Wie bewahren Sie Ihre wichtigsten Dokumente auf? Haben Sie einen Ordner mit Ihrer Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Sozialversicherungskarte und anderen wichtigen Unterlagen?
Wenn ja, ist es Zeit für ein Upgrade. Das Aufbewahren von Papierdokumenten kann eine hervorragende Möglichkeit sein, Aufzeichnungen zu führen, aber es öffnet auch die Tür für Beschädigungen, Verlust, Diebstahl oder andere Probleme. Tippen oder klicken Sie hier für Fehler, die Ihre Identität gefährden.
Aber wie sichern Sie wichtige Dokumente und Aufzeichnungen? Wenn Sie sie digitalisieren, können Sie genau das tun – und gleichzeitig schnellen und sicheren Zugriff auf digitale Kopien Ihrer Dateien erhalten. Schauen wir uns an, wie Sie Ihre Dokumente digitalisieren können, präsentiert von unserem Sponsor IDrive. Erhalten Sie 5 TB sicheres Cloud-Backup für 50 % Rabatt auf IDrive.com.
Vorteile der Digitalisierung wichtiger Dokumente
Wie bereits erwähnt, stellt die Digitalisierung von Dokumenten sicher, dass Sie immer eine Kopie zur Hand haben, wenn die Originalunterlagen beschädigt werden, verloren gehen oder gestohlen werden. Aber es gibt noch viele andere Gründe, Ihre Dokumente zu digitalisieren.
Zum Beispiel gibt es Situationen, in denen Sie einen Versicherungsnachweis vorlegen oder Ihre Identität nachweisen müssen. Mit digitalen Kopien Ihrer Aufzeichnungen haben Sie von praktisch überall aus einfachen Zugriff auf die erforderlichen Unterlagen oder Dokumente, da Sie von Ihrem Telefon oder Computer aus darauf zugreifen können.
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Das Erstellen einer digitalen Kopie Ihrer Dokumente trägt auch zu deren Sicherheit bei. Sie können mit Kennwörtern und Verschlüsselung steuern, wer Zugriff auf diese Dateien erhält. Jeder kann in Ihren Unterlagen stöbern – aber nicht jeder kann auf eine sichere digitale Datei zugreifen.
Digitale Dokumente machen es auch einfach, schnell zu finden, was Sie brauchen, oder bei Bedarf Anmerkungen zu machen. Sie können die benötigten Unterlagen kommentieren und finden, indem Sie suchen oder auf den richtigen Ordner klicken.
So digitalisieren Sie Ihre Dokumente
Verwenden Sie einen Scanner
Eine der einfachsten Möglichkeiten, Dokumente zu digitalisieren, ist die Verwendung eines Scanners. Unser Sponsor, die EcoTank-Linie von Epson, bietet Scanner, Drucker und Kopierer in einem Gerät an. Diese kompakten Maschinen verfügen je nach Modell über WLAN-und Ethernet-Konnektivität, Farb-Touchscreens, sprachaktivierte Steuerungen und viele andere Funktionen.
Wenn Sie viele mehrseitige Dokumente scannen müssen, können Sie sich für den EcoTank ET-4760 entscheiden, der das Scannen mehrseitiger Dokumente und einen automatischen Dokumenteneinzug bietet. Es gibt EcoTank-Optionen mit Flachbettscannern, die auch für Scananforderungen mit geringerem Volumen geeignet sind. Tippen oder klicken Sie hier, um den EcoTank auf Lager zu finden.
Verwenden Sie eine App
Kein Scanner? Es gibt Apps, mit denen Sie stattdessen Dokumente scannen können. Sie sind nicht alle so benutzerfreundlich wie das Einziehen von Dokumenten in einen physischen Scanner, aber sie funktionieren trotzdem gut.
Nehmen Sie zum Beispiel Adobe Scan. Diese App macht es einfach, alles direkt von Ihrem Telefon aus zu scannen. Sie können Dokumente, Formulare, Visitenkarten und Whiteboards in hochwertige Adobe PDF-Dateien konvertieren. Es bietet auch verschiedene Aufnahmemodi, damit Ihre Scans jedes Mal so klar wie möglich sind.
Das Einzigartige an Adobe Scan ist, dass Adobe Sensei verwendet wird, um handschriftlichen oder gedruckten Text auf den von Ihnen gescannten Dokumenten zu erkennen und zu schärfen. Es entfernt auch störende Elemente wie Spiegelungen und Schatten, sodass Ihre gescannten Dokumente leicht lesbar sind.
Es ist super einfach zu bedienen. Sie öffnen einfach die App, warten auf die Erfassung des Scans und tippen auf die Miniaturansicht, um Ihren Scan anzuzeigen oder zu bearbeiten. Sie können Adobe Scan für iOS herunterladen, indem Sie hier tippen oder klicken. Benötigen Sie Adobe Scan für Android? Tippen oder klicken Sie hier, um es herunterzuladen. Oder , klicken Sie auf den entsprechenden Link im gelben Feld unten.
Es gibt auch Genius Scan, eine App, mit der Sie Dokumente oder Dateien mit mehreren Seiten einfach im Stapel scannen können. Um Genius Scan zu verwenden, müssen Sie lediglich ein beliebiges Dokument vor die Kamera Ihres Geräts halten. Die App erkennt automatisch Papier vor dem Hintergrund und scannt es.
Einer der Hauptvorteile ist, dass das gescannte Dokument bei Bedarf auch zugeschnitten und das Ergebnis bereinigt wird. Ein weiterer Grund ist, dass Sie Dutzende von Seiten in Sekundenschnelle scannen können. Möchten Sie Genius Scan für iOS herunterladen? Tippen oder klicken Sie hier. Benötigen Sie Genius Scan für Android? Tippen oder klicken Sie hier, um es herunterzuladen.
Sie können auch Microsoft Office Lens ausprobieren. Es ist eine Scanner-App für Ihr mobiles Gerät, die Ihre gescannten Dokumente scannt, zuschneidet, verbessert und lesbar macht. Das Einzigartige an Office Lens ist, dass Sie damit auch Bilder in PDF-, Word-und PowerPoint-Dateien konvertieren können. Sie können sogar Bilder in OneNote oder OneDrive speichern.
Möchten Sie Microsoft Office Lens ausprobieren? Tippen oder klicken Sie hier, um die App für iOS herunterzuladen. Tippen oder klicken Hier können Sie die App für Android herunterladen.
Speichern Ihrer digitalen Dokumente
Sobald Sie alle Ihre Dokumente gescannt haben, müssen Sie die Kopien sicher aufbewahren. Sie können Ihre Dateien auf Ihrer lokalen Festplatte oder einem USB-Flash-Laufwerk speichern oder eine sicherere und hochtechnologische Option verwenden.
Unser Sponsor IDrive bietet Online-Cloud-Sicherung und-Speicherung, perfekt zum Speichern und Zugreifen auf wichtige Dokumente. Das Schöne an der Nutzung eines Dienstes wie IDrive ist, dass Ihre gescannten Dokumente von überall aus zugänglich sind. Sie können sich anmelden und bei Bedarf darauf zugreifen.
Sie können alle Ihre Dokumente von jedem Gerät aus in einem Konto sichern.
Lassen Sie den mageren kostenlosen Speicherplatz hinter sich, den Sie von Big-Tech-Unternehmen erhalten. Sie können darauf vertrauen, dass IDrive all Ihre wichtigsten Dokumente sicher aufbewahrt. Tippen oder klicken Sie hier, um ein Jahr Cloud-Backup mit 90 % Rabatt zu erhalten – nur 7,95 $ für Ihr erstes Jahr.
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