Il est facile de supposer que la télécopie n’a pas sa place dans l’environnement de travail numérique d’aujourd’hui. Lorsque les applications de messagerie électronique et de messagerie instantanée sont si établies et familières, l’idée de taper un numéro de fax, d’introduire un document dans une machine, puis de devoir attendre à côté de cette machine pour imprimer une réponse pour vous, semble, au mieux, pittoresque: et au pire, lent, inefficace et non sécurisé.
Mais le fax a évolué et continue de sous-tendre les processus opérationnels vitaux dans de nombreux secteurs. L’importance continue de l’horodatage et l’avènement du cloud en particulier signifient que, qu’il s’agisse de finances : d’échanger les détails de l’achat d’une maison : ou d’envoyer et de recevoir des documents de santé critiques et confidentiels, le fax a toujours une contribution significative à apporter au quotidien. fonctionnement quotidien d’une organisation.
Ofcom et l’avenir du fax
En novembre de l’année dernière, l’organisme britannique de surveillance des communications Ofcom a lancé une consultation sur l’avenir de la télécopie dans laquelle il a proposé des modifications aux règles existantes afin que les opérateurs de télécommunications britanniques ne soient plus tenus de fournir des services de fax dans le cadre de leur obligation de service universel (USO).
Selon l’Ofcom, le fax est devenu de plus en plus obsolète. De plus, à mesure que les opérateurs de télécommunications mettent à niveau les réseaux utilisés pour envoyer les fax, rien ne garantit que les services de fax fonctionneront de la même manière.
Mais le fax est très présent
Il peut donc être surprenant que le fax soit toujours parmi nous. Il a été constaté qu’un sur six NHS Trusts au Royaume-Uni utilisait encore des télécopieurs en 2022, malgré l’appel de l’ancien secrétaire à la Santé Matt Hancock en décembre 2018 pour une élimination complète de leur utilisation d’ici avril 2022 en faveur de des e-mails sécurisés à la place. Bien qu’il s’agisse toujours d’une réduction par rapport au 9 000 télécopieurs utilisés dans tout le NHS en 2018 (source : Royal College of Surgeons), ce télécopieur s’y est accroché et le fait que le personnel continue de l’utiliser malgré la disponibilité de nouvelles technologies concurrentes est une indication de sa valeur en tant qu’outil de confiance pour certains tâches.
En 2020, mon entreprise eFax a interrogé 1001 décideurs informatiques et commerciaux de haut niveau dans de grandes entreprises, des petites et moyennes entreprises (PME) et des organisations du secteur public afin de mieux comprendre le cloud. basé sur le marché du fax électronique et sa dynamique.
Nous avons constaté que le nombre d’utilisateurs de fax dans les organisations est loin plus élevé que vous ne le pensez. Plus de la moitié de l’échantillon (54 %) comptait entre 6 et 50 utilisateurs ; un cinquième a même affirmé qu’il y avait 51 utilisateurs de fax ou plus dans leur organisation. L’utilisation du fax au sein des entreprises devrait également augmenter dans plus de 37 % des entreprises échantillonnées.
En ce qui concerne le fax, 35 % utilisent des systèmes de fax basés sur le cloud, tandis que 31 % utilisent une combinaison de fax cloud et traditionnel.. Seuls 15 % de l’échantillon restaient attachés à leur télécopieur traditionnel. La télécopie est plus adaptée aux documents tels que les contrats, les contrats de location, les comptes d’entreprise, les documents financiers et les dossiers des patients que les e-mails, et il est donc compréhensible que 68 % de l’échantillon ait vu la télécopie rester pendant au moins les cinq prochaines années.
Le fax existera pour les années à venir
Le fax reste au cœur de nombreuses entreprises et de leurs opérations. Il sous-tend de nombreuses organisations en permettant la communication sécurisée d’informations juridiquement contraignantes. Les utilisateurs professionnels attestent que le principal moteur de leur utilisation continue du fax est sa sécurité (41 %). Viennent ensuite sa rentabilité (36 %), sa conformité au RGPD (34 %) et l’importance croissante du stockage dans le cloud (23 %).
Le fax, et en particulier le fax numérique dans le cloud, est une solution éprouvée. technologie éprouvée. Les fournisseurs de fax cloud ont développé une infrastructure qui offre aux utilisateurs professionnels un moyen privé, sécurisé et conforme à la loi de transmettre des données confidentielles ou critiques à leurs clients, fournisseurs, partenaires et autres tiers.
Le fax reste également sécurisé contre les erreurs humaines ou les attaques d’ingénierie sociale. En restant constamment à l’écart du radar des pirates, les cybercriminels sont moins susceptibles de cibler les documents qui sont faxés que ceux envoyés par e-mail. Ces raisons expliquent pourquoi le fax conservera son rôle crucial au cœur de nombreuses entreprises.
De plus, le passage des solutions analogiques au fax en nuage peut aider les entreprises à économiser de l’argent et à adopter une commodité et des fonctionnalités améliorées. Les organisations qui adoptent des outils de service basés sur le cloud pour leurs besoins de télécopie permettent le cryptage de la transmission de documents électroniques, des contrôles de sécurité pour autoriser ou refuser leur transmission, ainsi que des capacités et un accès à l’échelle de l’organisation sans risquer de perdre ou de voler des documents.
C’est pour ces raisons que la télécopie continue d’être une méthode de communication fiable, sécurisée et à jour, utilisée dans le monde entier. Gardons la foi en matière de télécopie.
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Scott Wilson est vice-président de eFax.