Que vous soyez au bureau à temps plein, à temps partiel ou complètement à distance, les réunions hybrides sont devenues un moyen pratique et nécessaire pour les employés qui partagent leur temps entre différents sites de rester productifs. La possibilité de travailler à domicile est devenue la possibilité de travailler de n’importe où. Les réunions et les activités se déplacent vers des plateformes de collaboration alors que le travail hybride est devenu la norme. Quel que soit le nombre de personnes présentes dans la salle ou rejoignant à distance, il est important que tout le monde ait une bonne expérience. Le travail flexible sera bientôt la valeur par défaut pour des millions de travailleurs, sous nouveaux plans du gouvernement britannique qui permettront aux personnes d’en faire la demande dès le premier jour de leur emploi.
À mesure que le travail hybride évolue, les réunions vidéo et le partage de contenu continueront d’être un point de contact essentiel entre collègues, partenaires et clients. Pour fournir des communications efficaces et collaboratives, les organisations devront s’assurer qu’elles disposent d’une base solide et adopter les technologies nécessaires pour soutenir leurs employés et cette façon de travailler. Ici, nous couvrirons les outils et les technologies avec lesquels les utilisateurs devront interagir quotidiennement et les principales considérations d’infrastructure informatique pour les organisations.
Une expérience de réunion fluide pour tous
Il est important d’avoir le bon équipement et la bonne configuration pour les réunions hybrides. Au minimum, les utilisateurs distants ont besoin de caméras, de microphones, de haut-parleurs ou de casques de haute qualité pour s’assurer qu’ils peuvent être vus et entendus clairement pendant la réunion. Ces appareils doivent utiliser des technologies d’intelligence artificielle qui suppriment les bruits de fond indésirables et gênants. La clé est de faire en sorte que les travailleurs à distance se sentent impliqués et pas simplement spectateurs dans la salle de réunion, sinon ils seront moins impliqués. Ils doivent interagir et partager du contenu avec la même expérience que s’ils étaient dans la salle. Les organisations doivent donc investir dans les bons outils pour y parvenir.
En ce qui concerne l’expérience en salle, il existe différents types d’espaces de réunion. Par exemple, des espaces de réunion pouvant accueillir une poignée de personnes dans une zone, des salles de petits groupes pouvant accueillir jusqu’à 10 personnes, puis des salles plus grandes ou des auditoriums pouvant accueillir de 20 à 30 personnes et plus. Dans tous ces types de salles, trois facteurs doivent être pris en compte :
· Cohérence de l’expérience
Quel que soit l’espace de réunion, l’expérience utilisateur doit rester cohérente. Il doit être aussi facile d’utiliser un système de grande salle de conférence qu’un point final pour une seule personne. De la façon dont vous démarrez et terminez une réunion, des interfaces de contrôle que vous utilisez et de la manière dont vous partagez du contenu et utilisez des outils de collaboration, la familiarité est essentielle. Cela peut signifier un investissement ou il se peut que vous choisissiez de vous aligner sur une norme d’entreprise telle que Webex, Microsoft Teams ou Zoom. Une trop grande variation entre les salles entraînera une sous-utilisation des espaces de réunion.
· Espaces intelligents
Cela signifie regarder au-delà de la façon dont le système est utilisé dans la pièce. Il s’agit de la manière dont les utilisateurs réservent en amont l’espace physique et virtuel. Les organisations doivent disposer de systèmes de réservation de chambres efficaces qui utilisent des indicateurs visuels pour permettre aux gens de voir la disponibilité des chambres en un coup d’œil. Cela peut signifier l’intégration avec des systèmes de calendrier et l’utilisation de panneaux de réservation de salle, permettant aux utilisateurs de réserver la salle sur une base ad hoc ainsi que sur leur mobile et par e-mail. De plus, les grands bureaux doivent utiliser la signalisation numérique et l’orientation pour s’assurer que les utilisateurs peuvent trouver facilement la salle de réunion.
· Visibilité
Dans un monde idéal, les organisations disposant d’un grand nombre de salles de réunion réparties géographiquement devraient pouvoir surveiller leur parc de manière centralisée à partir d’un seul volet de un verre. Ces solutions permettent non seulement aux organisations de maintenir la disponibilité de leurs espaces de réunion, mais elles utilisent également des outils de comptage de personnes pour aider à respecter les exigences de santé et de sécurité concernant l’occupation maximale de la salle. De plus, les solutions de surveillance aident les organisations à mesurer les facteurs environnementaux pour assurer le bien-être du personnel, suivre les efforts de développement durable, leur permettant de libérer des chambres lorsque les participants ne se présentent pas ; réduire le gaspillage d’énergie ou améliorer l’efficacité en permettant à d’autres d’utiliser l’espace vacant.
Mise en réseau et accessibilité
Le passage au travail hybride introduit non seulement le défi de savoir comment connecter les participants distants et leur permettre de travailler de n’importe où, mais comment pour le faire en toute sécurité. Il s’agit de moyens optimaux de connecter les utilisateurs aux services de cloud public où les réunions sont hébergées, où l’utilisation de la connectivité Internet locale est souvent préférable à la connexion vers et via le siège social ou le centre de données.
Certains espaces de bureau ont été fondamentalement conçus pour des réunions en salle. Il y a maintenant un besoin pour les utilisateurs distants de participer. Ici, la connectivité et la configuration doivent être prises en compte. Déplacer les employés au-delà du pare-feu du bureau nécessite de repenser les réseaux. Les entreprises doivent chercher à protéger la limite de leur réseau en pleine expansion pour permettre aux utilisateurs de se connecter à un système sécurisé pour accéder aux fichiers et aux applications. Cela signifie une prise en compte accrue de vos politiques et technologies de sécurité, d’accès à distance et de traversée de pare-feu.
Avec l’introduction de plus de technologies pour améliorer les réunions hybrides, les organisations devront faire attention à la maintenance. C’est là que les systèmes enregistrés dans le cloud et les services gérés peuvent prendre en charge la mise à jour dynamique des logiciels et des fonctionnalités. En ce qui concerne les salles elles-mêmes, l’accent est mis sur la flexibilité et le respect de votre stratégie à long terme. Les organisations doivent comprendre comment leurs salles sont utilisées et à quelle fréquence. Les outils de surveillance basés sur le cloud peuvent fournir ces informations analytiques et permettre aux organisations d’optimiser l’utilisation de leurs espaces de réunion. Ils doivent déterminer quelle plate-forme de collaboration est utilisée et si celle-ci a la capacité de se connecter à d’autres logiciels de conférence lorsque les équipes doivent se connecter avec des clients ou des partenaires.
En fin de compte, il s’agit de trouver les bonnes applications qui répondent aux besoins de votre entreprise, sont compatibles avec les services que vous utilisez et fonctionnent ensemble. Fournir un mélange de sécurité et d’accessibilité qui offre aux utilisateurs hybrides une expérience sécurisée et attrayante maintenant et à l’avenir.
Richard Evans est CTO chez Cinos.