Egal, ob Sie Vollzeit, Teilzeit oder komplett remote im Büro sind, Hybrid-Meetings sind zu einer bequemen und notwendigen Möglichkeit für Mitarbeiter geworden, die ihre Zeit zwischen verschiedenen Standorten aufteilen, um produktiv zu bleiben. Die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, ist zur Fähigkeit geworden, von überall aus zu arbeiten. Meetings und Aktivitäten werden auf Kollaborationsplattformen verlagert, da hybrides Arbeiten zum Standard geworden ist. Unabhängig davon, wie viele Personen sich im Raum befinden oder aus der Ferne teilnehmen, ist es wichtig, dass alle eine gute Erfahrung machen. Flexibles Arbeiten wird bald zur Standardeinstellung für Millionen von Arbeitnehmern, unter neue Pläne der britischen Regierung, die es den Menschen ermöglichen, dies vom ersten Tag ihrer Beschäftigung an zu beantragen.
Während sich die Hybridarbeit weiterentwickelt, werden Videokonferenzen und das Teilen von Inhalten weiterhin ein wesentlicher Kontaktpunkt zwischen Kollegen, Partnern und Kunden sein. Um eine effektive und kollaborative Kommunikation zu ermöglichen, müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie über eine solide Grundlage verfügen und die erforderlichen Technologien einsetzen, um ihre Mitarbeiter und diese Arbeitsweise zu unterstützen. Hier behandeln wir die Tools und Technologien, mit denen Benutzer täglich interagieren müssen, und die wichtigsten Überlegungen zur IT-Infrastruktur für Unternehmen.
Ein nahtloses Besprechungserlebnis für alle
Die richtige Ausstattung und Einrichtung für Hybrid-Meetings ist wichtig. Remote-Benutzer benötigen mindestens hochwertige Kameras, Mikrofone, Lautsprecher oder Headsets, um sicherzustellen, dass sie in der Besprechung deutlich gesehen und gehört werden können. Diese Geräte sollten KI-Technologien verwenden, die unerwünschte und störende Hintergrundgeräusche entfernen. Der Schlüssel liegt darin, dass sich Remote-Mitarbeiter einbezogen fühlen und nicht nur als Zuschauer im Besprechungsraum, sonst sind sie weniger engagiert. Sie müssen mit der gleichen Erfahrung interagieren und Inhalte teilen, als ob sie im Raum wären, also müssen Unternehmen in die richtigen Tools investieren, um dies zu erreichen.
Wenn es um das Erlebnis im Zimmer geht, gibt es verschiedene Arten von Besprechungsräumen. Zum Beispiel Huddle Spaces, in denen eine Handvoll Personen in einem Bereich Platz finden, kleine Gruppenräume mit bis zu 10 Personen und dann größere Räume oder Auditorien, die 20 bis 30 Personen und mehr aufnehmen können. Bei all diesen Raumtypen gibt es drei Faktoren, die berücksichtigt werden müssen:
· Konsistenz der Erfahrung
Unabhängig vom Besprechungsraum muss die Benutzererfahrung konsistent bleiben. Es muss genauso einfach sein, ein großes Sitzungssaalsystem zu verwenden, wie es ein Ein-Personen-Endpunkt ist. Wie Sie ein Meeting beginnen und beenden, welche Steuerschnittstellen Sie verwenden und wie Sie Inhalte teilen und Tools für die Zusammenarbeit verwenden, Vertrautheit ist der Schlüssel. Dies kann eine Investition bedeuten oder Sie entscheiden sich für die Ausrichtung an einem Unternehmensstandard wie Webex, Microsoft Teams oder Zoom. Zu viele Unterschiede zwischen den Räumen führen zu einer Unterauslastung der Besprechungsräume.
· Intelligente Räume
Das bedeutet, darüber hinaus zu schauen, wie das System im Raum verwendet wird. Es geht darum, wie Nutzer den physischen und virtuellen Raum im Voraus buchen. Organisationen müssen über effektive Raumbuchungssysteme verfügen, die visuelle Indikatoren verwenden, damit die Mitarbeiter die Raumverfügbarkeit auf einen Blick sehen können. Dies kann die Integration in Kalendersysteme und die Verwendung von Raumbuchungspanels bedeuten, die es Benutzern ermöglichen, den Raum sowohl auf Ad-hoc-Basis als auch auf ihrem Handy und per E-Mail zu buchen. Darüber hinaus sollten große Büros digitale Beschilderung und Wegweiser verwenden, um sicherzustellen, dass Benutzer den Besprechungsraum leicht finden können.
