Microsoft Lists est une nouvelle application qui a été créée comme une évolution des listes SharePoint. Il aide les utilisateurs des marchés des entreprises et des consommateurs à suivre, partager et organiser leur travail sur une plate-forme en ligne disponible sur le Web et les appareils mobiles. Dans cet article, nous expliquerons comment démarrer avec les listes Microsoft et explorerons les différentes options pour créer et afficher vos différentes listes.
Table des matières
Comment utiliser les listes Microsoft
Si vous n’avez jamais utilisé de listes SharePoint auparavant, vous pouvez considérer cette nouvelle plate-forme comme une base de données légère où n’importe qui peut créer, personnaliser et ajuster des tableaux à mesure que les exigences de travail changent au fil du temps. Microsoft Lists stocke non seulement les données, mais les formate également et vous permet d’appliquer des conditions pour voir facilement ce qui est le plus pertinent à un moment donné.
Dans votre vie , je suis sûr que vous avez utilisé de nombreuses listes, allant de choses simples comme une liste de tâches sur papier à des listes plus complexes assemblées dans une feuille de calcul à l’aide d’Excel. Avec Microsoft Lists et son schéma de table gratuit, vous pourrez créer et migrer toutes ces listes vers une plateforme en ligne et toujours disponible.
Accéder aux listes Microsoft
Avant de commencer avec l’application, vous devez savoir comment y accéder. L’application est disponible à partir de plusieurs emplacements de l’écosystème Microsoft 365 et est accessible depuis un navigateur Web, SharePoint, Microsoft Teams ou depuis un appareil mobile à l’aide de l’application dédiée.
L’application Listes agit comme un agrégateur de toutes les listes que vous avez dans Microsoft 365. Et l’application vous aide à démarrer avec 8 modèles différents qui couvrent de nombreux scénarios communs à plusieurs secteurs.
Le moyen le plus simple d’accéder à l’application dans Microsoft 365 consiste à cliquer sur l’icône représentant une gaufre dans le portail Office, puis à localiser l’icône colorée de l’application.
Ouvrir les listes Microsoft dans Microsoft 365 (Crédit image : Petri/João Ferreira)
Étant donné que l’application a une URL unique pour chaque utilisateur, je vous recommande de stocker la vôtre sous forme de signet dans votre navigateur pour un accès plus rapide ou de l’installer comme une application, comme je l’expliquerai plus tard.
Comprendre l’interface de l’application
L’application Web a une présentation intuitive et simple avec 3 sections principales qui sont identifiées dans l’image suivante et décrites ci-dessous :
Nouveau bouton liste : cette option vous permet de créer de nouvelles listes. Favoris : comme les listes sont réparties dans Microsoft 365, cette section vous permet de voir toutes vos listes de favoris dans un seul volet. Récentes : cette section affiche la ou les dernières listes avec lesquelles vous interagissez, car elles peuvent contenir des centaines de résultats. Vous pourrez les filtrer par listes personnelles ou par listes que vous avez créées. 
Les principales sections d’application dans les listes Microsoft (Crédit image : Petri/João Ferreira)
Comment créer une liste sur les listes Microsoft
Maintenant que vous savez comment accéder à l’application, il est temps de créer votre première liste.
Choisir le bon point de départ
Avant de commencer à créer votre première liste, vous devez vous familiariser avec les options disponibles pour accomplir cette étape :
Créez une liste à partir de zéro avec la flexibilité de créer votre propre schéma de données. Pour suivre ce chemin, vous devez choisir l’option Liste vierge. Importez une liste existante que vous avez déjà dans Excel. Pour suivre ce chemin, vous devez choisir Depuis Excel, puis télécharger votre feuille de calcul. Créez une liste basée sur une autre qui existe déjà dans votre locataire Microsoft 365 créée par vous ou un autre utilisateur. Pour suivre ce chemin, vous devez choisir l’option De la liste existante puis sélectionner celle que vous souhaitez utiliser. A partir d’un modèle Microsoft, cette section comprend par défaut 8 modèles prédéfinis avec un schéma prédéfini. Choisir l’un des modèles disponibles vous permet de les affiner et d’ajuster les colonnes à vos besoins en ajoutant des colonnes supplémentaires ou en supprimant celles qui existent déjà. Les modèles par défaut peuvent être supprimés par l’administrateur de votre entreprise si un modèle particulier n’a pas de sens dans votre organisation. A partir d’un template construit spécifiquement pour votre organisation, la création de ces templates est basée sur des listes existantes et ne peut être faite que par l’administrateur de votre organisation. 
Vous disposez de plusieurs options pour créer des listes ( Crédit image : Petri/João Ferreira)
Configuration des paramètres de la liste
Lorsque l’option permettant de commencer à créer une nouvelle liste est sélectionnée, vous devez maintenant configurer ses paramètres :
Nom– Ceci est obligatoire et sera l’identifiant principal de votre liste. Je vous recommande de sélectionner quelques mots liés au contenu ou à l’objectif pour lequel la liste sera utilisée. Description– Ce champ est facultatif, mais vous pouvez l’utiliser pour donner aux autres utilisateurs plus de contexte sur la liste lorsqu’ils y accèdent. Couleur et icône – Chaque liste est représentée par une couleur et une icône. Cela vous aidera à l’identifier facilement. Il existe 12 icônes et 12 couleurs distinctes que vous pouvez combiner pour rendre votre liste unique. Enregistrer l’emplacement – Bien qu’il s’agisse d’une nouvelle application, les listes Microsoft continuent de vivre au-dessus de SharePoint et vous devez sélectionner un site SharePoint existant pour le stocker. Si cette liste ne sera utilisée que par vous, sélectionnez Mes listes pour la stocker et elle se retrouvera sur votre site personnel/OneDrive. L’option de création de listes personnelles peut être désactivée par l’administrateur de votre locataire.
