El 25 de mayo de 2018, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), que convirtió en ley una serie de regulaciones de privacidad y protección de datos para aquellos dentro de la UE. Cualquier negocio que operara dentro de la UE tenía que comenzar de inmediato a respetar las regulaciones establecidas por esta ley.
Sin embargo, incluso los negocios fuera de la UE se ven afectados, debido al hecho de que cualquiera que haga negocios con alguien dentro del área de la UE aún deben estar sujetos a estas regulaciones. Esto significaba que la gran mayoría de las empresas internacionales, desde Asia y América del Sur hasta América del Norte y más allá, tenían que comenzar a cumplir con estas leyes.
Si bien el RGPD entra en juego de muchas maneras distintas, una de lo más común con lo que se tropiezan las empresas es desde dentro de sus cuentas de correo electrónico. Los datos personales que contienen todos los correos electrónicos, incluidos nombres, archivos adjuntos, direcciones de correo electrónico e incluso conversaciones, están protegidos por el RGPD.
Considerando que los usuarios de correo electrónico envían, en promedio, 122 correos electrónicos de trabajo por día, todas las empresas deben prestar atención a estas normas y cumplirlas. En este artículo, profundizaremos en el RGPD y la responsabilidad, demostrando cómo las empresas se mantienen seguras.
¿Cuáles son las áreas centrales del RGPD que afectan la seguridad y la gestión del correo electrónico?
El RGPD es un documento extenso que cubre una variedad de artículos, todos los cuales se aplican a distintas partes de la comunicación. De esta selección, solo hay unos pocos que se relacionan directamente con el correo electrónico. Sin embargo, teniendo en cuenta que no cumplir con estos podría dar lugar a una multa de 20 millones de euros, vale la pena saber exactamente cómo debe prepararse su negocio.
Para abordar esto, nos moveremos a través de todas las áreas principales que el El RGPD cubre, relacionándolos con las prácticas de correo electrónico para las empresas modernas:
Gestión y retención de correo electrónico Prácticas de marketing por correo electrónico Cifrado de correo electrónico y seguridad general
Profundicemos más en cada uno de estos, demostrando lo que establece el RGPD y cómo podemos mantener nuestros negocios y clientes seguros con esto en mente.
Retención y gestión de correo electrónico
El almacenamiento de datos es un punto complejo dentro del RGPD, ya que es la gran mayoría de lo que el reglamento se propone proteger. Dentro de los correos electrónicos, los datos personales y las comunicaciones que tiene con los consumidores están protegidos por estas leyes. De acuerdo con el RGPD, esto significa que solo debe almacenar datos durante un período de tiempo razonable, así como brindarles a los usuarios la opción de eliminar datos personales de sus sistemas sin demora.
Por supuesto, muchas empresas gusta llevar un registro de las comunicaciones. Por eso es importante describir lo que pretende hacer con el correo electrónico de un cliente dentro de la comunicación por correo electrónico en sí. A menudo, tendrá que tener una página más larga de información de almacenamiento en su sitio, además de incluir un descargo de responsabilidad en sus correos electrónicos.
La mayoría de las veces, las personas usan su firma de correo electrónico para albergar este descargo de responsabilidad. Al incluir un pequeño párrafo y un enlace a su política más larga dentro de este archivo adjunto, todos sus correos electrónicos tendrán la documentación correcta que les permite pasar bajo GDPR.
Dentro de esta lista de mejores ejemplos de firmas de correo electrónico, podrá ver cómo otras empresas actualmente administran los párrafos de divulgación dentro de sus correos electrónicos.
Regulaciones y prácticas de marketing por correo electrónico
El marketing por correo electrónico sigue vivo y coleando en la era del RGPD. Por supuesto, esta ley de la UE no se propuso mutilar las comunicaciones comerciales, sino simplemente cambiarlas para que beneficien al consumidor más que a la propia empresa. Si bien este cambio, inicialmente, parece bastante monumental, la regulación en realidad es bastante clara en lo que establece.
Los datos de una persona, que en este caso es su dirección de correo electrónico y potencialmente su nombre, no son algo puedes empezar a usarlo a tu antojo. El RGPD establece que para ponerse en contacto con alguien por correo electrónico, siempre debe buscar primero el consentimiento. Esto significa que debe establecer los términos de consentimiento cuando alguien se registra en su lista de correo.
Estas regulaciones son la razón por la cual, antes de poder recibir correos electrónicos de una empresa, debe aceptar su correo electrónico. Términos y condiciones. Uno de ellos, establecido por el RGPD, es que un usuario debería poder darse de baja en cualquier momento de esta oferta. Por eso es importante incluir el botón para cancelar la suscripción dentro de su plantilla de correo electrónico.
Cifrado de correo electrónico y seguridad general
Si un correo electrónico se daña, es robado o sustraído de la cuenta de una empresa por un hacker, la propia empresa es responsable de este error. Es por eso que tantas empresas sufren enormemente cuando pasan por una brecha de seguridad, ya que los piratas informáticos se aprovechan de ellas y luego tienen que lidiar con todas sus violaciones de GDPR.
Es por eso que es tan vital para asegúrese de que todos los empleados a los que proporcione una cuenta de correo electrónico comercial comprendan cómo proteger a sus clientes. Un empleado que haga clic en un enlace de phishing o descargue malware en su sistema podría muy bien ser el final de su empresa, especialmente si es una empresa más pequeña que apenas está comenzando.
Para evitar la responsabilidad por correo electrónico, debe necesita asegurarse absolutamente de que tiene un método adecuado para manejar los datos del usuario. Este método debe entenderse en todas sus operaciones, con estándares tanto técnicos como organizativos establecidos para garantizar que todos actúen de manera segura.
En el frente de la ciberseguridad, puede disminuir radicalmente la posibilidad de un evento cibernético. que ocurre al trabajar con firewalls o compañías de seguridad de correo electrónico adicionales. Del mismo modo, el uso de la autenticación multifactor en todas sus cuentas comerciales garantizará que solo sus empleados capacitados puedan acceder a sus cuentas.
Reflexiones finales
La seguridad del correo electrónico no es nada probable. Tanto desde la perspectiva del consumidor como desde la perspectiva legal, las reglas y las costumbres establecidas que existen hacen que este sea un campo difícil de navegar. Si bien el correo electrónico es, a primera vista, un método de comunicación muy simple y directo, su existencia como tecnología digital complica el asunto.
Si tiene una empresa que se comunica con su público a través del correo electrónico, entonces debe comprender cómo le afecta el RGPD. Concéntrese en las tres áreas principales que hemos descrito en este artículo y podrá mejorar sistemáticamente la calidad de sus correos electrónicos en términos de cumplimiento.
Aunque no es el trabajo más emocionante que existe, es Siempre es mejor dedicar tiempo a concentrarse en resolver esto lo antes posible. De lo contrario, su negocio podría enfrentar grandes multas en el futuro.
Crédito de la imagen: Symquest
Peter Davidson trabaja como asociado comercial sénior ayudando a marcas y nuevas empresas a tomar decisiones comerciales eficientes y planificar estrategias comerciales adecuadas. Es un fanático de los gadgets y le encanta compartir sus puntos de vista sobre las últimas tecnologías y aplicaciones.