· Sichtbarkeit
In einer idealen Welt sollten Organisationen mit einer großen Anzahl geografisch verteilter Besprechungsräume in der Lage sein, ihren Bestand zentral von einem einzigen Fenster aus zu überwachen Glas. Diese Lösungen ermöglichen es Unternehmen nicht nur, die Betriebszeit ihrer Besprechungsräume aufrechtzuerhalten, sie nutzen auch Tools zur Personenzählung, um die Einhaltung der Gesundheits-und Sicherheitsanforderungen in Bezug auf die maximale Belegung des Raums zu unterstützen. Darüber hinaus helfen Überwachungslösungen Organisationen dabei, Umweltfaktoren zu messen, um das Wohlergehen der Mitarbeiter zu gewährleisten, Nachhaltigkeitsbemühungen zu verfolgen und ihnen zu ermöglichen, Räume freizugeben, wenn Teilnehmer nicht erscheinen; Verringerung der Energieverschwendung oder Verbesserung der Effizienz, indem anderen ermöglicht wird, den freien Raum zu nutzen.
Vernetzung und Zugänglichkeit
Die Umstellung auf hybrides Arbeiten stellt nicht nur die Herausforderung dar, wie man entfernte Teilnehmer verbindet und ihnen ermöglicht, von überall aus zu arbeiten, sondern auch wie um dies sicher zu tun. Es geht um optimale Möglichkeiten, Benutzer mit den öffentlichen Cloud-Diensten zu verbinden, in denen Meetings gehostet werden, wo die Verwendung einer lokalen Internetverbindung oft besser ist, als sie zurück und über die Zentrale oder das Rechenzentrum zu verbinden.
Einige Büroräume wurden grundsätzlich für Besprechungen im Raum konzipiert. Es besteht jetzt die Notwendigkeit, dass entfernte Benutzer teilnehmen. Hier müssen Konnektivität und Konfiguration berücksichtigt werden. Das Verschieben von Mitarbeitern über die Büro-Firewall hinaus erfordert ein Umdenken in Bezug auf Netzwerke. Unternehmen müssen ihre expandierenden Netzwerkgrenzen schützen, damit Benutzer sich mit einem sicheren System verbinden können, um auf Dateien und Anwendungen zuzugreifen. Dies bedeutet eine zusätzliche Berücksichtigung Ihrer Sicherheits-, Fernzugriffs-und Firewall-Traversal-Richtlinien und-Technologien.
Da immer mehr Technologien eingeführt werden, um Hybrid-Meetings zu verbessern, müssen Unternehmen auf die Wartung achten. Hier können Cloud-registrierte Systeme und verwaltete Dienste die dynamische Aktualisierung von Software und Funktionen unterstützen. Bei den Räumen selbst stehen Flexibilität und die Einhaltung Ihrer langfristigen Strategie im Vordergrund. Unternehmen müssen verstehen, wie und in welcher Häufigkeit ihre Räume genutzt werden. Cloudbasierte Überwachungstools können diesen analytischen Einblick liefern und Organisationen in die Lage versetzen, die Nutzung ihrer Besprechungsräume zu optimieren. Sie müssen berücksichtigen, welche Kollaborationsplattform verwendet wird und ob diese die Möglichkeit hat, sich mit anderer Konferenzsoftware zu verbinden, wenn Teams mit Kunden oder Partnern in Verbindung treten müssen.
Letztendlich geht es darum, die richtigen Anwendungen zu finden, die Ihren Geschäftsanforderungen entsprechen, mit den von Ihnen verwendeten Diensten kompatibel sind und zusammenarbeiten. Bereitstellung einer Mischung aus Sicherheit und Zugänglichkeit, die hybriden Benutzern jetzt und in Zukunft ein sicheres und ansprechendes Erlebnis bietet.
Richard Evans ist CTO bei Cinos.