Comment utiliser les différentes vues Listes
Dans l’image suivante, vous pouvez voir à quoi ressemble une liste lorsque vous utilisez l’un des modèles par défaut fournis par Microsoft.
La vue par défaut des listes Microsoft (Crédit image : Petri/João Ferreira)
Par défaut, vous verrez les données dans une vue tabulaire comme dans Excel. Cependant, avec des vues personnalisées et un formatage de liste appliqués via une combinaison de JSON, HTML et CSS, vous pourrez facilement transformer votre liste en une application métier.
Si vous débutez avec l’application, ne laissez pas le code vous décourager de créer des vues personnalisées et une mise en forme personnalisée. Microsoft Lists dispose d’un ensemble d’outils qui vous permettent de formater des données avec des règles conditionnelles via une interface utilisateur graphique, et il comprend un ensemble de vues par défaut pour voir les données dans différents formats.
Une vue tabulaire simple n’est pas toujours la meilleure solution pour afficher les données et Microsoft le sait également. Pour vous aider dans la planification de contenu ou le suivi de projet, les listes Microsoft incluent les mises en page suivantes que je vous recommande d’explorer.
Vue Calendrier des listes Microsoft
La La vue Calendrier transforme toutes les données dont vous disposez en un calendrier mensuel, la seule exigence étant l’existence d’une colonne de date dans le schéma de liste pour définir le début et la fin dates de chaque événement. Ce type de vue est idéal pour la planification de contenu, car vous pouvez facilement gérer les délais ou les dates de publication.
La vue Calendrier est utile pour la planification de contenu (Crédit image : Petri/João Ferreira)
Vue Microsoft Lists Board
La La vue tableau apporte les concepts de planification logicielle à vos activités quotidiennes lorsque vous utilisez Microsoft Lists. Cette vue affiche les éléments dans différentes colonnes en fonction de l’état de l’élément. Cette vue est idéale pour la gestion de projet simple ou pour le recrutement des RH, car vous pouvez facilement identifier les éléments au fur et à mesure qu’ils avancent dans le processus.
La vue Tableau montre les éléments dans différentes colonnes en fonction de leur statut (Crédit image : Petri/João Ferreira)
Vue Microsoft Lists Gallery
La La vue Galerie affiche les données sous forme de carte et met en évidence les colonnes d’images qui peuvent exister dans le Objet. Il est idéal pour afficher les inventaires car vous obtenez une indication visuelle de l’article référencé sur chaque carte.
La vue Galerie montre données au format carte (Crédit image : Petri/João Ferreira)
Bien qu’elles soient fournies prêtes à l’emploi, toutes les vues par défaut permettent des personnalisations avec l’interface utilisateur de l’application Listes. Au fur et à mesure que vous progressez avec la plate-forme, vous pouvez faire passer vos listes au niveau supérieur avec un code personnalisé pour formater les colonnes et les vues.
Si vous n’avez pas d’expérience avec le code, vous pouvez commencer à apprendre avec les exemples disponibles réalisés par la communauté enthousiaste des listes. Vous pouvez accéder aux exemples avec des instructions sur cette page.
Conseils finaux sur les listes Microsoft
Avant de conclure cet article, je souhaite vous laisser avec 3 conseils importants qui vous aideront à en faire plus et à créer de nouveaux processus dans votre organisation à l’aide des listes Microsoft.
Vous pouvez utiliser Microsoft Lists avec un compte Microsoft personnel (Crédit image : Petri/João Ferreira)
Application Microsoft Teams
Microsoft Lists est disponible en tant qu’application pour Microsoft Teams, vous permettant de créer et partager des listes importantes dans les canaux Teams.
Vous pouvez ajouter Microsoft Lists en tant qu’application dans Microsoft Teams (Crédit image : Petri/João Ferreira)
Installer Microsoft Lists PWA
Pour un accès plus rapide la prochaine fois, et comme mentionné précédemment dans l’article, je vous recommandons d’installer l’application dans votre système d’exploitation en tant que Progressive Web App (PWA). Cela peut être fait en cliquant sur le bouton Installer dans la fenêtre contextuelle qui apparaît en haut de la fenêtre lorsque vous ouvrez l’application Web dans votre navigateur.
Vous pouvez installer Microsoft Lists en tant que a PWA (Crédit image : Petri/João Ferreira)
Utilisation des listes Microsoft avec un compte MSA personnel
Au moment de la rédaction, les listes Microsoft sont également disponibles pour les utilisateurs disposant de comptes personnels Microsoft (MSA). Cependant, il est toujours en avant-première et l’aperçu est limité à 200 000 utilisateurs.
Pour accéder à l’application à l’aide de votre compte personnel, ouvrez https://lists.live.com et connectez-vous avec votre compte Microsoft. Cette version de l’application vous permettra d’appliquer les mêmes techniques du monde de l’entreprise à vos listes personnelles. C’est une excellente solution pour gérer les collections ou encore planifier vos repas dans le temps.
Vous pouvez utiliser l’application avec un compte Microsoft personnel (Crédit image : Petri/João Ferreira)
Résumé
Les listes Microsoft représentent une évolution intéressante des listes SharePoint existantes, et il peut être utilisé pour agréger toutes les listes que vous avez dans Microsoft 365. En tant que gestionnaire de tâches pour votre organisation, il est beaucoup plus personnalisable que d’autres applications Microsoft 365 telles que Microsoft Planner ou Microsoft To Do, plus simpliste. Il est également relativement facile de démarrer avec les listes Microsoft grâce aux modèles prédéfinis et à la possibilité d’importer des listes existantes.