Le meilleur logiciel de gestion de documents permet à une équipe de suivre facilement et simplement les fichiers. Alors que l’idée d’un bureau sans papier devient plus courante, la gestion des documents devient de plus en plus importante. Cela est particulièrement vrai avec l’essor du stockage en nuage, car de nombreux fournisseurs de services peuvent également aider les organisations à partager et à synchroniser des documents.
Table des matières
Alors que de plus en plus d’entreprises se connectent en ligne, les données deviennent un élément important de leur succès. Les entreprises doivent gérer de nombreuses informations, qui sont écrites et stockées dans des bases de données sécurisées. Chaque jour, une énorme quantité d’informations est transformée en documents. Il existe de nombreux choix intéressants en matière de logiciels comme celui-ci.
Meilleur logiciel de gestion de documents
PaperSave
PaperSave est un logiciel intelligent et facile à utiliser. utilisez un outil qui permet aux entreprises de toutes tailles de suivre facilement leurs documents. L’outil dispose d’une fonction de capture de document moderne qui vous permet de capturer rapidement tout type de document. C’est l’un des meilleurs logiciels de gestion de documents que vous pouvez télécharger.
PaperSave fonctionne avec les logiciels ERP et CRM les plus populaires, de sorte qu’un utilisateur peut numériser des documents directement depuis l’interface utilisateur. Pour l’auto-indexation, les valeurs d’index sont extraites de l’enregistrement ERP/CRM à la volée. Ceci, associé aux fonctions de recherche faciles à utiliser, facilite la recherche des documents dont vous avez besoin quand vous le souhaitez.
Caractéristiques
Fonction d’archivage et de rechercheCollection de documentsIntégrationsSaisie automatique
Avantages
Conversion de fichiers intégréeLégerComprend une application Windows en optionVaste documentationPrend en charge l’accès hors ligne
Inconvénients
Manque un trieur de fichiersPeu de raccourcis clavier
ClickUp
ClickUp Docs est un endroit où des documents peuvent être créés. Cela permet aux gens de bien travailler ensemble et permet à plusieurs personnes d’éditer en même temps. Il vous permet de voir qui regarde actuellement un document et vous permet de le modifier en même temps. ClickUp Docs vous donne un endroit unique pour mettre tous vos documents.
Il s’agit d’une plate-forme avec des outils pour éditer du texte enrichi et pour laisser des commentaires et travailler ensemble. ClickUp vous donne les outils dont vous avez besoin pour partager un document avec n’importe qui. Vous pouvez décider qui peut voir le document, y faire des commentaires et le modifier.
Caractéristiques
Super facile à utiliserFonctionnalités puissantesExcellent support technique
Avantages
Planchette gratuite vraiment impressionnante que beaucoup de concurrentsAssistance en direct 24h/24 et 7j/7
Inconvénients
Automatisation maladroite builder
DocuWare Cloud
DocuWare Cloud est un concurrent sérieux dans le domaine des systèmes de gestion de documents depuis l’époque de Microsoft Windows 3.0, lorsque la gestion de documents est devenue une réalité. La plate-forme dispose d’un ensemble solide de fonctionnalités d’entreprise, telles que d’excellents moyens d’importer des documents et de gérer des formulaires.
Même s’il existe depuis un certain temps, il ne dispose pas des fonctionnalités d’intégration et de partage de nos meilleurs gagnants Ascensio System OnlyOffice et Microsoft SharePoint Online. Cependant, c’est toujours une bonne option à laquelle vous devriez penser.
Caractéristiques
Le logiciel DocuWare peut facilement s’intégrer à plus de 500 applicationsDocuWare s’intègre au matériel professionnel, y compris les scanners, les imprimantes et bien plus encore
Avantages
Capacités de formulaire exceptionnellesFortes capacités d’importation de documents et de champs de données
Inconvénients
Intégrations limitées
Hightail Business
La plupart de nos concurrents dans ce tour d’horizon des articles de revue de la gestion des documents se sont concentrés sur la façon de stocker et trier les documents commerciaux courants et comment gérer le flux de travail autour de ces fichiers. Hightail se démarque en se concentrant sur un plus petit groupe d’entreprises, telles que les agences de publicité et les boutiques de graphisme, qui effectuent un travail créatif.
Hightail a dû construire ses fonctionnalités autour des besoins de”documents”légèrement différents, qui sont principalement des fichiers image et vidéo, afin d’y travailler. OpenText a acheté l’entreprise en février 2018, et depuis lors, elle a changé sa structure de prix.
Caractéristiques
Facile à utiliser et très rentableSupport client facile, rapide et de qualité
Avantages
Cible les professionnels de la création.Permet de recevoir facilement les fichiers des clients via la fonction de liaison montante.
Inconvénients
Prise en charge limitée des types de documents bureautiques standard.
Templafy
L’un des meilleurs outils de gestion de documents est Templafy. Le système est destiné à rassembler des suites et des solutions bureautiques importantes que les entreprises utilisent quotidiennement. S’il y a une chose qui peut être ennuyeuse, c’est de devoir utiliser différents logiciels pour créer des documents pour la même marque.
