Le meilleur logiciel de gestion de documents (DMS) permet à une équipe de suivre facilement et simplement les fichiers. Alors que l’idée d’un bureau sans papier devient plus courante, la gestion des documents devient de plus en plus importante. Cela est particulièrement vrai avec l’essor du stockage dans le cloud, car de nombreux fournisseurs de services peuvent également aider les organisations à partager et à synchroniser des documents.
Mais la gestion des documents ne consiste pas seulement à stocker des informations en ligne en toute sécurité. Il s’agit également de faciliter l’ensemble du processus de gestion des documents. Cela inclut des éléments tels que des modèles de marque, l’amélioration des flux de travail, l’utilisation d’outils de collaboration et la possibilité de trier des informations parfois très techniques. Et cela s’ajoute aux tâches générales telles que l’édition et la gestion de documents.
Meilleur logiciel de gestion de documents
Templafy
Fonctionnalités
Plusieurs options fédérales Intégrations CRM Unique Intégration DMS de connexion
Templafy est l’un des meilleurs outils de gestion de documents. Le système est destiné à rassembler des suites et des solutions bureautiques importantes que les entreprises utilisent au quotidien.
S’il y a une chose qui peut être ennuyeuse, c’est de devoir utiliser différents logiciels pour créer des documents pour la même marque. Cela peut prendre beaucoup de temps et être difficile à suivre, mais Templafy peut vous aider. Avec lui, vous pouvez créer une variété de fichiers dans le système et les gérer tous à partir d’un seul flux.
Le logiciel fonctionne sur une variété d’appareils et utilise le cloud pour vous permettre d’accéder à tous vos documents depuis votre ordinateur, tablette ou téléphone. Il existe également des contrôles automatiques de conformité et il est facile de donner des commentaires aux employés.
Avantages
Investir 2 à 4 heures pour se familiariser avec la fonctionnalité et l’administration Intégrations très solides à Microsoft Office et à d’autres applications bureautiques
Inconvénients
La double authentification peut être un peu gênanteIl n’y a aucun défaut dans ce produit.
M-Files
Fonctionnalités
Co-création Pas de dossiers Recherches plus rapides Intégrations ERP optimisées pour les mobiles Liens partageables
Lorsque vous ajoutez du contenu à M-Files, la plateforme le trie automatiquement en fonction de ce que c’est, pas seulement où vous voulez le stocker. Vos informations seront en sécurité si vous connectez votre réseau existant à l’IA de M-Files de manière sécurisée et automatique.
M-Files est idéal pour les grandes équipes qui ont besoin d’accéder à des documents à des moments différents. Si un membre de votre équipe a besoin d’un fichier qui a été téléchargé et enregistré par quelqu’un d’autre, il n’aura pas à parcourir différents dossiers pour savoir comment le fichier s’appelait. Si vous aimez cette application, vous pouvez lire plus d’informations sur le site officiel.
Avantages
Aucun problème avec les fichiers plus volumineux L’API REST pourrait avoir l’option de remplir les valeurs vides pour faciliter l’analyse.
DocuWare
Fonctionnalités
Indexation Cryptage Workflow Manager Archivage sécurisé Intégrité des documents
La gestion des documents s’effectue via le cloud avec DocuWare. Il en fait un lieu de travail numérique en combinant stockage cloud et bureautique. Cette approche sans papier de toutes les tâches de bureau est un autre exemple de la transformation numérique qui oriente de nombreux processus de nos jours.
DocuWare propose des services qui vous permettent de configurer un « flux de travail cloud » pour vos documents. Il permet d’acheter des services à petite échelle selon les besoins. Une fois les scénarios d’utilisation élaborés et la fiabilité prouvée, le service peut être mis à l’échelle pour un déploiement plus important.
Il existe également des applications mobiles qui peuvent être utilisées avec ce flux de travail. Ces applications vous permettent de faire des choses comme numériser des reçus en déplacement, approuver des factures afin qu’elles puissent être payées rapidement et signer des formulaires directement sur l’appareil.
Avantages
Bon OCREinterface Web facile à utiliserOutils de numérisation puissantsExcellent traitement des documents
Inconvénients
Certaines fonctionnalités supplémentaires seraient bienvenues. Un peu plus personnalisables.
eFileCabinet
Fonctionnalités
Déploiement dans le cloud Gestion des documents Optimisation mobile Déploiement sur site Intégrations logicielles intuitives Outil SideKick
eFileCabinet est l’un des meilleurs moyens de gérer les documents que vous pouvez acheter. Ils aident les particuliers, les propriétaires de petites entreprises et les grandes entreprises à organiser leurs données et fichiers en ligne. Leur solution vous aide à garder vos documents et fichiers en ordre, quel que soit leur nombre.
Vous pouvez rechercher des documents ou les trouver à l’aide de modèles de dossiers ou de noms de fichiers déjà configurés. eFileCabinet conserve également une liste de vos documents les plus utilisés dans un portefeuille afin que vous puissiez y accéder rapidement.
Avantages
Grande histoire Cadre fascinant Grands rebondissements Roman visuel Belles illustrations
Inconvénients
Certains cas ont des problèmes de rythme pourraient avoir plus d’action vocale
signNow
Fonctionnalités
Ajouter des champs à remplir Exporter des données Rechercher un éditeur de PDF Collaboration d’équipe Applications iOS et Android Branding
signNow est un outil intuitif Logiciel de signature et de gestion de documents apprécié des utilisateurs pour sa facilité d’utilisation et son faible prix. signNow est une solution simple pour des services de signature de documents abordables. En termes de fonctionnalités, il se compare bien aux grands noms de l’industrie, offrant des modèles illimités, de nombreuses intégrations, un stockage dans le cloud même sur le niveau le moins payé, une prise en charge multilingue, une piste d’audit, des rappels, etc.
