Une procédure est un moyen bien connu de faire quelque chose pour que le résultat puisse être prédit. Une procédure est tout ce que les membres de votre équipe font dans le cadre de leur travail régulier. Les organisations normalisent et écrivent des procédures pour rendre les employés plus productifs et obtenir des résultats prévisibles. Les procédures opérationnelles standard sont également le nom d’un ensemble de procédures écrites (SOP). La plupart du temps, ceux-ci se trouvent dans une base de connaissances interne. Dans cet article, nous allons vous apprendre à rédiger des procédures.
Comment rédiger des procédures
Voici quelques étapes pour vous aider à rédiger des procédures pour votre entreprise :
Sélectionnez une procédure
Si vous rédigez plusieurs procédures pour une entreprise, réfléchissez à celle par laquelle vous souhaitez commencer. Vous pouvez d’abord écrire une procédure pour un processus important, ou vous pouvez commencer par écrire une procédure pour une petite tâche. Par exemple, si vous rédigez un ensemble de procédures pour une société de production, vous pouvez commencer par rédiger une procédure pour une seule machine, puis passer à la rédaction de procédures pour l’ensemble du service. Cela peut vous aider à vous entraîner davantage et à vous améliorer dans la rédaction des étapes.
Après avoir choisi le processus sur lequel vous souhaitez écrire, réfléchissez à qui est un expert en la matière. ce sujet. Si vous rédigez des instructions pour une tâche que vous avez déjà effectuée, vous disposez peut-être de nombreuses informations utiles. Si vous êtes un responsable qui rédige des procédures pour rendre votre équipe plus efficace, vous voudrez peut-être parler aux personnes qui effectuent les tâches actuellement. Par exemple, si vous êtes responsable d’une équipe marketing, vous pouvez discuter avec le graphiste de la façon dont il crée un logo. Quelqu’un qui a déjà fait le travail peut souvent donner des instructions et des conseils étape par étape.
Avant de commencer votre processus, vous voudrez peut-être parler aux personnes qui effectuent le processus ou les tâches. Vous pouvez leur envoyer un e-mail, les appeler ou organiser une réunion pour vous aider à recueillir des informations pour la procédure.
Pensez à votre public
Avant de rédiger votre procédure, vous devrait penser à qui le lira. Le contenu peut changer en fonction de qui il est destiné. Par exemple, si vous écrivez pour des experts dans le domaine, vous pouvez utiliser des mots et des idées plus complexes. Si vous écrivez pour de nouveaux employés ou des professionnels extérieurs à l’entreprise, vous voudrez peut-être définir plus de termes, ajouter plus de graphiques et rendre les étapes encore plus faciles à suivre.
Rédigez une introduction
Une fois que vous savez pour qui vous écrivez, vous pouvez commencer à rédiger votre introduction. Habituellement, il s’agit d’un ou deux paragraphes. Vous pourriez dire qui doit suivre la procédure et quand au début. Vous pouvez également dire pourquoi la procédure est importante et comment elle peut aider les membres de votre équipe.
Créez une liste de ressources ou de matériel
Faites une liste de tous les matériaux et ressources que quelqu’un devra faire la tâche ci-dessous l’introduction. Par exemple, si vous rédigez une procédure pour une entreprise de peinture, vos matériaux peuvent inclure de la peinture, un pinceau, un rouleau et un équipement de sécurité. La liste de ressources indique aux professionnels ce dont ils ont besoin pour se réunir avant de pouvoir suivre les instructions.
Dans cette section, vous pouvez également ajouter des informations numériques ou d’autres ressources. Par exemple, vous pouvez ici rappeler aux membres de l’équipe s’ils ont besoin d’un mot de passe ou d’un code d’accès numérique. Si les membres de l’équipe ont d’autres questions, vous pouvez également leur donner un lien vers une vidéo explicative ou d’autres ressources externes.
Vous pouvez commencer à écrire les étapes et instructions sous « Ressources ». Vous pourriez travailler avec les personnes qui font le travail pour vous aider à comprendre ces étapes. Et vous pourriez commencer par faire une liste générale des étapes. Vous pouvez modifier l’ordre des étapes et ajouter plus d’informations par la suite.
Ajouter des éléments visuels
Les graphiques, tableaux et diagrammes peuvent aider à expliquer des informations difficiles à comprendre. Pensez à ajouter des images aux étapes difficiles à comprendre. Par exemple, vous pouvez montrer aux membres de l’équipe plus d’informations sur une procédure en utilisant des images avec des flèches étiquetées.
Revoir et réviser l’écriture
Après avoir écrit vos étapes et instructions, vous pourriez envie de revenir en arrière et de les réparer. Essayez de rendre votre écriture aussi facile à comprendre et utile que possible. Vous pouvez écrire des instructions claires en utilisant des mots d’action et des phrases courtes.
Effectuez un test de procédure
Vous pouvez demander à quelqu’un de lire et de suivre les instructions dans le cadre d’un test de procédure pour vous aider à comprendre ce qui doit être changé. Selon la tâche, vous pouvez effectuer la procédure vous-même ou demander à un membre de votre équipe de le faire. Cela peut vous aider à modifier l’ordre des étapes et à voir où vous devrez peut-être ajouter une étape pour clarifier le processus.
Demandez des commentaires
Après avoir testé votre procédure, vous souhaiterez peut-être obtenir des commentaires de plusieurs sources. Tout d’abord, vous pouvez demander aux professionnels qui effectuent souvent la tâche ce qu’ils en pensent. Ils pourraient donner des suggestions ou ajouter des informations pour aider à enseigner. Ensuite, vous pourriez demander conseil à un membre de l’équipe qui ne fait pas souvent cette tâche. Ils peuvent poser des questions ou signaler des parties qui nécessitent plus d’explications.
Apportez les derniers ajustements et répétez si nécessaire
Vous pouvez apporter des modifications en fonction des commentaires que vous avez reçus. Cela peut vous aider à affiner le processus et à obtenir de meilleurs résultats. En fonction de la quantité de modifications que vous avez apportées, vous souhaiterez peut-être tester à nouveau ou obtenir plus de commentaires. Vous pouvez utiliser cette méthode pour faire d’autres choses dans votre entreprise.
FAQ
Que doit contenir un manuel de procédures ?
D’après ce que les gens vous ont dit, vous peut apporter des modifications. Cela peut vous aider à obtenir de meilleurs résultats et à affiner le processus. En fonction de la quantité de modifications, vous devrez peut-être tester à nouveau ou obtenir plus de commentaires. Vous pouvez utiliser cette méthode pour faire d’autres choses dans votre entreprise.
Quelles sont les six procédures ?
Contrôle des documents, Contrôle des enregistrements, Audit interne, Action corrective, Action préventive, et Contrôle des produits non conformes sont les six procédures. Six procédures sont le contrôle des documents, le contrôle des enregistrements, l’audit interne, les actions correctives, les actions préventives et le contrôle des produits non conformes.