Nennen Sie uns altmodisch, aber Tonya und ich verschicken immer noch gerne physische Weihnachtskarten, um das vergangene Jahr für Familie und Freunde zusammenzufassen. Wir sind nicht immer im Plan, die Aufgabe im Dezember abzuschließen, und es gab mehrere Jahre, in denen wir so lange verzögert haben, dass unsere Neujahrszusammenfassung in Form von Valentinstagskarten erschien, die Mitte Februar verschickt wurden. Amüsanterweise wurde das späte Herausholen unserer Karten oft mit mehr Gesprächen mit Freunden belohnt, da sich die Valentinstagskarten von denen abheben, die um Weihnachten oder Neujahr herum ankommen.
Warum schreibe ich gerade jetzt über Weihnachtskarten?-Marsch? Weil zwei Monate, nachdem wir unsere Charge verschickt hatten, eine von ihnen gerade zurückgeprallt ist. Obwohl wir überrascht waren, dass es so lange gedauert hat, waren wir mehr beunruhigt, dass wir die Adresse falsch bekommen hatten. Es dauerte ein paar Minuten, bis Tonya die Karte anstarrte, bevor sie das Problem erkannte. Und dann ging uns ein Licht auf.
Mehrere Bundesstaaten im Nordosten haben Postleitzahlen, die mit Nullen beginnen: Connecticut, Maine, Massachusetts, New Hampshire, New Jersey, New York, Rhode Island und Vermont, ganz zu schweigen von Puerto Rico und die Sonderzustellung Militär/Übersee APO/FPO europäische Bestimmungsorte. Nach einigen Meinungsverschiedenheiten in der Ehe über unseren Etikettenerstellungsprozess in diesem Jahr übernahm Tonya den Job und entschied sich, von meiner Herangehensweise abzuweichen – Kontakte mit dem Swift Publisher von Belight Software zu verbinden – um stattdessen das Online-Tool Avery Design & Print Online zu verwenden. Um Adressen aus den Kontakten in die Web-App von Avery zu verschieben, benötigte Tonya sie im Excel-(XLS oder XLSX) oder CSV-Format (nur Text, kommagetrennte Werte). Leider kann Kontakte nicht in CSV exportieren, sondern nur VCF (auch bekannt als vCard) und sein eigenes ABBU-Format (das als Kontaktarchiv bezeichnet wird).
Tonya hat die Daten aus den Kontakten übertragen, indem sie alle Karten in ihrer Weihnachtskartengruppe ausgewählt hat und Ziehe die Auswahl in ein leeres Numbers-Blatt. Sie wusste nicht, wie sie es dort so umwandeln sollte, wie sie es wollte, also kopierte sie es in Microsoft Word. Nach mehreren Jahren der Unterstützung von Word bei Microsoft in den frühen 1990er Jahren ist es ihr bevorzugtes Tool für so ziemlich alles. Ich kann nicht kritisieren; mein Standard-Hammer ist BBEdit und grep.
Das Problem entstand wahrscheinlich dadurch, dass sie es von Word nach Excel verschob, damit sie eine Datei exportieren konnte, die Avery akzeptieren würde. Standardmäßig formatiert Excel Spalten mit eingefügten oder importierten Daten als Allgemein, ein numerisches Format. Führende Nullen machen in numerischen Formaten keinen Sinn – 007 ist dasselbe wie 7, Mr. Bond – und Excel verwirft sie munter aus einer fünfstelligen Postleitzahl eine falsche mit nur vier Ziffern. (Postleitzahlen können sogar dreistellig sein: Entschuldigung, Holtsville, NY 00501!) Das nachträgliche Ändern des Postleitzahlenspaltenformats zurück in Text hat keine Auswirkung, da Excel den Text als Zahl analysiert und den gespeicherten Wert in eine Zahl umwandelt. Apples Numbers behandelt die meisten Daten – außer denen, die aus den Kontakten kopiert oder gezogen wurden – auf die gleiche Weise.
