Die Welt der Hybrid-Meetings, des Hybrid-Arbeitens, der Meetings, Webinare und Live-Events ist fest auf uns gerichtet. Ab heute haben Organisationen drei Möglichkeiten, eine neue Videokonferenz in Microsoft Teams zu erstellen: Meetings, Webinare und Live-Events. In diesem Artikel gebe ich Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Funktionen jeder Option und gebe Empfehlungen und Anleitungen, wann Sie sie verwenden sollten.
Inhaltsverzeichnis
Best Practices für die Durchführung eines Microsoft Teams-Meetings, Live-Events oder Webinars
Microsoft Teams ermöglicht Organisationen die Einrichtung von Hybrid-Meetings. „Hybrid“ bedeutet hier einfach, dass wir mindestens einen Remote-Teilnehmer als Hybrid-Meeting betrachten können. Der größte Rat, den ich Ihnen in Bezug auf Hybrid-Meetings geben kann, ist sicherzustellen, dass Sie das Beste aus der asynchronen Kommunikation machen.
Asynchrone Kommunikation
Wenn ein Teil Ihres Teams oder Ihrer Teilnehmer währenddessen im Büro arbeitet andere sind remote, es ist einfach, entfernte Teilnehmer so zu behandeln, als wären sie nicht engagiert. Um zu verhindern, dass sie sich von wichtigen Gesprächen ausgeschlossen fühlen, sollten Sie eine asynchrone Denkweise annehmen. In der Praxis können Sie, anstatt ein Meeting vor Ort zu veranstalten, ein Microsoft Teams-Meeting online durchführen und alle aktiv einbeziehen.
Informationen im Voraus sammeln
Wenn Sie vor Beginn der Besprechung Informationen von Ihren Kollegen sammeln, haben Sie Zeit, sich auf Antworten vorzubereiten. Auf diese Weise können Sie Ihr Meeting auch auf die Fragen und Anforderungen der Teilnehmer zuschneiden. Gegebenenfalls sollten Sie wichtige Notizen oder Besprechungsergebnisse versenden, sofern dies erforderlich ist.
Übersetzung und Transkription
Mit Microsoft Teams-Meetings können Sie Übersetzungs-und Transkriptionsdienste für Ihre Meetings aktivieren. Als Schwerhöriger hilft mir das sehr.
Meeting-Richtlinien
Sie sollten Richtlinien festlegen, bevor Sie Meetings, Webinare oder Live-Events durchführen, um sicherzustellen, dass Ihre Organisation das richtige Maß an Kommunikation zu und von den Teilnehmern zulässt. Möglicherweise möchten Sie nicht, dass 1.000 Benutzerteilnehmer die Stummschaltung aufheben dürfen.
Verschiedene Teile der Welt haben unterschiedliche Toleranzniveaus, wenn es darum geht, außer der Reihe zu sprechen, Haustiere bellen zu lassen, ihre Kinder zu disziplinieren usw. Ich habe eine endlose Liste von Dingen, die ich während meiner Zeit gesehen und gehört habe Bereitstellung und Teilnahme an Sitzungen. Am meisten erschrak ich jedoch, als jemand sein Handy mit auf die Toilette nahm. Huch!
Glücklicherweise ermöglicht Microsoft Teams den Organisatoren von Meetings, alle Teilnehmer stumm zu schalten. Sie können auch textbasierte Fragen und Antworten bereitstellen, auf die Sie privat oder öffentlich antworten können.
Mit Microsoft Teams können Sie alle Mikrofone oder Kameras der Teilnehmer deaktivieren (Bildnachweis: Microsoft).
Ein weiterer wichtiger Weg, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer das Beste aus einer Besprechung herausholen, besteht darin, dafür zu sorgen, dass alle vor der Kamera stehen. Ziel von Microsoft Teams unterstützt intelligente Kameras, die die Bild-in-Bild-Technologie verwenden, um Personen, die sich in einem physischen Besprechungsraum befinden, in ihren eigenen Videostream zu trennen. Diese Funktion ermöglicht Anwesenheitsparität für Personen außerhalb des Besprechungsraums.
