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Excel est un puissant outil d’analyse de données. Il peut être utilisé pour la gestion des données, la transformation des données et même la modélisation financière.
Dans cet article de blog, nous vous donnerons 7 astuces pour la gestion des données dans Excel. Ces conseils vous aideront à organiser vos données, à faciliter leur analyse et à améliorer votre flux de travail.
Regardons !
Quels sont les conseils pour la gestion des données dans Excel ?
Utiliser la validation des donnéesOrganiser les données dans des tableauxUtiliser les fonctionnalités de tri et de filtrage des données pour l’analyse des donnéesTirer parti des macros et des scripts VBA capacitésUtilisez des plages nommées pour faciliter la référence des données dans les feuilles de calculAutomatisez les mises à jour des données avec des actualisations de tableaux croisés dynamiques ou des fonctionnalités de conversion de texte en colonnesExploitez la vérification des erreurs de formule outils
Lisez la suite pour en savoir plus sur chacun d’eux !
1. Utiliser la validation des données
La validation des données est un excellent moyen de garantir la qualité et l’exactitude des données dans Excel. Il vous permet de définir des règles que les données doivent respecter avant d’être acceptées dans la feuille de calcul.
Vous pouvez utiliser la validation des données pour tout, du formatage des entrées de données (comme les dates) à la définition de limites sur les plages de nombres ou la longueur des caractères.
Voici pourquoi j’adore : la validation des données peut également obliger les utilisateurs à sélectionner parmi une liste fixe d’options via une liste déroulante à choix multiples !
Maintenant, pourquoi est-ce si important ? ?
Eh bien, la plupart des travaux Excel dépendent fortement de l’utilisation de formules ! Cela nécessite que toutes les données soient exactes. Si vos données ne sont pas valides, vous ne pouvez pas faire confiance aux résultats de vos formules-et la validation des données permet d’éviter que cela ne se produise.
La véritable puissance de la validation des données intervient lorsqu’il est nécessaire de saisie de données fastidieuse.
La gestion des données via la validation de données intégrée simplifie les choses si vous utilisez Excel pour le stockage de données comme une simple base de données.
2. Organiser les données dans des tableaux
L’utilisation de tableaux de données est un excellent moyen d’organiser les données dans Excel. Cela aide à garder les données organisées et peut faciliter la recherche de ce dont vous avez besoin lorsque vous travaillez avec de grands ensembles de données.
La création de tableaux de données permet également des plages de données dynamiques, ce qui signifie que si vous ajoutez des données, le tableau se développera pour l’inclure automatiquement !
De plus, vous n’avez pas besoin de mettre à jour manuellement les plages de données dans les formules, car les tables de données ajustent automatiquement les formules.
Avoir votre les données stockées dans des tables sont également visuellement utiles, car les tables permettent de séparer les cellules de manière plus organisée et plus facile à lire.
Si vous êtes familier avec les bases de données relationnelles, vous saurez que le fait d’avoir des tables séparées à des fins différentes est important. Assurez-vous simplement que chaque table possède des clés primaires communes, comme dans une base de données relationnelle !
3. Utilisez les fonctionnalités de tri et de filtrage des données pour l’analyse des données
Un autre bon conseil à connaître pour tous les utilisateurs d’Excel est de trier vos données !
Trier les données
Trier les données dans Excel est un excellent moyen de vous aider à analyser rapidement les données en les organisant à l’aide de critères spécifiques, tels que l’ordre alphabétique ou numérique, et peut également être utilisé pour regrouper les données en catégories.
Filtrage des données
Le filtrage des données est un autre outil utile de gestion des données. Cette fonctionnalité vous permet de masquer les données qui ne sont pas pertinentes pour votre analyse et de vous concentrer sur les données utiles.
Cela contribue à rendre les données plus gérables, ainsi qu’à améliorer la précision et la qualité globale des données. Avec un filtrage approprié de votre ensemble de données, vous serez en mesure de présenter les données d’une manière plus présentable.
Toutefois, notez que toutes les données existantes sont toujours conservées, car le filtrage dans Excel ne supprime pas enregistrements.
4. Tirez parti des macros et des capacités de script VBA
Si vous prévoyez de gérer de grandes quantités de données, n’oubliez pas d’utiliser les macros et les capacités de script VBA dans Excel !
Macros Excel
Les macros sont un excellent moyen de simplifier les tâches de saisie ou de manipulation de données en enregistrant les étapes pour automatiser le processus.
Cela peut faire gagner du temps, car les utilisateurs n’auront pas à se déplacer via les mêmes processus fastidieux de saisie ou de manipulation de données à chaque fois.
VBA (Visual Basic pour Applications)
Les scripts VBA (Visual Basic pour Applications) sont également utiles pour la gestion des données ! VBA est inclus dans toutes les dernières versions de Microsoft Excel, et c’est un code écrit qui peut être exécuté pour accomplir vos tâches ennuyeuses.