Da wir wussten, dass wir die Postleitzahlen korrekt in die Kontakte eingegeben und uns die Postleitzahlen unserer Freunde nicht gemerkt haben, haben wir beim Überprüfen der Etiketten die vierstelligen Postleitzahlen übersehen – wer schaut sich eine Postleitzahl genau an? Schlimmer noch, wir haben es nicht einmal für die ersten beiden Karten herausgefunden, die zurückgeprallt sind – sorry, Paul und Andy! (Interessanterweise sind noch nicht alle unsere vierstelligen PLZ-Karten zurückgesendet, was auf zusätzliche Verzögerungen oder darauf hindeuten könnte, dass einige Postämter oder Mailscanner unseren Fehler umgangen haben. Gedruckte und die meisten handgeschriebenen Adressen werden vollständig automatisch verwaltet.)
Wenn Sie also jemals US-Adressen – oder andere Daten mit führenden Nullen, wie UPC-oder SKU-Nummern – in eine Tabelle eingeben, sollten Sie sicherstellen, dass keine führenden Nullen weggelassen wurden. Ich habe einige Experimente durchgeführt und zwei Ansätze gefunden, die die führenden Nullen einer Postleitzahl beibehalten, wenn die Daten aus den Kontakten verschoben werden. Außerdem finden Sie Tipps zum Umgang mit anderen Datentypen.
Kontakte > Nummern > CSV
Wenn Sie im Apple-Ökosystem bleiben, funktioniert alles, solange Sie das wissen Durch Ziehen oder Kopieren und Einfügen von Daten aus Kontakten in Zahlen wird alles übernommen, einschließlich führender Nullen in Postleitzahlen. Also:
Wählen Sie die gewünschten Personen in den Kontakten aus. Dies ist am einfachsten, wenn sie in einer Gruppe sind, an welcher Stelle Command-A Ihr Freund ist. Drücken Sie Befehlstaste-C, um sie zu kopieren. Wechseln Sie zu Numbers, erstellen Sie eine neue leere Tabelle und fügen Sie sie mit Befehlstaste-V ein.
Mit anderen Worten, es sind nur ein paar Klicks und Tastenanschläge. Dann können Sie unnötige Spalten entfernen, die Daten vermehren und in CSV exportieren.
Die Dinge werden komplexer, wenn Sie Daten mit führenden Nullen aus einer anderen Quelle in Numbers übernehmen möchten. In diesem Fall scheint die Lösung darin zu bestehen, die Daten in doppelte Anführungszeichen zu setzen und ihnen ein Gleichheitszeichen voranzustellen. Wenn Sie also eine Postleitzahl von 07470 hätten, müssten Sie sie in den Quelldaten in=”07470″ändern, bevor Sie sie in Numbers öffnen. (Der frühere Rat, Zahlen in einfache Anführungszeichen zu setzen, scheint nicht mehr zu funktionieren.)
Ich überlasse die Übung, eine ganze Spalte solcher Postleitzahlen in einer CSV-Datei zu bearbeiten, dem Leser, aber es ist ein Kinderspiel grep-fähiger Editor wie BBEdit oder Nisus Writer Pro: Suchen Sie nach ,([0-9\-]{5,10}) und ersetzen Sie es durch ,=”\1″.
Kontakte > VCF > CSV > Excel > CSV
Jeder Mac-Benutzer sollte in der Lage sein, aus den Kontakten zu kopieren und in Numbers einzufügen – es kann kostenlos aus dem Mac App Store heruntergeladen werden. Nehmen wir zum Zwecke der Argumentation jedoch an, dass Sie von Contacts zu Excel wechseln müssen, ohne Numbers einzubeziehen. Glücklicherweise ist das Konvertieren einer exportierten VCF-Datei in eine CSV-Datei ganz einfach.
Wählen Sie in den Kontakten die gewünschten Personen aus. Wählen Sie „Datei“ > „Exportieren“ > „vCard exportieren“ und speichern Sie die Datei an einem geeigneten Ort. Navigieren Sie zur Website vCard to LDIF/CSV Converter, klicken Sie auf Datei auswählen und wählen Sie Ihre Datei aus. Wählen Sie CSV aus dem Menü Format und klicken Sie auf Konvertieren. Die konvertierte Datei wird automatisch heruntergeladen.
