Notion ist ein Cloud-basiertes Tool für Produktivität und Zusammenarbeit in einem Arbeitsbereich. In diesem Artikel beantworte ich die Frage „Was ist Notion?“ und liefere einige Beispiele dafür, wie es für Produktivität, Zusammenarbeit in Echtzeit und Projektmanagement in Ihrer Organisation verwendet werden kann.
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Notion ermöglicht es kleinen Teams von Menschen, in Echtzeit an Dokumenten, Aufgaben, Notizen, Wikis und Datenbanken von verschiedenen Geräten aus zusammenzuarbeiten. Sie könnten beispielsweise einen Notion-Arbeitsbereich erstellen, in dem Ihr Team an einem Projekt arbeitet. Der Arbeitsbereich kann verwendet werden, um die gesamte Dokumentation zum Projekt zu speichern. Und Teammitglieder können die Dokumente gemeinsam in Echtzeit aktualisieren.
Notion ist nicht nur ein Produktivitätstool, sondern kann auch für das Projektmanagement verwendet werden. Sie könnten beispielsweise eine Aufgabenliste, einen Kalender für wichtige Ereignisse, ein Kanban-Board zur Verfolgung des Status von Projekten und Datenbanken für die Arbeitsverwaltung erstellen.
Die Notion-App konkurriert mit anderen Produktivitäts-und Kollaborationsplattformen. Es gibt viele Notion-Alternativen wie Microsoft 365, Microsoft Teams, Asana, Monday.com, Trello, ClickUp, die Notizen-App Evernote und die Liste geht weiter. Notion ist in erster Linie eine App, die in Ihrem Webbrowser funktioniert, aber es gibt auch eine mobile App für iOS und Android.
Einer der Hauptunterschiede zwischen Notion und Microsoft Teams besteht darin, dass Sie mit Notion frei organisieren können Aufgabenlisten, Datenbanken, Kalender, Dokumente und andere Komponenten auf einer einzigen Seite. Dies steht im Gegensatz zu Microsoft 365, wo Apps wie Planner und Listen voneinander isoliert sind. Obwohl sich dies in Microsoft 365 allmählich ändert, da Loop-Komponenten in Outlook und Teams eingeführt werden. Aber dazu später mehr.
Wie funktioniert Notion?
Wenn Sie sich zum ersten Mal bei Notion anmelden, kann es schwierig sein zu wissen, wo Sie anfangen sollen, wenn Sie nicht verstehen, wie das funktioniert Plattform ist so konzipiert, dass sie konzeptionell funktioniert. Dokumente, Aufgabenlisten und andere Notion-Komponenten sind in Arbeitsbereichen und Seiten organisiert. Sie können mehr als einen Arbeitsbereich erstellen. In einem Arbeitsbereich können Sie eine oder mehrere Seiten erstellen, die „Blöcke“ enthalten.
Blöcke
Jeder Block enthält eine Art Daten-oder Medienkomponente. Auf der einfachsten Ebene kann ein Block ein Textabsatz sein. Oder es könnte ein Medienelement wie ein Bild oder ein hochgeladenes PDF-Dokument sein. Es gibt viele verschiedene Arten von Komponenten, die einen Block in Notion bilden können. Hier sind ein paar Schlüsselfunktionen:
Eine To-do-Liste Eine Überschrift (H1, H2 etc.) Eine Tabelle Eine Aufzählung Eine Datenbank in Tabellen-, Tafel-, Listen-oder Galerieansicht Ein Bild oder Video Eingebetteter Medieninhalt aus andere Plattformen wie GitHub, Loom, OneDrive, Google Drive, Miro, Jira, Slack und viele andere Integrationen.
Mit Blöcken können Sie das Aussehen und Layout einer Seite formatieren und verschiedene Arten von Inhalten hinzufügen.
Blöcke
Im Gegensatz zu Microsoft OneNote, das völlig frei gestaltet ist, erstellen Blöcke in Notion ein starreres und vorhersehbareres Layout für Ihre Notizen, Dokumente und andere Inhalte.