VBA vous permet de créer des fonctions personnalisées et des règles de validation des données. Cela peut aider à automatiser davantage les tâches liées aux données et rend la saisie ou la manipulation des données encore plus facile.
En fait, VBA est un bon remplacement pour les calculs complexes non reproductibles dans vos formules Excel.
5. Utilisez des plages nommées pour faciliter la référence des données entre les feuilles de calcul
Cette astuce suivante est l’une des moins connues avec Excel.
Saviez-vous que les données peuvent être référencées sur plusieurs feuilles de calcul à l’aide plages nommées ?
Les plages nommées sont un excellent outil de gestion de données pour Excel. Il vous permet de donner des noms aux plages de données, ce qui facilite la référence aux données d’autres feuilles de calcul sans utiliser de formules complexes ou de références de cellules.
Par exemple, vous pouvez créer une plage nommée pour les données dans la section”Ventes”. » Feuille de calcul Excel, puis consultez-la à partir de la feuille de calcul « Revenu ». Cela élimine le besoin de duplication de données ou de saisie manuelle des données.
Les plages nommées sont également utiles lorsqu’il s’agit de formules de données. Ils facilitent grandement les références de données, car tout ce que vous avez à faire est de saisir le nom de la plage de données au lieu d’avoir à vous souvenir des références de cellule.
6. Automatisez les mises à jour des données avec des actualisations de tableaux croisés dynamiques ou des fonctionnalités de texte en colonnes
Une autre astuce de gestion des données pour Excel que vous devez connaître consiste à automatiser les mises à jour de données avec des actualisations de tableaux croisés dynamiques ou des fonctionnalités de texte en colonnes.
Actualisations automatisées des tableaux croisés dynamiques
Les tableaux croisés dynamiques sont un excellent moyen de résumer rapidement les données, de fournir des options de filtrage avancées et d’analyser de grands ensembles de données. Cependant, ils doivent être mis à jour périodiquement pour refléter tout changement dans l’ensemble de données.
Vous pouvez facilement automatiser les mises à jour des données avec la fonction d’actualisation du tableau croisé dynamique. Cela garantira que vos données sont toujours à jour et exactes.
Text-to-Columns
La fonction text-to-columns est également utile pour la gestion des données dans Excel. Il vous permet de diviser rapidement les données en colonnes séparées en fonction d’un ensemble de critères, tels qu’une virgule, une tabulation ou un espace.
Cela peut économiser beaucoup de temps et d’efforts lorsqu’il s’agit de gros ensembles de données.
7. Tirez parti des outils de vérification des erreurs de formule
Les outils de vérification des erreurs de formule sont également un excellent moyen de déboguer les erreurs qui surviennent lors du calcul de formules de données complexes dans Excel.
Par exemple, vous pouvez utilisez le bouton Vérification des erreurs dans l’onglet Formule du ruban Excel pour analyser votre feuille de calcul Excel à la recherche d’éventuelles erreurs.
Si vous êtes toujours confus, vous pouvez également utiliser le Retracer l’erreur dans l’onglet Formule du ruban Excel pour retracer l’origine de l’erreur.
Vous pouvez également essayer le bouton Retracer les antécédents ou Tracer les personnes à charge pour afficher des flèches sur votre feuille de calcul afin de voir le flux de votre formule.
Ces outils intégrés de vérification des erreurs peuvent vous aider à déboguer rapidement les erreurs de formule de données et à économiser beaucoup de temps et d’efforts.
Questions connexes
Qu’est-ce que la gestion des données dans Excel ?
La gestion des données dans Excel est le processus d’organisation et de gestion des données stockées dans un Spreads Microsoft Excel heet. Cela implique la collecte, le stockage, le tri, l’analyse, le nettoyage, la transformation, la validation et la mise à jour des données pour garantir l’exactitude et la convivialité.
Quels sont les conseils de gestion des données pour Excel ?
Quelques données les conseils de gestion pour Excel incluent l’utilisation de règles de validation des données pour éviter les erreurs de saisie de données, l’utilisation des macros VBA pour l’automatisation, la création de plages nommées pour les références de données dans les feuilles de calcul, l’automatisation des mises à jour des données avec des actualisations de tableaux croisés dynamiques ou des fonctionnalités de conversion de texte en colonnes et l’exploitation des erreurs de formule. outils de vérification.
Ces conseils de gestion des données peuvent aider à rendre la saisie et l’analyse des données Excel plus gérables et efficaces.
Réflexions finales
La gestion des données dans Excel est un élément important partie du travail avec les données. En utilisant les 7 conseils de gestion des données décrits dans cet article, vous pouvez vous assurer que vos données sont organisées, à jour et exactes.
J’espère que cet article a été utile pour vos besoins de gestion de données Excel. Merci d’avoir lu !