Wenn Sie eine CSV-Datei haben, gehen Sie wie folgt vor, wenn Sie sie in Excel öffnen möchten, um Spalten zu entfernen oder andere Änderungen vorzunehmen:
Erstellen Sie in Excel eine neue Datei. Wählen Sie „Datei“ > „Importieren“. Wählen Sie im Importdialog CSV-Datei aus und klicken Sie auf Importieren.
Wählen Sie Ihre Datei im daraufhin angezeigten Dialogfeld „Öffnen“ aus. Stellen Sie in Schritt 1 des Textimport-Assistenten sicher, dass Getrennt ausgewählt ist, und klicken Sie auf Weiter.
Deaktivieren Sie in Schritt 2 des Assistenten die Tabulatortaste und wählen Sie Komma aus. Beachten Sie, wie Ihre Daten danach ordentlich in Spalten angeordnet sind. Klicken Sie auf Weiter.
Schritt 3 des Assistenten ist der Schlüssel. Während die erste Spalte ausgewählt bleibt (schwarz), wischen Sie (mit zwei Fingern) oder scrollen Sie horizontal zur Spalte ganz rechts (mit einem Scrollrad halten Sie die Umschalttaste gedrückt, um horizontal zu scrollen) und klicken Sie dann bei gedrückter Umschalttaste auf diese Spalte, um alle auszuwählen Spalten dazwischen und färben sie alle schwarz.
Klicken Sie auf das Optionsfeld Text und beachten Sie, wie sich die Spaltenüberschriften von Allgemein zu Text ändern. Klicken Sie auf Fertig stellen. Wählen Sie im letzten Dialogfeld „Daten importieren“ das Ziel für die Daten aus und klicken Sie auf „Importieren“.
Wenn Sie in Zukunft mit dieser Datei arbeiten möchten, speichern Sie sie im XLSX-Format und nicht im CSV-Format. CSV ist ein Textformat und behält die Formatierung nicht bei, was bedeutet, dass Sie die führenden Nullen verlieren würden, wenn Sie es erneut in Excel importieren, ohne den Textimport-Assistenten zu verwenden.
Beachten Sie, dass der Trick, Daten mit führenden Nullen in doppelten Anführungszeichen und ein vorangestelltes Gleichheitszeichen funktionieren auch in Excel.
Es ist peinlich, dass nach 35 Jahren für Excel und 16 für Numbers beide importierte führende Nullen nicht ohne nennenswerten Mehraufwand handhaben. Wie schwer wäre es, zu bemerken, dass eine Datei führende Nullen enthält, und den Benutzer zu fragen, ob er sie behalten soll oder nicht? Sogar Google Sheets bietet dafür ein einfaches Kontrollkästchen in seinem Importdialog – deaktivieren Sie es, um Postleitzahlen perfekt zu importieren.
Natürlich wäre all das nicht nötig gewesen, wenn die Kontakte halbwegs anständige Möglichkeiten zum Drucken von Etiketten gehabt hätten. Wir wollen nur zwei von Miss Manners genehmigte Etikettenformatierungsoptionen, um sicherzustellen, dass unsere Karten richtig an Paare adressiert sind:
Bei Paaren mit demselben Nachnamen wäre die erste Zeile des Etiketts First & Spouse. Das würde beispielsweise Adam aus dem Feld Vorname meiner Kontaktkarte und & Tonya Engst aus dem Feld Ehepartner ziehen, um Adam & Tonya Engst zu erstellen. Bei Paaren mit unterschiedlichen Nachnamen würde die erste Zeile stattdessen First Last & Spouse verwenden. Wenn Tonya immer noch ihren Mädchennamen verwenden würde, wäre das Ergebnis Adam Engst & Tonya Byard.
In beiden Fällen stellen wir sicher, dass das Feld „Ehepartner“ den vollständigen Namen des Ehepartners enthält.
Swift Publisher kann dies tun, aber seine Verbindung mit den Kontakten kann schwach sein. Mir sind keine anderen Apps bekannt, die solche Formatierungsoptionen mit Daten aus Kontakten anbieten, aber wenn Sie eine kennen, teilen Sie uns dies bitte in den Kommentaren mit!