Contrairement aux grands noms de la signature électronique tels que DocuSign et HelloSign, une fonctionnalité pratique offerte par signNow est un lien de signature direct unique. Lorsque vous téléchargez un document pour signature, vous n’êtes pas obligé de laisser le fournisseur envoyer un e-mail tiers à votre client demandant une signature.
Avantages
Possibilité de réattribuer un accord à une adresse e-mail.Modifier les modèles existants.
Inconvénients
Les options d’envoi flexibles en font une solution idéale dans toutes les situations nécessitant une signature
DocuWare
Fonctionnalités
Indexation Transformation de document Chiffrement Sur site et Workflow Manager basé sur le cloud Archivage sécurisé Intégrité des documents
Vous et votre personnel pouvez modifier ou ajouter des notes aux documents directement sur la plate-forme DocuWare. Vous ne pouvez pas faire cela avec tous les DMS de notre liste. Nous aimons DocuWare car il possède des fonctionnalités qui permettent de connecter facilement les employés qui travaillent à domicile et ceux qui n’ont pas de bureau. Depuis n’importe quel appareil, il est facile pour quiconque d’accéder au contenu à la maison ou en déplacement.
DocuWare est utilisé par plus de 12 000 entreprises dans plus de 90 pays pour gérer leurs documents. Avec un bilan comme celui-là, vous pouvez être sûr que l’entreprise est réelle. Il peut être utilisé pour les propositions de contrat, les processus financiers et les tâches RH, entre autres.
Avantages
OCR est très bonSoutienFacilité d’utilisation
Inconvénients
Certaines fonctionnalités supplémentaires seraient niceUn peu plus personnalisable
Hightail
Fonctionnalités
Contrôles d’accès/Autorisations Tableau de bord d’activité Suivi d’activité Alertes/Notifications Contrôle des processus d’approbation Archivage et conservation Piste d’audit
Hightail est un outil de gestion des documents qui est utilisé pour partager et travailler ensemble. D’autres DMS sur le marché ont également des moyens de partager des fichiers, mais Hightail va encore plus loin. Ce service fonctionnera bien si vous avez besoin d’envoyer des fichiers volumineux en toute sécurité.
Il est facile de partager en toute sécurité. Faites glisser un fichier depuis votre ordinateur ou un service de stockage cloud vers votre compte Hightail, ou téléchargez-le. Entrez les informations sur la personne avec qui vous souhaitez les partager et un e-mail sera envoyé à cette personne. Montrez à l’équipe une présentation vidéo, puis obtenez immédiatement leurs commentaires.
Avantages
Gestion du contenu, de la communication, des espaces et des projets en général. Contrôle des processus, des tâches et des activités entre les différents membres des équipes.
Inconvénients
Il n’y a pas de grande possibilité d’adapter le logiciel.Une courbe d’apprentissage assez lente.
MasterControl
Fonctionnalités
Automatisation Contrôle des documents Suivi Collaboration Risques et atténuation
MasterControl est un DMS conçu pour les entreprises qui se soucient le plus de la sécurité. Dans certaines industries, les entreprises doivent suivre des règles très strictes. MasterControl connaît ces soucis de conformité et a créé une solution de gestion des documents qui répond à toutes les exigences de sécurité.
Ils vous permettent de suivre les changements et les changements qui ont été apportés. Ceci est très utile, surtout si une certaine personne a besoin de consulter un document. Vous pouvez définir une date et une heure et également envoyer des rappels. MasterControl peut également limiter les modifications en fonction de qui a accès au fichier. Vous avez un contrôle total sur qui peut modifier un document et qui ne le peut pas.
Avantages
MasterControl supprime les besoins en étagères de reliures sur plusieurs sites.
Inconvénients
Leur nouveau rédacteur de rapport n’est pas encore convivial. sécurité et conformité Les solutions préconfigurées réduisent le temps de mise en œuvre de quelques semaines à quelques jours Indispensables pour chaque solution de bureautique
Quel est le meilleur logiciel de contrôle de documents ?
Templafy M-Files DocuWare eFileCabinet signNow
FAQ
Qu’est-ce qui fait un excellent système de gestion de documents ?
Le meilleur système de gestion de documents intègre une gestion des processus métier et une automatisation des flux de travail au niveau de l’entreprise qui envoie les documents là où ils doivent aller. De plus, vous pouvez créer vos propres processus et les contrôler comme bon vous semble.
Quel est l’élément le plus important des systèmes de gestion de documents ?
Les administrateurs doivent pouvoir définir des autorisations pour chaque utilisateur pour que le logiciel de gestion de documents soit utile. Les autorisations permettent à certains utilisateurs de voir les fichiers et de les modifier, tandis que d’autres ne peuvent même pas voir ces fichiers dans le système.
Quels sont les éléments essentiels de la gestion des documents ?
Un bon DMS a des des fonctionnalités telles que le contrôle des personnes autorisées à accéder aux documents, le contrôle de la manière dont les versions sont enregistrées, le suivi, la collaboration en temps réel, la protection par mot de passe, les alertes en temps réel, etc. La conservation des fichiers dans le cloud garantit qu’ils ne se perdent pas et que les bonnes personnes peuvent y accéder rapidement.