Die beste Dokumentenverwaltungssoftware (DMS) macht es einem Team einfach und unkompliziert, den Überblick über Dateien zu behalten. Da die Idee eines papierlosen Büros immer häufiger vorkommt, wird das Dokumentenmanagement immer wichtiger. Dies gilt insbesondere mit dem Aufkommen von Cloud-Speicher, da viele Dienstanbieter Unternehmen auch dabei unterstützen können, Dokumente gemeinsam zu nutzen und zu synchronisieren.
Bei der Dokumentenverwaltung geht es jedoch nicht nur darum, Informationen sicher online zu speichern. Es geht auch darum, den gesamten Prozess der Dokumentenverwaltung zu vereinfachen. Dazu gehören Dinge wie Markenvorlagen, die Verbesserung von Arbeitsabläufen, die Arbeit mit Tools für die Zusammenarbeit und die Möglichkeit, Informationen zu sortieren, die manchmal sehr technisch sind. Und das zusätzlich zu allgemeinen Aufgaben wie dem Bearbeiten und Verwalten von Dokumenten.
Beste Dokumentenverwaltungssoftware
Templafy
Funktionen
Mehrere föderale Optionen CRM-Integrationen Einzeln Anmelden DMS-Integration
Eines der besten Tools zum Verwalten von Dokumenten ist Templafy. Das System soll wichtige Office-Suiten und-Lösungen zusammenführen, die Unternehmen täglich nutzen.
Wenn es eine Sache gibt, die lästig sein kann, ist es, unterschiedliche Software verwenden zu müssen, um Dokumente für dieselbe Marke zu erstellen. