Wissensmanagement (KM) – ein Konzept, das erstmals in den 1980er Jahren eingeführt wurde – erlebt jetzt sowohl ein schnelles Comeback als auch eine Transformation. Zu diesen Trends trägt eine ganze Reihe von Faktoren bei, einschließlich der Verlagerung hin zu Remote-und Hybridarbeit; dramatische Veränderungen in der Kunden-und Mitarbeiterwahrnehmung; „Der große Rücktritt“, der 2021 stattfand, und die darauf folgende Welle von Entlassungen bei Technologieunternehmen; und am bemerkenswertesten ist die anhaltende Explosion der Menge an unstrukturierten Inhalten, die über eine wachsende Zahl isolierter Anwendungen verstreut sind.
Knowledge Management hat seinen Weg zurück auf die CIO-Agenda als eine der wichtigsten Initiativen für Belastbarkeit des Unternehmens in den kommenden Jahren. Und jetzt bewerten IT-Führungskräfte, wie Technologien am besten implementiert werden können, die das kollektive Wissen einer Organisation entdecken, kultivieren und schützen und es nahtlos an die Mitarbeiter weitergeben, wo und wann immer sie es brauchen. Diese neue Version von KM verspricht, dass die neueste Technologie dabei helfen kann, das Content-Chaos zu zähmen; Um dies jedoch erfolgreich zu tun, müssen Sie sich einer Reihe von Herausforderungen stellen.
Wichtigste KM-Herausforderungen
Anwendungszersplitterung und digitale Friktion: Die Verbreitung spezialisierter Anwendungen – obwohl darauf ausgelegt, dies zu erreichen Effizienzsteigerung und Optimierung von Arbeitsabläufen – schafft andere Herausforderungen. Da das Streben nach Aufgabeneffizienz zunimmt, wächst auch die Anzahl der Apps, die ein Mitarbeiter lernen und verwenden muss. Diese „App-Splitterung“ verschärft Informationssilos und schafft digitale Reibung durch ständigen App-Wechsel, den Wechsel von einem Tool zum anderen, um die Arbeit zu erledigen. Heute greift der durchschnittliche Wissensarbeiter auf bis zu 40 Anwendungen pro Tag zu, jede mit ihrer eigenen (oft suboptimalen) Sucherfahrung. Laut einer kürzlich durchgeführten Gartner-Umfrage haben 44 % der Benutzer eine falsche Entscheidung getroffen, weil ihnen Informationen nicht bekannt waren geholfen, und 43 % der Nutzer gaben an, dass sie wichtige Informationen nicht nutzen, weil sie zu viele Benachrichtigungen erhalten oder zu viele Informationen erhalten.
Auffindbarkeitsprobleme: Remote-und hybride Arbeitsumgebungen machen das Auffinden und Teilen von Informationen wird erschwert. Forschung von APQC zeigt, dass Mitarbeiter verwirrt darüber sind, wo Informationen gespeichert werden, und 45 Prozent sagen, dass es zu viele getrennte Systeme gibt. Ohne physische Nähe und spontane Interaktionen im Büro bitten die Mitarbeiter weniger um Hilfe und Anleitung, sodass sie sich mehr auf das verlassen, was sie bereits wissen und was leicht zu finden ist – ohne einen tiefen Wissenstauchgang unternehmen zu müssen Systeme, mit denen sie bereits vertraut sind.
Unstrukturierte Datenexplosion: Laut dem Forschungsunternehmen ITC, das Volumen unstrukturierter Daten wird voraussichtlich von 33 Zettabyte im Jahr 2018 auf 175 Zettabyte (oder 175 Milliarden Terabyte) im Jahr 2025 steigen. Unstrukturierte Daten aus E-Mails, Posts in sozialen Medien, Präsentationen, Chats und Kollaborationsplattformen wie Microsoft Teams und SharePoint sind insgesamt von unschätzbarem Wert. Wenn diese Informationen nicht leicht auffindbar und zugänglich sind, ist dies dasselbe, als hätten sie sie nicht – und Unternehmen verpassen Gelegenheiten für Wettbewerbsvorteile. Organisationen können nicht davon profitieren, diese Inhalte einfach zu erfassen; Um es zu nutzen, müssen sie Wert daraus ziehen, und bei so viel zu verarbeiten, muss es automatisiert werden. Mit anderen Worten, sie müssen Technologie verwenden, um sie automatisch zu klassifizieren, zu sortieren, zu analysieren, abzurufen und zur richtigen Zeit mit den richtigen Personen zu teilen.
Verlust von institutionellem Wissen: Bei der Personalfluktuation geht es nicht nur um den Verlust guter Talente, sondern auch um den Verlust des unschätzbaren impliziten Wissens und der organisatorischen Intelligenz, die ausscheidende Mitarbeiter mitnehmen. Die Sicherstellung der richtigen Automatisierung und Ausrichtung der Tools zur Maximierung von KM-Best-Practices stellt sicher, dass Informationen auffindbar und abrufbar sind, wodurch die Abhängigkeit von dem, was in den Köpfen einzelner Mitarbeiter gespeichert ist, verringert wird.
Praktische Ratschläge für IT-Führungskräfte und CIOs
Der Trend des letzten Jahrzehnts ging von einem „Push“-Modell (Teilen von Informationen per E-Mail) zu einem Self-Service „Pull“-Modell (z. B. Besuch von SharePoint oder Salesforce). für den neusten Stand). Dies war zwar gut gemeint, hat aber zu einem Content-Chaos geführt und die Last einfach vom Durchwühlen von E-Mails zum Springen von Portal zu Portal ohne Kontext verlagert.