Meetings werden oft von Menschen im Meetingraum dominiert und nicht von anderen Teilnehmern zu Hause. Wenn alle Teilnehmer ihren eigenen individuellen Kamera-Feed haben, wird der Raum für die Außenstehenden aufgebrochen. Es ist am besten, wenn alle im Blickfeld sind, da dies ermöglicht, dass entfernte Teilnehmer verstehen, wer was sagt. Und ein Großteil dessen, was wir sagen, ist nicht nur das, was wir sagen, sondern auch, wie wir es sagen.
So wählen Sie zwischen Microsoft Teams-Meetings, Live-Events oder Webinaren
Microsoft Teams-Meetings, Live-Events und Webinare haben alle ihre eigenen unterschiedlichen Zwecke. Es ist wichtig, die Unterschiede zwischen ihnen zu verstehen, da dies Ihrer Organisation hilft, das am besten geeignete Videokonferenzformat auszuwählen.
Microsoft Teams-Meetings
Microsoft Teams-Meetings unterscheiden sich von Webinaren und Live-Events, da sie mehrere zulassen Menschen gleichzeitig sprechen. Microsoft Teams-Meetings ermöglichen das Teilen von Audio, Video und Inhalten für bis zu 1000 Personen – wenn dies die Schwelle von 1000 Personen überschreitet, werden zusätzliche Teilnehmer Nur-Anzeige-Teilnehmer.
Personen, die an einem Microsoft Teams-Meeting teilnehmen, müssen kein Mitglied der planenden Organisation sein oder sogar ein Microsoft Teams-Konto haben, sie benötigen lediglich Zugriff auf den Meeting-Link. Sie können direkt über ihren Outlook-Kalender oder über ihr Telefon teilnehmen, wenn sie über eine Telefonnummer und ID für Einwahlkonferenzen verfügen.
Die Administratoren eines Microsoft 365-Mandanten können einige Schlüsselattribute innerhalb der Meetings konfigurieren. Diese Einstellungen werden über verschiedene Richtlinien verfügbar gemacht, die Sie auf Gruppen, eine einzelne Person oder die Organisation anwenden können.
Zusätzlich zu herkömmlichen Ad-hoc-und geplanten Meetings können Sie auch Kanalmeetings abhalten, um alle Teammitglieder zu einem Meeting einzuladen. Die Meeting-Profileinstellungen und was dafür konfiguriert werden kann, finden Sie unter den folgenden Links.
Microsoft Teams-Webinare
Microsoft Teams-Webinare sind eine andere Form von Teams-Meetings, aber der Unterschied besteht darin, wie Teilnehmer mit Referenten interagieren sollen. Webinare enthalten ein Anmeldeformular, das die Teilnehmer zur Anmeldung verwenden müssen. Dieses Registrierungsformular fungiert als Anwesenheitstracker und kann angepasst werden, um alle Daten zu erfassen, die für Sie nützlich sein könnten, z. B. aus welcher Abteilung der Teilnehmer stammt.
Links zum Registrierungsformular können verschickt oder an relevante Parteien beworben werden, und die Teilnehmer erhalten bei der Registrierung einen Meeting-Link.
Live-Events von Microsoft Teams
Microsoft Teams-Live-Events sind organisierte Meetings, die es den Personen in Ihrem Mandanten ermöglichen, Events zu planen und zu produzieren, die online gestreamt werden Publikum, das bis zu 20.000 Personen umfassen kann. Live-Events können mit unterschiedlichen Rollen und Verantwortlichkeiten hochgradig choreografiert werden, und die Interaktion mit dem Publikum ist ein verwaltetes Q&A-Erlebnis.
