Les systèmes informatiques que vous choisissez doivent fonctionner pour votre entreprise, et lorsqu’ils ne fonctionnent pas comme ils le devraient, cela peut entraîner une foule de problèmes pour votre productivité et votre rendement. Des processus plus lents et des délais non respectés peuvent rendre le personnel et les clients mécontents. La technologie doit s’ajouter aux processus de votre entreprise plutôt que de les entraver et de provoquer de la frustration.
Par conséquent, il est essentiel pour le succès de votre entreprise d’établir un dossier pour ce dont vous avez besoin de vos systèmes informatiques et de vos fournisseurs. Comprendre où vous avez besoin de vos investissements et pourquoi cela vous sera bénéfique lorsque vous choisirez la technologie adaptée à votre entreprise en fonction de décisions calculées. Prédire les avantages des mises à niveau technologiques peut être difficile, mais en élaborant une analyse de rentabilisation, vous pouvez explorer chaque exigence et les résultats potentiels, qu’ils soient positifs ou non.
Investir du temps dans des recherches approfondies peut conduire à investissements plus sûrs. Ici, nous avons créé un guide pour créer l’analyse de rentabilisation parfaite pour vos besoins informatiques.
Comprendre ce qui doit changer
En identifiant les problèmes que vous rencontrez actuellement avec votre informatique concernant votre entreprise, vous peut commencer à définir un plan de changement clair. Comprendre où se situent les pièges de vos systèmes de gestion actuels peut être le remède à vos problèmes commerciaux. Par exemple, cela peut être aussi simple que les systèmes sont efficaces pour votre travail, mais un manque de formation est à l’origine erreurs – alors vous voudrez peut-être envisager de fournir une assistance afin de tirer le meilleur parti de votre technologie. D’autres problèmes peuvent être une technologie obsolète qui ralentit ou complique les processus. L’analyse des faiblesses au sein de l’assistance informatique de votre entreprise est la première étape dans l’exploration de stratégies d’amélioration.
Étant donné que différentes parties de votre entreprise peuvent utiliser des systèmes pour diverses raisons, il est important de discuter des problèmes avec des collègues de l’ensemble de l’entreprise.–Cela peut vous donner un aperçu plus approfondi des problèmes qui doivent être corrigés et des problèmes courants qui peuvent survenir dans tous les domaines.
Passez ensuite du temps à quantifier ces problèmes. Combien de temps faut-il pour résoudre chaque problème ? Quels problèmes monétaires les retards causent-ils ? Et combien de personnes dans l’entreprise souffrent des mêmes problèmes ? En analysant quantitativement vos problèmes informatiques, vous pouvez commencer à hiérarchiser les changements afin de produire une analyse de rentabilisation plus efficace pour le changement. Cela aidera également à signaler les impacts négatifs et positifs de tout changement effectué, car vous pourrez comparer ces chiffres avant et après. Cela vous permettra de mieux comprendre ce qui fonctionne pour votre entreprise et la meilleure façon de procéder.
Recherche
Une fois que vous avez défini les changements à apporter fait, il est important de faire vos recherches sur vos options et solutions. C’est le bon moment pour contacter des experts du secteur et mener votre propre étude de marché sur la manière dont d’autres entreprises résolvent des problèmes similaires afin de mieux comprendre les solutions potentielles dont vous disposez.
Cette étude n’est pas seulement importante pour résoudre les problèmes initiaux, mais il est également utile pour l’efficacité et les mesures de réduction des coûts de votre entreprise. Plutôt que de choisir le premier correctif disponible pour vos problèmes, la compilation d’une liste de fournisseurs de solutions et de leurs services vous fera gagner du temps et de l’argent à long terme.
Il est également important de savoir quand les changements ne sont pas nécessaire. Les problèmes décrits peuvent être le produit d’autres facteurs internes qui peuvent être modifiés sans qu’il soit nécessaire de mettre à jour ou de modifier les systèmes ou les fournisseurs. Les problèmes peuvent être dus à une erreur humaine plutôt qu’à un problème informatique. Par exemple, vous souhaiterez peut-être proposer une formation Microsoft 365 si des problèmes surviennent régulièrement avec de nouveaux employés, mais moins avec des employés expérimentés, ou si un nouveau rôle est potentiellement nécessaire au sein de l’entreprise si un processus prend la majorité de la charge de travail, laissant les délais inachevés.
L’élaboration d’une analyse de rentabilisation optimise votre efficacité et, à ce titre, passer du temps à rechercher des solutions, plutôt que d’essayer d’acheter une solution à vos problèmes commerciaux, peut être la solution la plus efficace.
Communiquer
Après avoir étudié vos options, il est temps de suivre vos meilleurs choix. L’utilisation de démos dans différents domaines de votre entreprise et l’obtention des commentaires des employés peuvent vous permettre de mieux comprendre la direction dans laquelle vous devez aller. Parler à différents fournisseurs et leurs offres forfaitaires peut vous donner un meilleur aperçu des attentes financières de chaque changement..
La technologie de suivi peut vous donner une vision réaliste de l’efficacité de chaque système et outil. Les démos logicielles peuvent vous aider à présélectionner votre analyse de rentabilisation tout en vous permettant de créer un calendrier réaliste pour le changement. Vous obtiendrez une expérience de première main avec les interfaces et apprendrez si le logiciel nécessite une personnalisation pour votre entreprise, une formation interne ou d’autres ressources en cas d’investissement. Cela peut vous donner un aperçu clair des perturbations ou des complications auxquelles vous pouvez vous attendre, comme ainsi qu’une meilleure compréhension de l’impact à long terme du changement.
Quel sera le résultat ?
Il est alors important d’établir les retours potentiels sur investissement et vos propres attentes à l’égard de tout changement apporté. Être clair sur ce que vous attendez de l’investissement dans vos besoins informatiques vous aide non seulement à établir un dossier pour les changements, mais cela peut également vous donner un point à partir duquel analyser les progrès. Il est essentiel que vous établissiez des normes par lesquelles vous mesurez le succès.
Les investissements doivent donner des résultats positifs, à la fois monétairement et autrement. Comment apporter des changements améliorera-t-il les bénéfices, les relations avec les clients, les commentaires des clients et l’efficacité globale ? De même, prédisez-vous une influence négative de l’investissement dans les nouvelles technologies-et si oui, l’emportent-elles sur les rendements positifs, et comment y remédier ? Par exemple, vous devrez peut-être externaliser la formation des employés plutôt que de la mener en interne, cependant, cet investissement pourrait conduire à une amélioration du moral et de la productivité des employés.
Vous devrez également définir le délai dans lequel vous vous attendez pour voir un retour positif. Il est important que les attentes de votre entreprise correspondent aux résultats réalistes, afin que les investissements puissent être faits judicieusement.
Construire une analyse de rentabilisation peut ne pas sembler compliqué, mais cela peut être vital pour la progression de votre entreprise. L’identification des problèmes et l’établissement d’un plan d’action pour les corriger impliquent des recherches et une communication dans toute l’entreprise afin de fournir la stratégie la plus efficace et la plus complète qui profite à tous.
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Barry O’Donnell est directeur de la technologie chez TSG.