Vorlagen
Arbeitsbereiche können schnell kompliziert werden. Und obwohl die Einrichtung nicht unbedingt so schwierig ist, können Sie Notion-Vorlagen herunterladen, um schnell einen Arbeitsbereich für Ihre Bedürfnisse einzurichten. Eines der großartigen Dinge an Notion ist, dass es eine große Community von Benutzern gibt, die Vorlagen für eine Vielzahl von Anforderungen anbieten. Viele davon stehen kostenlos zum Download bereit. Einige gegen eine kleine Gebühr. Sie können viele Vorlagen aus der offiziellen Notion-Vorlagengalerie herunterladen.
Notion-Vorlagen
So verwenden Sie Notion für Dokumente, Wikis und Notizen , und Aufgaben
Wenn Sie mit Notion beginnen, möchten Sie es wahrscheinlich zunächst für die Projektdokumentation, Notizen und Aufgaben verwenden. Sie können entweder eine bereits vorhandene Dokumentation als Block wie ein Word-oder PDF-Dokument in Notion hochladen. Aber um die volle Leistungsfähigkeit von Notion freizusetzen, fügen Sie eine neue Seite zu Notion hinzu, um ein Dokument zu erstellen, das es Ihnen ermöglicht, in Echtzeit mit Teammitgliedern zu arbeiten.
Seiten können verwendet werden, um lange Dokumentationen, Wikis oder kurze Notizen zu erstellen. Und genau wie in Google Docs und Microsoft Word können Sie Kommentare hinzufügen und den Versionsverlauf anzeigen. Sie können auch Aufgabenlisten hinzufügen.
Um einen Block zu einer Seite hinzuzufügen, geben Sie einen Schrägstrich (/) und dann den Namen der Komponente ein, die Sie hinzufügen möchten, oder wählen Sie eine aus der Liste aus. Um beispielsweise eine To-Do-Liste hinzuzufügen, fügen Sie einen neuen Block hinzu, indem Sie entweder ENTER drücken oder das Plus-Symbol (+) drücken, das oben links neben einem vorhandenen Block angezeigt wird, wenn Sie den Mauszeiger darüber bewegen mit der Maus und geben Sie dann / und to-do ein. Wenn Aufgabenliste im Kontextmenü erscheint, drücken Sie ENTER , um sie auszuwählen.
Hinzufügen eines Blocks (To-do-Liste)
Diese Methode kann verwendet werden, um jede Art von Block zu Notion hinzuzufügen, ob es sich um H1-Überschriften, Tabellen, Datenbanken, Datei-Uploads, Bilder oder andere Komponenten handelt.
Erinnerungen und Erwähnungen
Wie bei den meisten konkurrierenden Softwareprogrammen können Sie ein Teammitglied @erwähnen Lenken Sie ihre Aufmerksamkeit auf einen bestimmten Block. Und Sie können Erinnerungen hinzufügen, damit Sie in Zukunft nichts vergessen, was Sie erledigen müssen.
Notion-Teammitglieder
Jeder Arbeitsbereich in Notion enthält mindestens einen Standard-Teambereich für Gruppenarbeit. Alle Teammitglieder des Arbeitsbereichs können auf alle Seiten zugreifen, die einem Teambereich hinzugefügt werden. Sie können einem Arbeitsbereich weitere Teamspaces hinzufügen, wenn Sie möchten. Und ziehen Sie Seiten per Drag-and-Drop zwischen Workspaces und Teamspaces.
Mit Notion können Sie Teammitglieder zu einem Workspace hinzufügen, indem Sie in der Liste der Optionen oben links in Notion auf Einstellungen & Mitglieder klicken. Sie können Teammitglieder hinzufügen, indem Sie unter Arbeitsbereich > Mitglieder auf Mitglieder hinzufügen klicken.
Hinzufügen von Teammitgliedern Notion
Notion-Datenbanken
Das Konzept der Datenbanken in Notion kann zunächst etwas abschreckend wirken. Am besten stellt man sich eine Notion-Datenbank wie eine hybride Tabellenkalkulations-/Datenbankanwendung vor. Wenn Sie mit Microsoft-Listen oder SharePoint-Listen vertraut sind, werden Sie schnell mit Notion-Datenbanken beginnen können.
Im Wesentlichen ist eine Notion-Datenbank eine Tabellenkalkulations-ähnliche Tabelle, die abgefragt und auf unterschiedliche Weise angezeigt werden kann. Sie könnten beispielsweise eine Datenbank erstellen, die Informationen über Mitarbeiter enthält, und sie in der Galerieansicht anzeigen, in der Mitarbeiterbilder als Teil einer Karte angezeigt werden, die andere wichtige Mitarbeiterinformationen enthält.