Live-Events erfordern ein wenig Planung und die Lizenzanforderungen können etwas anders sein. Um eine Live-Veranstaltung zu organisieren, benötigen Sie eine Microsoft-oder Office 365 Enterprise E1-, E3-oder E5-Lizenz, [oder] eine Microsoft-oder Office 365 Education A3-oder A5-Lizenz.
Zum Produzieren oder Präsentieren benötigen Sie eine Lizenz für Microsoft oder Office 365 Enterprise E1, E3 oder E5, [oder] eine Lizenz für Microsoft oder Office 365 Education A1, A3 oder A5. Die Ausnahme von dieser Anforderung besteht darin, dass Gastbenutzer ohne Lizenz präsentieren können, wenn die anderen Kriterien für Gastbenutzer erfüllt sind.
Live-Events von Microsoft Teams können wie normale Meetings geplant werden (Bildnachweis: Microsoft).
Wenn Sie die Sitzung aufzeichnen und dann außerhalb Ihrer Organisation an eine externe App oder ein externes Gerät streamen möchten, müssen Sie sicherstellen, dass Sie über eine Microsoft Stream-Lizenz ebenfalls. Es ist jedoch eine Änderung geplant, um Microsoft Stream zugunsten von OneDrive for Business und SharePoint für Besprechungsaufzeichnungen fallen zu lassen, aber es wird ein schrittweiser Ansatz sein.
Microsoft Teams-Live-Events sind derzeit nicht für Mieter der Government Community Cloud (GCC)-H oder des Verteidigungsministeriums (DOD) verfügbar. Für den Rest der Welt, wenn Sie sich in Nordamerika, Mittelamerika, Südamerika, Asien-Pazifik, Europa und Afrika befinden, sollten Live-Ereignisse in Teams weitgehend funktionieren.
Sicherheitsbewusste Organisationen sollten auch wissen, dass die Daten für Live-Events in Australien, Brasilien, Kanada, Frankreich, Deutschland, Indien, Japan, Norwegen, Singapur, Südafrika, Südkorea, der Schweiz, VAE und das Vereinigte Königreich. Dies bedeutet, dass die Person, die die Live-Meetings erstellt hat, den Microsoft 365-Mandanten so einrichten kann, dass die Daten/Meetings/Inhalte in dieser Region ansässig sind.
Lizenzanforderungen für Microsoft Teams-Besprechungen,-Webinare und-Live-Veranstaltungen
Jeder kann kostenlos an einer Teams-Besprechung, einem Webinar oder einer Live-Veranstaltung teilnehmen. Für die Teilnahme an einer Microsoft Teams-Videokonferenz ist niemals eine Lizenz erforderlich.
Wenn Sie ein Meeting planen, organisieren und abhalten möchten, benötigen Sie eine Microsoft 365-Lizenz. Tatsache ist, wenn Sie Teams bereits verwenden, haben Sie wahrscheinlich die richtige Lizenzstufe. Sie sollten jedoch die Microsoft Teams-Dienstbeschreibung überprüfen .
Wenn Sie möchten, dass Personen als Benutzer einer Einwahlkonferenz über ein Telefon an Ihren Meetings teilnehmen, ist auch hierfür eine Lizenz erforderlich. Die gute Nachricht ist, dass dies für die meisten Benutzer in Kürze als Teil ihres traditionellen Pakets enthalten sein wird. Dies wurde als PSTN Audio Conferencing Add-in bezeichnet.
Zusammenfassung
Da die COVID-19-Pandemie immer noch andauert, ist davon auszugehen, dass Hybrid-Meetings zur neuen Norm für Unternehmen werden. Glücklicherweise bietet Microsoft Teams drei verschiedene Videokonferenzoptionen mit Meetings, Webinaren und Live-Events. Wir hoffen, dass Sie jetzt ein besseres Verständnis für jedes Format haben, obwohl Microsoft Teams ständig neue Funktionen hinzufügt und das Unternehmen kürzlich eine neue Teams Premium-SKU eingeführt hat.