Vous ne pouvez pas tout suivre sur papier. Excel peut jouer un rôle important dans votre charge de travail quotidienne. Que vous soyez un débutant ou un utilisateur professionnel, il y a beaucoup à apprendre, comme ces cinq astuces Excel utiles.
Vous voulez devenir un expert Excel en 2023 ? C’est une bonne stratégie pour les propriétaires de petites entreprises qui souhaitent se développer cette année. Après tout, vous allez générer des tonnes de données. En parlant de cela, voici comment empêcher des tiers de vendre vos données.
Vous oubliez peut-être les stratégies Excel les plus utiles. Faites défiler vers le bas pour cinq astuces Excel qui faciliteront votre vie professionnelle et personnelle.
1. Première des cinq astuces Excel utiles : Résoudre les erreurs
Microsoft Excel regorge de formules pratiques. Ils vous permettent de gagner des heures que vous auriez autrement passées à taper sur une calculatrice.
Malheureusement, il est facile de faire des erreurs lors du calcul via Excel. Ses formules font référence à de nombreuses cellules-et si vous ne faites pas attention, vous pouvez les confondre. Utilisez ce tableau pour corriger les messages d’erreur courants d’Excel :
2. Transposez les données en un clin d’œil
Vous avez donc transféré des données dans Excel, mais cela ne ressemblait pas à ce que vous vouliez. Peut-être avez-vous entré les données sous forme de lignes alors que vous vouliez qu’elles deviennent des colonnes. Ne vous inquiétez pas : vous n’avez pas à reformater chaque cellule manuellement.
Avec ces étapes, vous pouvez faire pivoter les données de votre feuille de calcul des colonnes aux lignes et vice versa.
Tout d’abord, sélectionnez les données dans la colonne ou la ligne souhaitée. Appuyez ensuite sur Ctrl + C pour copier les cellules sélectionnées. Faites un clic droit sur une cellule vide dans une ligne ou une colonne où vous voulez que les cellules copiées aillent.Sélectionnez Transposer dans les options de collage.
Juste comme ça, vous pourrez reformater vos données.
3. Maîtrisez la fonction de substitution
Vous souhaitez remplacer un caractère ou un ensemble de caractères spécifique par un nouvel ensemble ? Tout d’abord, sélectionnez la cellule que vous souhaitez remplacer, comme ceci.
Ensuite, saisissez le signe = et tapez Remplacer. Une fenêtre de formule apparaîtra.
Double-cliquez sur la fonction Remplacer. Tapez ensuite l’emplacement de la cellule suivi d’une virgule. Voici à quoi cela ressemblera :
Ensuite, tapez des guillemets et saisissez l’ancien texte que vous remplacez, suivi d’une virgule. Puisque je remplace les mots”WestStar Multimedia Entertainment”, j’ai tapé ça.
Ensuite, tapez plus de guillemets et saisissez le nouveau texte exactement comme vous voulez qu’il apparaisse. Entrez une autre virgule. Fermez la fonction en tapant une parenthèse fermante, le symbole”)“et en appuyant sur la touche Entrée.
Sélectionnez Entrée. Juste comme ça, j’ai remplacé les données d’une cellule par les données de l’autre cellule, C4, que j’ai tapées. Génial !
4. Division rapide des colonnes
Supposons que vous ayez plusieurs mots dans une seule cellule. Vous voulez déplacer l’un de ces mots dans une autre cellule. Peut-être que vous écrivez une feuille de calcul remplie de contacts professionnels et que vous souhaitez créer une colonne pour les prénoms et une autre pour les noms de famille.
Bonne nouvelle : vous pouvez utiliser la fonctionnalité Text to Columns pour répartir le texte sur plusieurs colonnes. Voici comment :
Sélectionnez la colonne à droite de la colonne contenant vos données. Faites un clic droit sur une cellule vide et sélectionnez Insérer. Ensuite, sélectionnez la colonne avec vos données. Dans l’onglet Données, sélectionnez le bouton Texte vers colonnes. Ensuite, sélectionnez Délimité > Suivant et sélectionnez votre délimiteur parmi les options disponibles. (Vous ne savez pas ce qu’est un délimiteur ? Il s’agit d’un caractère qui sépare le texte de votre colonne, comme une virgule ou un espace.) Enfin, accédez à Suivant > Texte > Terminer.
Cela vous fera gagner beaucoup de temps si vous utilisez Excel pour suivre les contrats commerciaux. Vous voulez plus de conseils pour les petites entreprises ? Appuyez ou cliquez ici pour découvrir cinq astuces de productivité utiles à essayer cette année.
5. Dernière de nos cinq astuces utiles pour Excel : Définissez vos propres styles
Il y a beaucoup de potentiel créatif dans Excel. Voici comment créer un style :
Placez votre curseur dans une cellule. Sélectionnez l’onglet Accueil, recherchez le groupe Styles et cliquez sur le bouton Styles de cellule. Ensuite, cliquez sur le bouton Nouveau style de cellule… au bas de votre boîte de dialogue. Cela fait apparaître une boîte Nom du style. Saisissez le nom de votre style. (REMARQUE : vous ne pouvez pas utiliser d’espaces.) Ensuite, cliquez sur OK.
Ensuite, vous pouvez appliquer ces formats au texte (ou à une plage de texte) simultanément. Faites ceci.
Pour appliquer un style, sélectionnez une cellule ou une plage de cellules. Ensuite, accédez à l’onglet Accueil dans le groupe Styles. Cliquez sur le bouton Styles de cellule. Sélectionnez le style de cellule souhaité dans la zone Styles personnalisés.
Juste comme ça, vous avez appliqué un style et ajouté du piquant à votre feuille de calcul. Bien que vous ayez appris certains des trucs et astuces Excel les plus utiles, rappelez-vous qu’Excel ne peut pas tout faire. Parfois, vous avez besoin d’un outil avec des fonctionnalités plus robustes.
Propriétaires de petites entreprises, il est temps de mettre à niveau
Si votre entreprise est en pleine croissance, vous aurez peut-être besoin de plus qu’Excel. Vous avez besoin d’un logiciel financier de haute qualité qui vous donne une image complète. Avec notre sponsor, NetSuite by Oracle, vous pouvez :
Gagner en visibilité et en contrôle sur vos finances, votre inventaire, vos ressources humaines, votre planification, votre budgétisation et bien plus encore. Automatisez vos processus et clôturez vos livres en un rien de temps. Gardez une longueur d’avance sur vos concurrents.
Environ 93 % des entreprises interrogées ont accru leur visibilité et leur contrôle après la mise à niveau vers NetSuite. Plus de 32 000 entreprises utilisent déjà NetSuite.
NetSuite propose un programme de financement si vous êtes prêt à passer à la version ! Rendez-vous sur NetSuite.com/KIM pour cette offre de financement spéciale et unique en son genre sur le système financier n° 1 pour la croissance entreprises.