Le monde des réunions hybrides, du travail hybride, des réunions, des webinaires et des événements en direct est résolument à nos portes. À ce jour, les organisations disposent de trois options pour créer une nouvelle visioconférence dans Microsoft Teams : réunions, webinaires et événements en direct. Dans cet article, je vais vous donner un aperçu des différentes fonctionnalités de chaque option et vous fournir des recommandations et des conseils sur le moment d’utilisation de chacune.
Table des matières
Meilleures pratiques pour organiser une réunion, un événement en direct ou un webinaire Microsoft Teams
Microsoft Teams permet aux organisations de mettre en place des réunions hybrides. Ici, « hybride » signifie simplement que l’on peut considérer au moins un participant distant comme une réunion hybride. Le plus grand conseil que je puisse vous donner concernant les réunions hybrides est de vous assurer que vous tirez le meilleur parti de la communication asynchrone.
Communication asynchrone
Si une partie de votre équipe ou des participants travaillent depuis le bureau pendant d’autres sont distants, il est facile de traiter les participants distants comme s’ils étaient désengagés. Pour éviter qu’ils ne se sentent exclus des conversations importantes, vous devez adopter un état d’esprit asynchrone. En pratique, au lieu d’héberger une réunion sur place, vous pouvez organiser une réunion Microsoft Teams en ligne et impliquer activement tout le monde.
Collecte d’informations à l’avance
Recueillir des informations auprès de vos collègues avant la réunion avant son début vous donne le temps de vous préparer à toute réponse. Cela vous permet également d’adapter votre réunion à ce que les participants vont demander et exiger. Le cas échéant, vous devez envoyer toutes les notes importantes ou les résultats de la réunion, lorsqu’il est pertinent de le faire.
Traduction et transcription
Avec les réunions Microsoft Teams, vous pouvez activer les services de traduction et de transcription pour vos réunions. En tant que personne malentendante, cela m’aide considérablement.
Règles de réunion
Vous devez définir des règles avant d’organiser des réunions, des webinaires ou des événements en direct pour vous assurer que votre organisation permet le bon niveau de communication vers et depuis les participants. Vous ne voudrez peut-être pas que 1 000 utilisateurs participants soient autorisés à se mettre en sourdine.
Différentes parties du monde ont différents niveaux de tolérance pour parler hors tour, avoir des animaux qui aboient, discipliner leurs enfants, etc. J’ai une liste interminable de choses que j’ai vues et entendues pendant mon temps fournir et assister à des réunions. Celui qui m’a le plus fait grincer des dents, cependant, c’est quand quelqu’un a emmené son téléphone portable aux toilettes. Aïe !
Heureusement, Microsoft Teams permet aux organisateurs de réunions de couper le son de tous les participants. Vous pouvez également fournir des questions et des réponses textuelles, auxquelles vous pouvez répondre en privé ou en public.
Microsoft Teams vous permet de désactiver tous les micros ou caméras des participants (crédit image : Microsoft).
Un autre moyen essentiel de s’assurer que les participants tirent le meilleur parti d’une réunion est de s’assurer que tout le monde est devant sa caméra. Cible Microsoft Teams prend en charge les caméras intelligentes, qui utilisent la technologie d’image dans l’image pour séparer les personnes qui se trouvent dans une salle de réunion physique dans leur propre flux vidéo. Cette fonctionnalité permet une parité de présence avec les personnes extérieures à la salle de réunion.
Les réunions sont souvent dominées par des personnes dans la salle de réunion et non par d’autres participants à la maison. Lorsque tous les participants ont leur propre flux de caméra individuel, cela divise la pièce pour ceux qui ne l’ont pas. Il est préférable que tout le monde soit en vue, car cela permet aux participants distants de comprendre qui dit quoi. Et la majorité de ce que nous disons n’est pas seulement ce que nous disons, c’est aussi la façon dont nous le disons.
Comment choisir entre les réunions, les événements en direct ou les webinaires Microsoft Teams
Les réunions, les événements en direct et les webinaires Microsoft Teams ont tous leurs propres objectifs. Il est important de comprendre les différences entre eux, car cela aidera votre organisation à choisir le format de visioconférence le plus approprié.
Réunions Microsoft Teams
Les réunions Microsoft Teams diffèrent des webinaires et des événements en direct car elles permettent plusieurs personnes à parler en même temps. Les réunions Microsoft Teams permettent le partage audio, vidéo et de contenu jusqu’à 1000 personnes-si cela dépasse le seuil de 1000 personnes, les participants supplémentaires seront des participants en lecture seule.
Les personnes qui assistent à une réunion Microsoft Teams n’ont pas besoin d’être membre de l’organisation de planification ou même d’avoir un compte Microsoft Teams, elles ont juste besoin d’accéder au lien de la réunion. Ils peuvent participer directement à partir de leur calendrier Outlook ou de leur téléphone s’ils disposent d’un numéro de téléphone et d’un identifiant de conférence rendez-vous.