Jetzt ist die Technologie intelligenter, also suchen Sie nach Möglichkeiten, sich zu bewegen von Pull (“Ich muss meine Arbeit unterbrechen, um nach dem zu suchen, was ich brauche”) bis zur richtigen Art von Push-ein synchroner, kontextbezogener Ansatz, der proaktiv Erkenntnisse liefert, wann und wo sie benötigt werden, direkt in der Arbeitsfluss.
Führungskräfte stehen unter dem Druck, maximalen Erfolg zu liefern. Hier sind einige Zielbereiche, die ich Führungskräften empfehlen würde, die sie in den Vordergrund rücken sollten, wenn sie in eine wissensgesteuerte Zukunft schreiten möchten.
Seien Sie darauf vorbereitet, Änderungen an Ihrer Organisationsstruktur vorzunehmen, um WM besser zu unterstützen. Erkunden Sie die Vor-und Nachteile der Erhöhung der Rollen von Wissens-und Lerndiensten in Ihrem Unternehmen, um sicherzustellen, dass sie den richtigen Fokus erhalten – und Führungsunterstützung. In den letzten zwei Jahrzehnten kam die Rolle des Chief Knowledge Officer (CKO) immer wieder in Mode. Abgesehen von den Titeln veranlasst die zunehmende Notwendigkeit, die oben genannten Herausforderungen anzugehen, CEOs und CIOs dazu, eine strategische Führungsrolle – CKO oder anderweitig -, um das Beste aus ihrem Unternehmenswissen herauszuholen. Schaffen Sie eine Kultur des Wissensaustauschs. Ein guter Anfang ist ein Umdenken von einem geschlossenen zu einem offenen Modell. Anstatt die Leute zu bitten, ihr Wissen zu teilen, nehmen Sie eine „Teilen-standardmäßig“-Mentalität an und lassen Sie dann erweiterte Suchlösungen herausfinden, was für die anstehende Aufgabe relevant ist. Technologien und Tools, insbesondere solche mit KI, können jetzt Wissen aus Inhalten gewinnen, die in Unternehmenssystemen vorhanden sind. Stellen Sie sicher, dass Content-Management-Prozesse und-Tools die Erstellung und gemeinsame Nutzung von Informationen erleichtern, ohne die Mitarbeiter mit der Klassifizierung, Kategorisierung oder Kennzeichnung von Inhalten zu belasten. Automatisieren Sie stattdessen die Kuration mit Entitätsextraktion und Inhaltsanalyse. Eine intelligente Suche kann die Auffindbarkeit sicherstellen und gleichzeitig Sicherheit und Berechtigungen wahren, sogar über mehrere Anwendungen hinweg.Vergeuden Sie keine Zeit mit der Integration unterschiedlicher Systeme und Informationssilos – das ist ein verlorener Kampf. Morgen gibt es noch mehr Apps und Informationsspeicher. Beschaffen Sie sich intelligente Tools, die die in verschiedenen Systemen enthaltenen Informationen verbinden, z. B. intelligente Such-und Wissensgraphen. Gestalten Sie die Zusammenarbeit reibungslos – oder zumindest so reibungslos wie möglich – für Mitarbeiter innerhalb und außerhalb des Büros. Setzen Sie Tools ein und fördern Sie Praktiken, die die digitale und virtuelle Interaktion (sowohl synchron als auch asynchron) fördern, um den Wissensaustausch zu erhöhen und die Mitarbeiter zu befähigen, ihre besten, umfassend informierten Beiträge zu leisten.
Wissen treibt Innovation voran. Leider ist es bei zu vielen Inhalten, die über zu viele Anwendungen verstreut sind, für Mitarbeiter unmöglich, alles zu wissen und zu finden, was sie brauchen, um bei ihrer Arbeit effektiv zu sein. Die Umstellung auf Remote-Arbeit hat dieses Problem verschärft, indem die Abhängigkeit von Tools für den Informationszugriff gestiegen ist. Wenn Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, in der verstreuten Informationslandschaft das zu finden, was sie brauchen, wächst die Frustration, was die Fluktuation steigern kann. Ohne eine Strategie zur Bewältigung der Schwierigkeit, Informationen zu finden, wird es nur noch schlimmer, da ein kleineres Team unzählige nicht verbundene Apps nach dem durchsuchen muss, was es benötigt.
Die richtige Anwendung von Unternehmenswissen ist der Schlüssel zu einem nachhaltigen Wettbewerbsvorteil. Aber die Trends des Informationswachstums, der Absplitterung von Apps und der hybriden Arbeit werden nicht verschwinden. Organisationen, die ihr Wissen effektiv nutzen, werden die Zukunft besitzen. Diejenigen, die eine Kultur des Wissensaustauschs mit intelligenten WM-Tools ausrichten, um Wissen im Arbeitsablauf dynamisch zu nutzen, werden den Weg weisen.
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Jeff Evernham ist Vice President of Product Strategy beim Anbieter von Unternehmenssuchen Sinequa. Seine 30-jährige Karriere umfasst Datenanalyseberatung, professionelle Dienstleistungen, Vertrieb und technische Funktionen bei mehreren Software-und Managementberatungsunternehmen. Er hat einen Master of Engineering-Abschluss vom MIT.