Eine Datenbank in der Galerie Ansicht (Bildnachweis: Notion)
Während die Mitarbeiterinformationen möglicherweise zunächst über eine Datenbank in Listenform eingegeben wurden, können Sie die Informationen, die Sie anzeigen und abfragen können, leicht finden sind auf der Suche nach. Und im Gegensatz zu Tabellenkalkulationen sind Notion-Datenbanken von Anfang an für die Zusammenarbeit in Echtzeit konzipiert.
Eine Notion-Datenbank in Listenansicht
Ein weiteres Beispiel ist eine Datenbank mit Informationen zu Sitzungen bei einer Konferenz. Sie können die Standardansicht in die Kalenderansicht ändern, sodass Sie die Sitzungen nach Datum und Uhrzeit anstatt als Liste sehen können.
Datenbank in Kalenderansicht (Bildnachweis: Notion)
Datenbanken können auch als Projektmanagement-Tool verwendet werden. To-do-Listen sind natürlich als Aufgabenverwaltungstool nützlich. Eine fortgeschrittenere Verwendung von Notion besteht jedoch darin, eine Datenbank zu erstellen und dann die Kanban-Board-Ansicht zu verwenden. Ein Kanban-Board ermöglicht es Ihnen, den Status eines Projekts über eine Reihe von Schritten hinweg zu sehen, die für den Abschluss erforderlich sind, ähnlich wie sich ein Produkt auf einem Fließband in einer Fabrik bewegt.
Eine Datenbank in der Kanban-Board-Ansicht (Bildnachweis: Notion)
Kann Notion offline verwendet werden?
Die Notion-Desktop-App für Mac und Windows unterstützt die Offline-Nutzung , aber die Erfahrung ist begrenzt. Bevor Sie offline an einer Seite arbeiten können, muss sie vorab geladen werden, während Sie noch eine Internetverbindung haben. Und während theoretisch alle Änderungen, die Sie an einer Seite vornehmen, während Sie offline sind, mit Ihrem Arbeitsbereich synchronisiert werden sollten, wenn Sie online gehen, tut Notion dies oft nicht. Das Unternehmen hofft, dieses Problem in Zukunft angehen zu können.
Mobile Notion-App für iOS und Android
Ich persönlich fand auch die mobile Notion-App für iOS ziemlich langsam und klobig. Ob Sie es glauben oder nicht, die mobilen Apps von Microsoft bieten ein besseres Erlebnis und eine bessere Leistung.
Automatisierte Workflows in Notion erstellen
Mit der Notion-API können Sie Informationen aus anderen Apps abrufen oder übertragen und Aufgaben darin automatisieren Vorstellung. Um Ihre eigenen Automatisierungen zu erstellen, müssen Sie wissen, wie man codiert. Alternativ kann eine App, die Sie in Notion integrieren möchten, über eine native Automatisierung verfügen, die Ihren Anforderungen entspricht. Sie können Notion-Automatisierungen auch mit Zapier erstellen.
Ist Notion kostenlos?
Notion hat einen kostenlosen Plan um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Aber es ist auf die Anzahl der Blöcke beschränkt, die Sie erstellen können, und einige Funktionen, wie das Hinzufügen von Gruppen oder Teammitgliedern, sind im kostenlosen Plan nicht verfügbar.
Es gibt drei kostenpflichtige Tarife:
Plus (ehemals Team) Business Enterprise
Der Plus-Tarif, der 8 $ pro Benutzer/Monat kostet, bringt eine unbegrenzte Anzahl von Blöcken und Datei-Uploads, 30 Tagesverlauf und bis zu 100 Gastbenutzer.
Der Businessplan ist für Unternehmen gedacht, die mehrere Teams und Tools mit Notion verbinden möchten. Für 15 US-Dollar pro Benutzer/Monat erhalten Sie alles im Plus-Plan und weitere Funktionen wie SAML Single Sign-On (SSO), private Teamspaces, 90-Tage-Seitenverlauf und bis zu 250 Gastbenutzer.
