Comment stockez-vous vos documents les plus importants ? Avez-vous un dossier contenant votre certificat de naissance, votre licence de mariage, votre carte de sécurité sociale et d’autres documents cruciaux ?
Si c’est le cas, il est temps de procéder à une mise à niveau. La conservation de documents papier peut être un excellent moyen de garder des dossiers droits, mais cela ouvre également la porte à des dommages, des pertes, des vols ou d’autres problèmes. Appuyez ou cliquez ici pour les erreurs qui mettent votre identité en danger.
Mais comment sécurisez-vous les documents et enregistrements importants ? Leur numérisation vous permettra de faire exactement cela, tout en vous offrant un accès rapide et sécurisé aux copies numériques de vos fichiers. Voyons comment vous pouvez numériser vos documents, présenté par notre sponsor, IDrive. Obtenez 5 To de sauvegarde cloud sécurisée à 50 % sur IDrive.com.
Avantages de la numérisation de documents importants
Comme mentionné, la numérisation de documents garantit que vous aurez toujours une copie à portée de main si les documents originaux sont endommagés, perdus ou volés. Mais il existe également de nombreuses autres raisons de numériser vos documents.
Par exemple, dans certaines situations, vous devez présenter une preuve d’assurance ou fournir une preuve de votre identité. Le fait d’avoir des copies numériques de vos dossiers vous permet d’accéder facilement aux papiers ou documents dont vous avez besoin de pratiquement n’importe où, car ils sont accessibles depuis votre téléphone ou votre ordinateur.
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Faire une copie numérique de vos documents contribue également à leur sécurité. Vous pouvez contrôler qui a accès à ces fichiers avec des mots de passe et un cryptage. N’importe qui peut fouiller dans vos documents, mais pas n’importe qui peut accéder à un fichier numérique sécurisé.
Les documents numériques permettent également de trouver rapidement ce dont vous avez besoin ou d’annoter si nécessaire. Vous pouvez annoter et localiser les documents dont vous avez besoin en recherchant ou en cliquant sur le bon dossier.
Comment numériser vos documents
Utiliser un scanner
L’un des moyens les plus simples de numériser des documents consiste à utiliser un scanner. Notre sponsor, la gamme EcoTank d’Epson, propose des scanners, des imprimantes et des copieurs réunis dans un seul appareil. Ces machines compactes disposent d’une connectivité sans fil et Ethernet, d’écrans tactiles couleur, de commandes vocales et de nombreuses autres fonctionnalités selon le modèle.
Si vous avez de nombreux documents de plusieurs pages à numériser, vous pouvez opter pour l’EcoTank ET-4760, qui offre la numérisation de documents de plusieurs pages et un chargeur automatique de documents. Il existe des options EcoTank avec des scanners à plat qui répondent également aux besoins de numérisation à faible volume. Appuyez ou cliquez ici pour trouver l’EcoTank en stock.
Utiliser une application
Pas de scanner ? Il existe des applications que vous pouvez utiliser pour numériser des documents à la place. Ils ne sont pas tous aussi conviviaux que l’introduction de documents dans un scanner physique, mais ils fonctionnent néanmoins bien.
Prenez, par exemple, Adobe Scan. Cette application simplifie la numérisation de n’importe quoi directement depuis votre téléphone. Vous pouvez convertir des documents, des formulaires, des cartes de visite et des tableaux blancs en fichiers Adobe PDF de haute qualité. Il propose également différents modes de capture, afin que vos numérisations soient aussi claires que possible à chaque fois.
Ce qui est unique avec Adobe Scan, c’est qu’il utilise Adobe Sensei pour identifier et affiner le texte manuscrit ou imprimé sur les documents que vous numérisez. Il supprime également les éléments gênants comme les reflets et les ombres, ce qui rend vos documents numérisés faciles à lire.
C’est super facile à utiliser. Il vous suffit d’ouvrir l’application, d’attendre que la numérisation soit capturée et d’appuyer sur la vignette pour afficher ou modifier votre numérisation. Vous pouvez télécharger Adobe Scan pour iOS en appuyant ou en cliquant ici. Besoin d’Adobe Scan pour Android ? Appuyez ou cliquez ici pour le télécharger. Ou , cliquez sur le lien approprié dans la case jaune ci-dessous.
Il existe également Genius Scan, une application qui vous permet de numériser facilement par lots des documents ou des fichiers de plusieurs pages. Pour utiliser Genius Scan, il vous suffit de placer n’importe quel document devant la caméra de votre appareil. L’application reconnaît automatiquement le papier par rapport à l’arrière-plan et le numérise.
L’un des principaux avantages est qu’il recadrera également le document numérisé si nécessaire et nettoiera le résultat. Un autre est qu’il vous permet de numériser des dizaines de pages en quelques secondes. Vous souhaitez télécharger Genius Scan pour iOS ? Appuyez ou cliquez ici. Besoin de Genius Scan pour Android ? Appuyez ou cliquez ici pour le télécharger.
Vous pouvez également consulter Microsoft Office Lens. Il s’agit d’une application de numérisation pour votre appareil mobile qui numérise, découpe, améliore et rend vos documents numérisés lisibles. La particularité d’Office Lens est que vous pouvez également l’utiliser pour convertir des images en fichiers PDF, Word et PowerPoint. Vous pouvez même enregistrer des images sur OneNote ou OneDrive.
Vous voulez essayer Microsoft Office Lens ? Appuyez ou cliquez ici pour télécharger l’application pour iOS. Appuyez ou cliquez ici pour télécharger l’application pour Android.
Stockage de vos documents numériques
Une fois que vous avez numérisé tous vos documents, vous devez stocker les copies en toute sécurité. Vous pouvez utiliser votre disque dur local ou une clé USB pour stocker vos fichiers, ou vous pouvez utiliser une option plus sécurisée et de haute technologie.
Notre sponsor, IDrive, propose une sauvegarde et un stockage en ligne dans le cloud, parfaits pour enregistrer et accéder à des documents importants. L’avantage d’utiliser un service comme IDrive est que vos documents numérisés seront accessibles de n’importe où. Vous pouvez vous connecter et y accéder quand vous en avez besoin.
Vous pouvez sauvegarder tous vos documents sur un seul compte depuis n’importe quel appareil.
Abandonnez le maigre espace de stockage gratuit que vous offrent les entreprises Big Tech. Vous pouvez faire confiance à IDrive pour conserver tous vos documents les plus importants en toute sécurité. Appuyez ou cliquez ici pour un an de sauvegarde dans le cloud à 90 % de réduction-seulement 7,95 $ pour votre première année.
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