Les administrateurs d’un locataire Microsoft 365 peuvent configurer certains attributs clés dans les réunions. Ces paramètres sont mis à disposition via différentes stratégies, que vous pouvez appliquer à des groupes, à une seule personne ou à l’organisation.
En plus des réunions ad hoc et planifiées traditionnelles, vous pouvez également organiser des réunions de canal pour inviter tous les membres d’une équipe à une réunion. Les paramètres de profil de réunion et ce qui peut être configuré pour eux se trouvent dans les liens ci-dessous.
Webinaires Microsoft Teams
Les webinaires Microsoft Teams sont une autre forme de réunion Teams, mais la différence réside dans la façon dont vous souhaitez que les participants interagissent avec les présentateurs. Les webinaires incluent un formulaire d’inscription que les participants doivent utiliser pour s’inscrire. Ce formulaire d’inscription agit comme un outil de suivi des présences et peut être personnalisé pour capturer toutes les données qui pourraient vous être utiles, telles que le département d’où vient le participant.
Les liens vers le formulaire d’inscription peuvent être envoyés ou annoncés aux parties concernées, et les participants recevront un lien vers la réunion lors de leur inscription.
Événements Microsoft Teams en direct
Les événements en direct Microsoft Teams sont des réunions organisées qui permettent aux personnes de votre locataire de programmer et de produire des événements qui seront diffusés en ligne sur un large public pouvant aller jusqu’à 20 000 personnes. Les événements en direct peuvent être hautement chorégraphiés avec différents rôles et responsabilités, et l’interaction avec le public est une expérience de questions-réponses gérée.
Les événements en direct nécessitent un peu de planification et les exigences en matière de licence peuvent être légèrement différentes. Pour organiser un événement en direct, vous avez besoin d’une licence Microsoft ou Office 365 Enterprise E1, E3 ou E5, [ou] d’une licence Microsoft ou Office 365 Education A3 ou A5.
Pour produire ou présenter, vous avez besoin d’une licence Microsoft ou Office 365 Enterprise E1, E3 ou E5, [ou] d’une licence Microsoft ou Office 365 Education A1, A3 ou A5. L’exception à cette exigence est que les utilisateurs invités peuvent présenter sans licence si les autres critères pour les utilisateurs invités sont remplis.
Les événements en direct Microsoft Teams peuvent être programmés comme des réunions régulières (crédit image: Microsoft).
Si vous souhaitez enregistrer la session, puis la diffuser en dehors de votre organisation vers une application ou un appareil externe, vous devez vous assurer que vous disposez d’un Licence Microsoft Stream également. Cependant, un changement est prévu pour abandonner Microsoft Stream en faveur de OneDrive for Business et SharePoint pour les enregistrements de réunions, mais ce sera une approche progressive.
Les événements en direct Microsoft Teams ne sont actuellement pas disponibles pour les locataires Government Community Cloud (GCC)-H ou Department of Defense (DOD). Pour le reste du monde, si vous êtes en Amérique du Nord, en Amérique centrale, en Amérique du Sud, en Asie-Pacifique, en Europe et en Afrique, les événements en direct dans Teams devraient largement fonctionner.
Les organisations soucieuses de la sécurité doivent également savoir que les données des événements en direct résideront en Australie, au Brésil, au Canada, en France, en Allemagne, en Inde, au Japon, en Norvège, à Singapour, en Afrique du Sud, en Corée du Sud, en Suisse, Émirats arabes unis et le Royaume-Uni. Cela signifie que la personne qui a créé les réunions en direct peut faire tourner le locataire Microsoft 365 afin que les données/réunions/contenus aient une résidence dans cette zone géographique.
Exigences de licence pour les réunions, webinaires et événements en direct Microsoft Teams
Tout le monde peut assister gratuitement à une réunion Teams, un webinaire ou un événement en direct. Il n’y a jamais d’exigence de licence pour assister à une vidéoconférence Microsoft Teams.
Si vous souhaitez planifier, organiser et héberger une réunion, vous aurez besoin d’une licence Microsoft 365. Le fait est que si vous utilisez déjà Teams, vous avez probablement le bon niveau de licence. Cependant, vous voudrez vérifier ladescription du service Microsoft Teams .
Si vous souhaitez que les personnes assistent à vos réunions à partir d’un téléphone en tant qu’utilisateur de conférence rendez-vous, cela nécessite également une licence. La bonne nouvelle est que cela sera bientôt inclus pour la plupart des utilisateurs dans le cadre de leur forfait traditionnel. Cela s’appelait le Complément d’audioconférence PSTN.
Résumé
Avec la pandémie de COVID-19 toujours en cours, on peut s’attendre à ce que les réunions hybrides deviennent la nouvelle norme pour les organisations. Heureusement, Microsoft Teams propose trois options de visioconférence différentes avec des réunions, des webinaires et des événements en direct. Nous espérons que vous avez maintenant une meilleure compréhension de chaque format, bien que Microsoft ajoute toujours de nouvelles fonctionnalités à Teams et que la société ait récemment introduit un nouveau SKU Teams Premium.