Die von Ihnen gewählten IT-Systeme sollten für Ihr Unternehmen funktionieren, und wenn sie nicht so funktionieren, wie sie sollten, kann dies eine Vielzahl von Problemen für Ihre Produktivität und Leistung verursachen. Langsamere Prozesse und verpasste Fristen können zu unzufriedenen Mitarbeitern und Kunden führen. Technologie sollte zu den Prozessen Ihres Unternehmens beitragen, anstatt sie zu behindern und Frustration zu verursachen.
Daher ist es für den Erfolg Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung, Argumente dafür zu finden, was Sie von Ihren IT-Systemen und Lieferanten erwarten. Verstehen, wo Sie Ihre Investitionen benötigen und warum Sie davon profitieren, wenn Sie auf der Grundlage kalkulierter Entscheidungen eine für Ihr Unternehmen geeignete Technologie auswählen. Die Vorteile von Technologie-Upgrades vorherzusagen, kann schwierig sein, aber durch die Erstellung eines Business Case können Sie jede Anforderung und die potenziellen Ergebnisse untersuchen – ob positiv oder nicht.
Die Investition von Zeit in gründliche Recherchen kann zu sicherere Investitionen. Hier haben wir einen Leitfaden zum Erstellen des perfekten Business Case für Ihre IT-Anforderungen erstellt.
Verstehen, was geändert werden muss
Indem Sie Probleme identifizieren, die Sie derzeit mit Ihrer IT in Bezug auf Ihr Unternehmen haben kann damit beginnen, einen klaren Plan für die Veränderung zu skizzieren. Zu verstehen, wo die Fallstricke in Ihren aktuellen Managementsystemen liegen, kann das Heilmittel für Ihre geschäftlichen Probleme sein. Zum Beispiel könnte es so einfach sein, dass die Systeme für Ihre Arbeit effizient sind, aber ein Mangel an Schulung ist häufig die Ursache Fehler–dann sollten Sie sich überlegen, Support anzubieten, um das Beste aus Ihrer Technologie herauszuholen. Andere Probleme können veraltete Technologie sein, die Prozesse verlangsamt oder kompliziert. Das Analysieren der Schwachstellen im IT-Support Ihres Unternehmens ist der erste Schritt bei der Suche nach Verbesserungsstrategien.
Da verschiedene Teile Ihres Unternehmens Systeme aus unterschiedlichen Gründen verwenden können, ist es wichtig, Probleme mit Kollegen aus dem gesamten Unternehmen zu besprechen–dies kann Ihnen einen tieferen Einblick in die Probleme geben, die behoben werden müssen, und allgemeine Probleme, die überall auftreten können.
Verbringen Sie dann Zeit damit, diese Probleme zu quantifizieren. Wie lange dauert die Lösung jedes Problems? Welche finanziellen Probleme verursachen Verzögerungen? Und wie viele Mitarbeiter im Unternehmen leiden unter denselben Problemen? Indem Sie Ihre IT-Probleme quantitativ analysieren, können Sie mit der Priorisierung von Änderungen beginnen, um einen effektiveren Business Case für Änderungen zu erstellen. Dies hilft auch bei der Berichterstattung über die negativen und positiven Auswirkungen von vorgenommenen Änderungen, da Sie diese Zahlen vorher und nachher vergleichen können. Dadurch erhalten Sie ein klareres Verständnis dafür, was für Ihr Unternehmen funktioniert und wie Sie am besten vorgehen.
Recherche
Sobald Sie skizziert haben, wo Änderungen erforderlich sind gemacht haben, ist es wichtig, Ihre Optionen und Lösungen zu recherchieren. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um sich an Branchenexperten zu wenden und Ihre eigene Marktforschung darüber durchzuführen, wie andere Unternehmen ähnliche Probleme lösen, um ein besseres Verständnis der potenziellen Lösungen zu erhalten, die Sie haben.
Diese Forschung ist nicht nur wichtig für nicht nur erste Probleme lösen, sondern auch der Effizienz und den Kosteneinsparungsmaßnahmen Ihres Unternehmens dienen. Anstatt die erste verfügbare Lösung für Ihre Probleme zu wählen, sparen Sie langfristig Zeit und Geld, indem Sie eine Liste von Lösungsanbietern und ihren Diensten zusammenstellen.