Cela peut prendre beaucoup de temps et être difficile à suivre, mais Templafy peut vous aider. Avec lui, vous pouvez créer une variété de fichiers dans le système et les gérer tous à partir d’un seul flux. Le logiciel fonctionne sur une variété d’appareils et utilise le cloud pour vous permettre d’accéder à tous vos documents depuis votre ordinateur, votre tablette ou votre téléphone.
Fonctionnalités
Modèles de documentsActive directoryGovernanceDrilldown search
Avantages
Installation simpleFacile à utiliserTableau de bord administratifIntégrations Office
Inconvénients
Installation fastidieuseIntégrations limitées
M-Files
M-Files souhaite améliorer les flux de travail internes et s’assurer que les informations importantes sont toujours en sécurité lorsqu’il s’agit de la gestion des documents. Il existe un seul coffre-fort pour de nombreux fichiers et vous pouvez facilement les trouver par client, projet, date, statut ou d’autres critères.
Le logiciel est destiné à empêcher les gens de faire plusieurs copies du même rapport, ce qui arrive souvent. M-Files vous indiquera si vous avez enregistré deux fois un document en consultant les noms et les données du projet. Dans l’ensemble, c’est l’un des meilleurs logiciels de gestion de documents que vous pouvez télécharger.
Fonctionnalités
Gestion de projetRéférentiel central de donnéesMétadonnéesIntégrations
Avantages
Intégrations MicrosoftFlux de travail graphiquesStockage sécuriséFacile à enseigner
Inconvénients
LicencesLe support client n’est pas bon
Zoho Projects
Zoho Projects est un outil qui aide les gens à travailler ensemble et à garder une trace des documents. Ce logiciel vous aide à organiser vos projets, à attribuer des tâches et à mieux parler aux gens. Il vous permet de rassembler des documents, des images, des clips vidéo, des rapports et des feuilles de calcul.
Avec Zoho Projects, vous pouvez donner à d’autres personnes l’accès aux fichiers de votre entreprise. Il vous aide également à garder une trace des différentes versions de vos documents. Vous pouvez utiliser les mots dans le contenu ou le titre du fichier pour le rechercher et voir les résultats immédiatement avec cet outil.
Fonctionnalités
Plan gratuit pour jusqu’à cinq utilisateursIntégration avec Zoho et Google appsSuivi du temps pour la facturation horaire
Avantages
Excellente valeurGénéralement facile à configurer et à naviguerPlusieurs façons de communiquer dans l’applicationOptions de configuration approfondiesOutils de suivi du temps puissants
Inconvénients
N’inclut pas de modèles prédéfinisVue de gestion des ressources légèrement inhabituelle
IncoDocs
IncoDocs est un outil que les exportateurs et les sociétés commerciales peuvent utiliser pour gérer leurs documents de manière numérique. Cette application vous permet de créer plus rapidement des fichiers pour les ventes et l’expédition. Cela vous permet de ne plus avoir à saisir les données à la main et d’éviter que les envois ne soient en retard, ce qui peut être coûteux.
Avec IncoDocs, vous pouvez connecter votre équipe à un espace de travail partagé afin qu’elle puisse travailler de n’importe où. Il vous donne des modèles de documents que vous pouvez stocker facilement dans un environnement cloud sécurisé. Cette application vous aide à rendre le processus d’exportation de documents moins inefficace.
Fonctionnalités
Calculateur de taxesDevis (estimations)Traitement des paiementsBase de données de contacts
Avantages
Créer des documents de vente et d’expédition jusqu’à 10 fois plus rapidementÉliminer saisie manuelle des données pour éviter les retards coûteux, les amendes et les envois manqués. Passez au sans papier avec les signatures et les tampons numériques de gestion ?
DocuWare est peut-être la meilleure solution de gestion de documents pour les entreprises qui utilisent de nombreux types de logiciels différents. L’intégration aide à garder les choses cohérentes et organisées, et vous donne des données qui sont toujours à jour.
Office 365 dispose-t-il d’une gestion des documents ?
Microsoft dispose-t-il d’un système de suivi des documents ? Vous pariez votre dernier dollar que c’est le cas ! Grâce à la puissance de solutions telles que SharePoint Online, Microsoft Teams, OneDrive et Microsoft Dynamics 365 Business Central, la gestion des documents Microsoft 365 est désormais une réalité.
Quelle est la meilleure pratique pour la gestion des documents ?
Les meilleures pratiques les plus importantes pour un système de gestion de documents sont une indexation claire, différentes versions de fichiers et une hiérarchie d’accès claire. Créez un processus qui n’utilise pas de papier et déplacez ceux qui le font vers des formulaires électroniques. Lorsque les automatisations sont utilisées, le flux de travail et la gestion des fichiers s’améliorent.
SharePoint est-il un système de gestion de documents ?
SharePoint est l’un des moyens les plus rapides de suivre les documents. Lorsqu’il fonctionne bien, il fait gagner beaucoup de temps aux entreprises qui l’utilisent. En tant que système de gestion de documents, il facilite le partage, la gestion, la modification et la recherche de documents.