Appelez-nous à l’ancienne, mais Tonya et moi aimons toujours envoyer des cartes de vacances physiques pour résumer l’année écoulée pour la famille et les amis. Nous ne sommes pas toujours sur la bonne voie pour terminer la tâche en décembre, et il y a eu plusieurs années où nous avons suffisamment retardé pour que notre tour d’horizon du Nouvel An apparaisse sous la forme de cartes de la Saint-Valentin envoyées à la mi-février. Curieusement, sortir nos cartes en retard a souvent été récompensé par plus de conversations avec des amis, car les cartes de la Saint-Valentin se distinguent de celles qui arrivent vers Noël ou le Nouvel An.
Pourquoi est-ce que j’écris sur les cartes de vacances maintenant, au milieu-Mars? Parce que deux mois après avoir envoyé notre lot, l’un d’eux vient de rebondir. Bien que nous ayons été surpris que cela ait pris autant de temps, nous étions plus perturbés que nous nous soyons trompés d’adresse. Il a fallu quelques minutes à regarder la carte avant que Tonya ne réalise le problème. Et puis une lumière s’est levée.
Plusieurs États du Nord-Est ont des codes postaux qui commencent par des zéros : Connecticut, Maine, Massachusetts, New Hampshire, New Jersey, New York, Rhode Island et Vermont, sans oublier Porto Rico. et les livraisons spéciales militaires/outre-mer APO/FPO destinations européennes. Après un désaccord conjugal sur notre processus de création d’étiquettes cette année, Tonya a repris le travail et a choisi de changer d’approche : connecter Contacts à Swift Publisher de Belight Software —pour utiliser à la place l’outil en ligne Avery Design & Print Online. Pour déplacer des adresses de Contacts vers l’application Web d’Avery, Tonya en avait besoin au format Excel (XLS ou XLSX) ou CSV (texte uniquement, valeurs séparées par des virgules). Malheureusement, Contacts ne peut pas exporter vers CSV, juste VCF (également connu sous le nom de vCard) et son propre format ABBU (qu’il appelle une archive Contacts).
Tonya a transféré les données hors de Contacts en sélectionnant toutes les cartes de son groupe Holiday Cards et en faisant glisser la sélection dans une feuille Numbers vide. Elle ne savait pas comment le transformer comme elle le souhaitait, alors elle l’a copié dans Microsoft Word. Après plusieurs années de soutien à Word chez Microsoft au début des années 1990, c’est son outil de prédilection pour à peu près tout. je ne peux pas critiquer; mon marteau par défaut est BBEdit et grep.
Le problème est probablement dû au fait qu’elle l’a déplacé de Word vers Excel afin qu’elle puisse exporter un fichier qu’Avery accepterait. Par défaut, Excel formate les colonnes de données collées ou importées en général, un format numérique. Les zéros non significatifs n’ont pas de sens dans les formats numériques—007 est le même que 7, M. Bond—et Excel s’en débarrasse allègrement eux, transformant un code postal à cinq chiffres en un code incorrect à quatre chiffres seulement. (Les codes postaux peuvent même être à trois chiffres : désolé, Holtsville, NY 00501 !) Changer le format de la colonne de code postal en Texte après coup n’a aucun effet car Excel analyse le texte comme un nombre et convertit la valeur stockée en un nombre. Les numéros d’Apple traitent la plupart des données, autres que celles copiées ou glissées depuis les contacts, de la même manière.
Comme nous savions que nous avions correctement saisi les codes postaux dans les contacts et que nous n’avions pas mémorisé les codes postaux de nos amis, nous manqué les codes postaux à quatre chiffres lors de la vérification des étiquettes-qui regarde attentivement un code postal ? Pire encore, nous n’avons même pas compris pour les deux premières cartes qui ont rebondi-désolé, Paul et Andy ! (Il est intéressant de noter que toutes nos cartes ZIP à quatre chiffres n’ont pas encore rebondi, ce qui pourrait suggérer des retards supplémentaires ou que certains bureaux de poste ou scanners de courrier ont contourné notre erreur. Les adresses imprimées et la plupart des adresses manuscrites sont gérées entièrement automatiquement.)
Donc, si jamais vous mettez des adresses américaines-ou d’autres données avec des zéros en tête, comme les numéros UPC ou SKU-dans une feuille de calcul, il vaut la peine de s’assurer qu’aucun zéro en tête n’a été supprimé. J’ai fait quelques expériences et trouvé deux approches qui préservent les zéros de tête d’un code postal lors du déplacement des données hors de Contacts. Vous trouverez également des conseils pour traiter d’autres types de données.
Contacts > Numéros > CSV
Lorsque vous restez dans l’écosystème Apple, tout fonctionne tant que vous savez que faire glisser ou copier et coller des données de Contacts dans Numbers apporte tout, avec des zéros non significatifs dans les codes postaux. Donc:
Sélectionnez les personnes souhaitées dans Contacts. Cela se fait plus facilement s’ils sont dans un groupe, auquel cas Command-A est votre ami. Appuyez sur Commande-C pour les copier. Passez à Numbers, créez une nouvelle feuille de calcul vierge et collez avec Command-V.