Der Enterprise Plan beinhaltet alles in Plus und Business. Und Sie erhalten:
Überwachungsprotokolle für die Benutzerbereitstellung Erweiterte Sicherheit und Kontrollen Bis zu 500 Gäste Unbegrenzter Seitenverlauf Und mehr.
Sie müssen sich an Notion sales wenden, um ein Angebot für den Unternehmensplan zu erhalten.
Notion vs. Microsoft Teams
Wenn Sie bereits in Microsoft 365 investiert haben, bietet Microsoft Teams die meisten Funktionen, die Sie in Notion finden. Der Vorteil von Microsoft Teams besteht darin, dass es sich in alle in Microsoft 365 verfügbaren Anwendungen und Funktionen integrieren lässt, über eine integrierte Automatisierung in Form von Power Platform verfügt, mit der Microsoft Graph-API und Power BI funktioniert und über erweiterte Sicherheits-und Compliance-Kontrollen für große Unternehmen verfügt Unternehmen.
Während Teams nicht so flexibel ist wie Notion, sind Apps wie Microsoft Lists und Planner meiner Meinung nach einfacher zu verwenden. Teams bietet auch die Möglichkeit, Meetings, Webinare und Live-Veranstaltungen abzuhalten, ohne dass Software von Drittanbietern wie Zoom oder GoToWebinar erforderlich ist, obwohl Teams derzeit keine Integration mit HubSpot anbietet.
Als Teil von Microsoft 365-Abonnement erhalten Sie auch Dokumentenspeicher, E-Mail und je nach gewähltem Plan Zugriff auf die Office-Desktop-Apps für Windows und Mac. Insgesamt bietet Microsoft 365 eine viel breitere Palette an Lösungen als Notion, einschließlich Endpunktsicherheit und-verwaltung.
Microsoft Loop
Eine klare Herausforderung für die Flexibilität, die Notion bietet, kündigte Microsoft an Schleife. Microsoft Loop zerlegt bestimmte Elemente von Microsoft 365-Apps, wie Aufgabenlisten, Tabellen, Aufzählungslisten usw., und ermöglicht es Ihnen, sie zu Teams-Chats und Outlook-E-Mails hinzuzufügen, wo immer Sie möchten, und Teammitglieder in Echtzeit daran zusammenarbeiten zu lassen.
Microsoft Loop vs. Notion (Bildnachweis: Microsoft)
Microsoft wird Loop in Zukunft auch als App veröffentlichen. Die Sneak Previews, die wir zum Zeitpunkt des Schreibens dieses Artikels gesehen haben, deuten darauf hin, dass die App es Ihnen ermöglicht, mit Loop-Komponenten auf ähnliche Weise zu arbeiten, wie Blöcke auf Notion-Seiten angeordnet werden können.
Ist Notion das richtige Lösung für Ihr Unternehmen?
Die Antwort ist natürlich, es kommt darauf an. Wenn Sie bei Null anfangen und nicht in andere Produktivitäts-und Kollaborationsplattformen investieren müssen, dann ist Notion eine beliebte Produktivitäts-App, die es wert ist, in Betracht gezogen zu werden. Obwohl es nicht so einfach einzurichten ist, ist es, sobald Sie es für Ihre Bedürfnisse konfiguriert haben, relativ einfach zu verwenden.
Meiner persönlichen Meinung nach ist Notion jedoch besser für Benutzer geeignet, die über technische Kenntnisse verfügen Hintergrund. Ähnlich wie bei Slack ist die Benutzeroberfläche ein bisschen geeky und möglicherweise nicht am besten für Benutzer geeignet, die nicht technisch versiert sind.
Kosten sind oft ein entscheidender Faktor. Sie sollten sorgfältig prüfen, ob Notion Ihre aktuellen und zukünftigen Anforderungen erfüllt, ob es von den Benutzern akzeptiert wird und ob es für Ihr Unternehmen kosteneffektiv ist, wenn Sie bedenken, dass Sie möglicherweise andere Tools hinzufügen müssen, um alle Ihre Anforderungen an die Zusammenarbeit zu erfüllen. Microsoft 365 ist eine vollständigere Lösung, aber die Navigation kann komplex sein, wenn Sie nicht über die richtigen Fähigkeiten und Erfahrungen im eigenen Haus verfügen.