Der Hauch einer Rezession liegt in der Luft, da einige der größten multinationalen Unternehmen von Google an Goldman Sachs, Entlassungen in großem Umfang erlassen, um ihre Finanzen zu stützen. In diesem Umfeld wirtschaftlicher Unsicherheit richten Organisationen ein Auge auf das Endergebnis, während das andere Auge ängstlich die Organisation scannt und nach Bereichen sucht, um Kosten zu senken.
Wenn es um Technologie geht, kosten diese jedoch-Kürzungsbemühungen müssen sorgfältig angegangen werden; andernfalls riskieren Unternehmen, Funktionalität zu verlieren oder die Anwendungsqualität zu beeinträchtigen – beides kann die Produktivität der Mitarbeiter beeinträchtigen und das Unternehmen in noch schlechterer Verfassung versetzen, um die bevorstehenden schwierigen Zeiten zu überstehen. Also, wie geht man dieses Unterfangen am besten an?
Sauberes Haus
Die IT wäre gut beraten, nicht nur mit einem tiefen Verständnis der Technologie zu beginnen, die im gesamten Unternehmen eingesetzt wird, sondern auch den tatsächlichen Wert, den diese Software für das Unternehmen bietet.
In vielen Fällen werden Organisationen feststellen, dass es in ihren Betrieben eine gewisse Software-Aufblähung gibt. Diese Aufblähung kann die Form mehrerer verschiedener Tools annehmen, die alle die gleiche Aufgabe erfüllen; Werkzeuge, die ein oder zwei Monate lang ausprobiert und dann aufgegeben wurden; Tools, die von der Organisation verwendet werden, aber nur von einem mageren 1 Prozent der Belegschaft; und so weiter.
Ein wenig Detektivarbeit wird notwendig sein, um herauszufinden, warum einige dieser Systeme die Zahlen haben, die sie haben. Wurden beispielsweise Benutzer für ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Zeitraum für ein Tool bereitgestellt und dann einfach nie entfernt? Oder, wenn es ein Tool gibt, das Benutzer verwenden sollten (z. B. für Governance-Zwecke), dies aber nicht der Fall ist, was sind dann die Hindernisse, die eine Einführung verhindern?
Mit einer sorgfältigen Systemprüfung und einer sanften”Hausreinigung”, Unternehmen können sich von den Kosten für Tools befreien, die den Interessen des Unternehmens nicht mehr optimal dienen – was zu massiven Einsparungen beiträgt, ohne Schlüsselfunktionen einzuschränken, auf die ihre Fachleute angewiesen sind.
Sehen Sie in die Cloud
Nachdem sich Unternehmen angesehen haben, welche Systeme in den sprichwörtlichen Mülleimer geworfen werden müssen, sollten Unternehmen prüfen, welche verbleibenden Systeme, die einen Mehrwert für das Unternehmen darstellen, in die Cloud verschoben werden können, wenn sie dies getan haben. Noch nicht.
Warum? Weil die Cloud einen klaren Überblick über die laufenden Kosten und Vorhersagbarkeit der Ausgaben bietet. Unvorhersehbare Ausgaben für Wartung, Upgrades und Migrationen werden aus der Gleichung entfernt. Auch für den Fall, dass die Organisation einen Cloud-Service ausmustern muss, fallen im Vergleich zu einem System, für das die Organisation die Zeit und die Kosten aufgewendet hat, um es vor Ort bereitzustellen, deutlich niedrigere Ausstiegskosten an.
Da sind natürlich einige Best Practices, wenn es darum geht, die Kosten rund um Cloud-Dienste zu verwalten – und Organisationen haben in diesem Bereich mehr Hebel, an denen sie ziehen können, als ihnen zunächst vielleicht bewusst ist.
Zunächst durch Unterzeichnung Bei längerfristigen Vereinbarungen können sich Organisationen bessere Rabatte sichern. Dies ist nicht anders als Ihre lokale Bank, die sich bereit erklärt, Ihnen eine höhere Rendite zu geben, wenn Sie sich bereit erklären, einen großen Teil des Geldes für 24 Monate statt für 12 Monate bei ihr einzuzahlen. Engagement wird im Allgemeinen belohnt.
Sobald diese Vereinbarung zur Verlängerung ansteht, sollten Unternehmen sicherstellen, dass die Anzahl der Lizenzen, die ihr Abonnement abdeckt, immer noch mit der Anzahl der Endbenutzer übereinstimmt, und diese Anzahl entsprechend anpassen. Ebenso sollten sie sicherstellen, dass die Stufen, die sie abonnieren (z. B. „Silber“, „Gold“ und „Platinum“ oder andere ähnliche Stufenkategorisierungen), für die aktuellen und zukünftigen Anforderungen der Organisation geeignet sind. Als Teil dieser „Zukunftsprognose“ sollten Unternehmen auch ein gutes Gespür dafür haben, wie lange sie sich für die Weiterentwicklung der Software einsetzen wollen. Das ist einfach kluges Geschäft.
Lesen Sie das Kleingedruckte
Ein Hinweis hier zur Kostenkontrolle, insbesondere bei Cloud-Abonnementverträgen: Unternehmen sollten zahlen Achten Sie genau darauf, welche Art von Preisobergrenzen in die Vereinbarung eingebaut sind.
Wie viel Preiserhöhung kann der Anbieter beispielsweise nach Ablauf der ursprünglichen Vertragslaufzeit dem Kunden aufbürden? 5 Prozent? 10 Prozent? Satte 30 Prozent? Wenn Ihr Anbieter die Preisobergrenze nicht genau angibt – oder noch schlimmer, angibt, dass es keine Preisobergrenze gibt – dann sollten Unternehmen mit Vorsicht vorgehen. Diese Ungewissheit macht den Hauptvorteil des Abonnementkaufs zunichte: die Vorhersagbarkeit der Kosten.
Gleichzeitig sollten Unternehmen die Inflation im Auge behalten, um zu sehen, wie sie sich gegen Preiserhöhungen verhält. In einer Wirtschaft, in der die Inflation bei 8 % liegt, können erhebliche Kostensenkungen realisiert werden, wenn Anbieter Preiserhöhungen auf 5 % begrenzen.
Schaffen Sie das richtige Gleichgewicht
Ob die Wirtschaft in eine ausgewachsene Rezession kippt oder nicht, bleibt abzuwarten – aber solange die Unsicherheit das wirtschaftliche Umfeld weiter wirbelt, sollten Unternehmen die Luken schließen und die Kosten im Auge behalten. Wenn es um Technologie geht, kann glücklicherweise eine sorgfältige Systemprüfung in Kombination mit einer strategischen Einführung der Cloud Unternehmen dabei helfen, erfolgreich das richtige Gleichgewicht zu finden, wenn es darum geht, Kosten zu senken, ohne die Funktionalität zu opfern, auf die sich ihre Mitarbeiter verlassen.
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Paul Walker ist EMEA Technical Director, iManage.