En d’autres termes, il ne s’agit que de quelques clics et frappes. Ensuite, vous pouvez supprimer les colonnes inutiles, supprimer les données et exporter vers CSV.
Les choses deviennent plus complexes si vous souhaitez importer des données avec des zéros non significatifs dans Numbers à partir d’une autre source. Dans ce cas, la solution semble être de placer les données entre guillemets doubles et de les préfixer avec un signe égal. Ainsi, si vous aviez un code postal de 07470, vous devrez le changer dans les données source en=”07470″avant de l’ouvrir dans Numbers. (Le conseil précédent de mettre les nombres entre guillemets simples ne semble plus fonctionner.)
Je laisse au lecteur l’exercice d’éditer une colonne entière de tels codes postaux dans un fichier CSV, mais c’est un jeu d’enfant dans un éditeur compatible grep comme BBEdit ou Nisus Writer Pro : recherchez ,([0-9\-]{5,10}) et remplacez-le par ,=”\1″,.
Contacts > VCF > CSV > Excel > CSV
Tout utilisateur Mac devrait pouvoir copier depuis Contacts et coller dans Numbers. Le téléchargement est gratuit depuis le Mac App Store. Aux fins de l’argument, cependant, disons que vous devez passer de Contacts à Excel sans impliquer Numbers. Heureusement, convertir un fichier VCF exporté en CSV est facile.
Dans Contacts, sélectionnez les personnes souhaitées. Choisissez Fichier > Exporter > Exporter vCard et enregistrez le fichier sur votre bureau. Accédez au site Web vCard to LDIF/CSV Converter, cliquez sur Choisir un fichier et sélectionnez votre fichier. Choisissez CSV dans le menu Format, puis cliquez sur Convertir. Le fichier converti se télécharge automatiquement.
Une fois que vous avez un fichier CSV, suivez ces étapes si vous souhaitez l’ouvrir dans Excel pour supprimer des colonnes ou apporter d’autres modifications :
Dans Excel, créez un nouveau fichier. Choisissez Fichier > Importer. Dans la boîte de dialogue Importer, sélectionnez le fichier CSV et cliquez sur Importer.
Sélectionnez votre fichier dans la boîte de dialogue Ouvrir qui apparaît ensuite. À l’étape 1 de l’assistant d’importation de texte, assurez-vous que Délimité est sélectionné et cliquez sur Suivant.
À l’étape 2 de l’assistant, désélectionnez Tab et sélectionnez Virgule. Remarquez comment vos données s’alignent parfaitement dans les colonnes une fois que vous l’avez fait. Cliquez sur Suivant.
Étape 3 de l’assistant est la clé. Pendant que la première colonne reste sélectionnée (noire), balayez (avec deux doigts) ou faites défiler horizontalement jusqu’à la colonne la plus à droite (maintenez la touche Maj avec une molette de défilement), puis Maj-cliquez sur cette colonne pour sélectionner toutes les colonnes intermédiaires, en les tournant tout noir.
Cliquez le bouton radio Texte et notez comment les en-têtes de colonne passent de Général à Texte. Cliquez sur Terminer. Dans la dernière boîte de dialogue Importer des données, sélectionnez la destination des données et cliquez sur Importer.
Si vous prévoyez de travailler avec ce fichier à l’avenir, enregistrez-le au format XLSX plutôt qu’au format CSV. CSV est un fichier texte et ne conserve pas la mise en forme, ce qui signifie que vous perdriez les zéros non significatifs si vous l’importiez à nouveau dans Excel sans utiliser l’assistant d’importation de texte.
Notez que l’astuce consistant à encadrer les données avec les zéros entre guillemets doubles et le préfixer avec un signe égal fonctionnent également dans Excel.
Il est embarrassant qu’après 35 ans pour Excel et 16 pour Numbers, aucun des deux ne gère les zéros non significatifs importés sans travail supplémentaire significatif. Serait-il difficile de remarquer qu’un fichier contient des zéros non significatifs et de demander à l’utilisateur de les conserver ou non ? Même Google Sheets fournit une simple case à cocher pour cela dans sa boîte de dialogue d’importation : décochez-la pour importer parfaitement les codes postaux.
Bien sûr, rien de tout cela n’aurait été nécessaire si Contacts avait des capacités d’impression d’étiquettes à moitié décentes. Nous ne voulons que deux options de format d’étiquette approuvées par Miss Manners pour nous assurer que nos cartes sont correctement adressées aux couples :
Pour les couples portant le même nom de famille, la première ligne de l’étiquette serait Prénom et Conjoint. Par exemple, cela tirerait Adam du champ prénom de ma carte de contact et & Tonya Engst de son champ Conjoint pour créer Adam & Tonya Engst. Pour les couples avec des noms de famille différents, la première ligne utiliserait à la place First Last & Spouse. Si Tonya utilisait encore son nom de jeune fille, le résultat serait Adam Engst & Tonya Byard.
Dans les deux cas, nous nous assurons que le champ Conjoint contient le nom complet du conjoint.
Swift Publisher peut le faire, mais sa connexion avec les contacts peut être ténue. Je ne connais aucune autre application offrant de telles options de formatage avec les données de Contacts, mais si vous en connaissez, veuillez nous en informer dans les commentaires !