Man kann leicht annehmen, dass das Faxen am heutigen digitalisierten Arbeitsplatz keinen Platz mehr hat. Wenn E-Mail-und Instant Messaging-Apps so etabliert und vertraut sind, klingt die Idee, eine Faxnummer einzugeben, ein Dokument in ein Gerät einzugeben und dann neben diesem Gerät warten zu müssen, um eine Antwort für Sie auszudrucken, bestenfalls kurios: und im schlimmsten Fall langsam, ineffizient und unsicher.
Fax hat sich jedoch weiterentwickelt und untermauert weiterhin lebenswichtige betriebliche Prozesse in einer Reihe von Sektoren. Die anhaltende Bedeutung von Zeitstempeln und insbesondere das Aufkommen der Cloud bedeutet, dass das Fax immer noch einen wesentlichen Beitrag im Alltag leisten kann, egal ob es um Finanzen geht: den Austausch von Details für den Kauf eines Hauses oder das Senden und Empfangen kritischer und vertraulicher Gesundheitsdokumente. Alltag einer Organisation.
Ofcom und die Zukunft des Fax
Im November letzten Jahres startete die britische Kommunikationsaufsichtsbehörde Ofcom eine Konsultation zur Zukunft des Faxens, in der sie Änderungen an bestehenden Vorschriften vorschlug damit britische Telekommunikationsbetreiber nicht länger verpflichtet wären, Faxdienste im Rahmen ihrer Universaldienstverpflichtung (USO) bereitzustellen.
Laut Ofcom ist Fax zunehmend veraltet. Darüber hinaus gibt es keine Garantie dafür, dass Faxdienste auf die gleiche Weise funktionieren, da Telekommunikationsbetreiber die für die Übermittlung von Faxen verwendeten Netzwerke aufrüsten.
Aber Fax ist bei uns sehr beliebt
Es mag daher überraschen, dass das Fax immer noch sehr bei uns ist. Es wurde festgestellt, dass einer von sechs NHS Trusts im Vereinigten Königreich im Jahr 2022 immer noch Faxgeräte verwendet, trotz der Forderung des ehemaligen Gesundheitsministers Matt Hancock im Dezember 2018, ihre Verwendung bis April 2022 vollständig einzustellen zugunsten von sichere E-Mail statt. Dies ist zwar immer noch eine Reduzierung von der 9000 Faxgeräte, die im Jahr 2018 im gesamten NHS verwendet wurden (Quelle: Royal College of Surgeons), dieses Fax hat sich dort festgesetzt und die Mitarbeiter verwenden es trotz der Verfügbarkeit neuerer konkurrierender Technologien weiterhin, was mit Sicherheit ein Hinweis auf seinen Wert als vertrauenswürdiges Werkzeug ist Aufgaben.
Im Jahr 2020 befragte mein Unternehmen eFax 1001 hochrangige IT-und Geschäftsentscheidungsträger in großen Unternehmen, kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) und Organisationen des öffentlichen Sektors, um ein besseres Verständnis der Cloud-basierter elektronischer Faxmarkt und seine Dynamik.
Wir haben festgestellt, dass die Zahl der Faxnutzer in Organisationen hoch ist höher als du denkst. Über die Hälfte der Stichprobe – 54 Prozent – hatte zwischen 6 und 50 Benutzer; ein volles Fünftel gab sogar an, dass es in ihrer Organisation 51 oder mehr Faxbenutzer gebe. Es wurde auch erwartet, dass die Faxnutzung in Unternehmen in über 37 Prozent der befragten Unternehmen zunehmen wird.
Wenn es um Fax geht, verwenden 35 Prozent Cloud-basierte Faxsysteme, während 31 Prozent eine Kombination aus Cloud-und herkömmlichem Faxen verwenden. Nur 15 Prozent der Stichprobe blieben ihrem traditionellen Faxgerät treu. Faxen eignet sich besser für Dokumente wie Verträge, Mietverträge, Firmenkonten, Finanzdokumente und Patientenakten als E-Mail, und daher ist es verständlich, dass 68 Prozent der Befragten Fax für mindestens die nächsten fünf Jahre erhalten haben.
Fax wird es noch viele Jahre geben
Fax bleibt für viele Unternehmen und deren Abläufe von zentraler Bedeutung. Es unterstützt viele Organisationen, indem es die sichere Kommunikation von rechtsverbindlichen Informationen ermöglicht. Geschäftsanwender bestätigen, dass der größte Faktor für ihre kontinuierliche Nutzung von Fax die Sicherheit ist (41 Prozent). Es folgen seine Kosteneffizienz (36 Prozent), die Einhaltung der DSGVO (34 Prozent) und die zunehmende Bedeutung von Cloud-Speichern (23 Prozent).
Fax, und insbesondere digitales Cloud-Fax, hat sich bewährt geprüfte Technik. Cloud-Faxanbieter haben eine Infrastruktur entwickelt, die Geschäftsanwendern eine private, sichere und gesetzeskonforme Möglichkeit bietet, vertrauliche oder geschäftskritische Daten an Kunden, Lieferanten, Partner und andere Dritte zu übertragen.
Faxen bleibt ebenfalls bestehen sicher vor menschlichem Versagen oder Social-Engineering-Angriffen. Da Cyberkriminelle konsequent von Hackern ferngehalten werden, ist es weniger wahrscheinlich, dass sie es auf gefaxte Dokumente abgesehen haben als auf per E-Mail gesendete Dokumente. Aus diesen Gründen wird das Fax seine entscheidende Rolle im Herzen vieler Unternehmen behalten.
Darüber hinaus kann die Umstellung von analogen Lösungen auf Cloud-Faxe Unternehmen dabei helfen, Geld zu sparen und sich mehr Komfort und Funktionalität zunutze zu machen. Organisationen, die Cloud-basierte Service-Tools für ihre Faxanforderungen einsetzen, ermöglichen die Verschlüsselung der Übertragung von E-Dokumenten, Sicherheitskontrollen, um ihre Übertragung zuzulassen oder zu verweigern, und allgemeine organisationsweite Funktionen und Zugriff, ohne das Risiko einzugehen, dass Dokumente verloren gehen oder gestohlen werden.
Aus diesen Gründen ist das Faxen nach wie vor eine zuverlässige, sichere und aktuelle Kommunikationsmethode, die weltweit verwendet wird. Bleiben wir dem Fax treu.
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Scott Wilson ist Vizepräsident bei eFax.