control de Documentos, Control de Registros, Auditoría Interna, Acción Correctiva, Acción Preventiva, y Control de Productos No Conformes son los seis procedimientos. Seis procedimientos son Control de Documentos, Control de Registros, Auditoría Interna, Acción Correctiva, Acción Preventiva y Control de Productos No Conformes.