Es ist auch wichtig zu wissen, wann Änderungen nicht erforderlich sind notwendig. Die beschriebenen Probleme können ein Produkt anderer interner Faktoren sein, die geändert werden können, ohne dass Systeme oder Anbieter aktualisiert oder gewechselt werden müssen. Probleme können eher auf menschliches Versagen als auf ein Problem mit der IT zurückzuführen sein. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise Microsoft 365-Schulungen anbieten, wenn bei neuen Mitarbeitern regelmäßig Probleme auftreten, bei erfahrenen jedoch seltener, oder möglicherweise eine neue Rolle innerhalb des Unternehmens benötigt wird, wenn ein Prozess den Großteil der Arbeitslast einnimmt und Fristen offen bleiben.
Das Erstellen eines Business Case optimiert Ihre Effizienz, und daher kann es am effektivsten sein, Zeit mit der Suche nach Lösungen zu verbringen, anstatt zu versuchen, eine Lösung für Ihre geschäftlichen Probleme zu kaufen.
Kommunizieren
Nachdem Sie Ihre Optionen recherchiert haben, ist es an der Zeit, Ihre Top-Auswahl zu verfolgen. Die Verwendung von Demos in verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens und das Einholen von Mitarbeiterfeedback können Ihnen ein besseres Verständnis dafür vermitteln, in welche Richtung Sie gehen müssen. Wenn Sie mit verschiedenen Anbietern und ihren Paketangeboten sprechen, können Sie einen besseren Einblick in die finanziellen Erwartungen jeder Änderung erhalten.
Die Trailing-Technologie kann Ihnen einen realistischen Überblick über die Effizienz jedes Systems und Tools geben. Software-Demos können Ihnen helfen, Ihren Business Case weiter in die engere Wahl zu ziehen und gleichzeitig einen realistischen Zeitrahmen für die Änderung zu erstellen. Sie erhalten Erfahrungen mit den Schnittstellen aus erster Hand und erfahren, ob die Software eine Anpassung an Ihr Unternehmen, interne Schulungen oder andere Ressourcen erfordert, wenn Sie in sie investieren. Dies kann Ihnen einen klaren Einblick in mögliche Störungen oder Komplikationen geben, die Sie erwarten können, wie z sowie ein besseres Verständnis der langfristigen Auswirkungen von Veränderungen.
Was wird das Ergebnis sein?
Dann ist es wichtig, potenzielle Renditen zu ermitteln Investition und Ihre eigenen Erwartungen an vorgenommene Änderungen. Sich darüber im Klaren zu sein, was Sie von der Investition in Ihre IT-Anforderungen erwarten, hilft Ihnen nicht nur dabei, Argumente für die Änderungen zu erstellen, sondern kann Ihnen auch einen Anhaltspunkt geben, von dem aus Sie den Fortschritt analysieren können. Es ist wichtig, dass Sie Standards festlegen, an denen Sie den Erfolg messen.
Investitionen sollten sowohl monetär als auch anderweitig positive Ergebnisse bringen. Wie werden Änderungen den Gewinn, die Kundenbeziehungen, das Kundenfeedback und die Gesamteffizienz verbessern? Sagen Sie gleichermaßen negative Auswirkungen von Investitionen in neue Technologien voraus – und wenn ja, überwiegen diese die positiven Renditen, und wie können diese angegangen werden? Beispielsweise müssen Sie möglicherweise Mitarbeiterschulungen auslagern, anstatt sie intern durchzuführen. Diese Investition kann jedoch zu einer höheren Mitarbeitermoral und-produktivität führen.
Sie müssen auch den Zeitrahmen skizzieren, in dem Sie rechnen um eine positive Rendite zu sehen. Es ist wichtig, dass die Erwartungen Ihres Unternehmens mit den realistischen Ergebnissen übereinstimmen, damit Investitionen sinnvoll getätigt werden können.
Die Erstellung eines Business Case mag nicht kompliziert erscheinen, kann jedoch für den Fortschritt Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung sein. Das Identifizieren von Problemen und das Erstellen eines Aktionsplans zu deren Behebung erfordert Recherche und Kommunikation im gesamten Unternehmen, um die effizienteste, umfassendste Strategie bereitzustellen, von der alle profitieren.
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Barry O’Donnell ist Chief Technology Officer bei TSG.