Comment envoyer une facture par e-mail : lorsqu’un projet est terminé, être payé est l’une des meilleures parties. Si vous avez récemment travaillé pour un client et terminé le projet, vous devrez probablement lui envoyer une facture pour être payé. Pourtant, de nombreux indépendants et petites entreprises craignent de ne pas être payés pour leur travail et de se retrouver sans argent. Même les retards de paiement peuvent rendre difficile le suivi de votre argent.
La meilleure façon d’éviter cela est de suivre quelques étapes simples mais importantes lorsque vous parlez à votre client de problèmes de facturation. Pour cette raison, il est judicieux d’avoir un modèle d’e-mail de facture clair et facile à comprendre.
Comment envoyer une facture par e-mail
Créer une facture
Informations sur votre entreprise (nom et adresse professionnelle) Informations sur votre client (nom et adresse professionnelle) Date d’émission Date d’échéance du paiement Liste détaillée des produits ou services fournis Coût par produit ou service Taxes Remises Frais de retard de paiement Montant total dû Télécharger un modèle de facture: Changer vos blocs de cellules et écrire dans les en-têtes peut prendre beaucoup de temps. Que vous utilisiez Microsoft Office ou Google Suite, vous pouvez gagner du temps en téléchargeant des modèles. Lorsque vous téléchargez un modèle de facture, vous obtenez une mise en page prête à l’emploi. Vous n’avez qu’à entrer les informations. Ces guides Excel et Word sur la façon de faire une facture vous montreront comment le faire. Utilisez un logiciel de facturation : si vous souhaitez simplifier davantage le processus d’envoi de factures, envisagez d’utiliser un logiciel de facturation. Les logiciels de facturation, tels que FreshBooks et Zoho Invoice, peuvent vous aider à créer des factures de marque professionnelle en quelques secondes. Cela peut être un moyen plus efficace de suivre vos factures, contrairement à la création de vos propres dossiers sur votre ordinateur.
Préparez votre facture pour la pièce jointe
Pour les factures Microsoft Office ou Google Suite : Que vous ayez créé votre facture à partir de zéro ou téléchargé un modèle, vous voudrez enregistrer votre facture au format PDF. Il est important d’enregistrer votre facture au format PDF afin qu’elle ne puisse être modifiée par personne d’autre que vous. Pour les logiciels de facturation : chaque logiciel de facturation a sa propre procédure pour télécharger votre facture en tant que modèle. Vous voudrez vous familiariser avec votre logiciel pour apprendre le processus unique, ou consultez leur centre d’aide ou des didacticiels en ligne pour en savoir plus. Ces explicateurs de FreshBooks et Zoho vous donneront une meilleure idée.
Joignez la facture à votre e-mail
Connectez-vous à votre plateforme de messagerie. Cliquez sur le bouton de votre plateforme de messagerie pour créer un nouvel e-mail.”Composer”pour Gmail et Yahoo”Nouveau message”pour Outlook Cliquez sur le bouton”Joindre un fichier”, généralement représenté par un trombone. Localisez le fichier de facture dans le stockage de votre ordinateur. Double-cliquez sur le fichier de facture pour le joindre.
Examinez et envoyez votre facture
Vérifiez que les informations sur votre facture sont correctes. Ensuite, vérifiez que votre e-mail ne contient pas d’erreurs grammaticales. Enfin, confirmez que votre pièce jointe est jointe.
Définissez un rappel pour vous-même
Accédez à votre dossier Envoyé. Retrouvez l’e-mail que vous avez envoyé avec la facture en pièce jointe. Survolez la ligne e-mail. Sur la droite, cliquez sur l’icône Horloge. Dans le menu déroulant, cliquez sur l’un des rappels prédéfinis. Vous pouvez également cliquer sur”Choisir la date et l’heure”pour définir votre propre rappel
Envoyer des rappels par e-mail de paiement
Il peut être difficile de suivre votre facture, mais c’est une étape commerciale nécessaire. Après tout, c’est l’argent que vous rapportez qui fait tourner votre entreprise. Même si votre facture doit contenir des conditions de paiement claires sur lesquelles vous et votre client avez déjà convenu, cela ne signifie pas toujours que vous serez payé à temps. Voici quelques modèles d’e-mail que vous pouvez utiliser lorsqu’un paiement est en retard ou que la date d’échéance approche.
Qu’est-ce qu’un e-mail de facturation ?
Une entreprise ou un indépendant envoie un e-mail de facturation à un client ou un client qui doit de l’argent pour des biens ou des services vendus. Une facture est une feuille de papier qui indique le montant dû et la date d’échéance. En envoyant à votre client un e-mail avec le montant dû et la date d’échéance, vous vous assurerez d’être payé à temps.
Une facture peut vous aider à suivre vos livres, à suivre votre inventaire et à éviter faire des erreurs sur vos taxes professionnelles afin que l’IRS n’apparaisse pas et ne cause pas beaucoup de problèmes. Presque toutes les petites entreprises en ont besoin et ne peuvent pas s’en passer. L’envoi d’une facture par e-mail garantit que vous serez payé à temps.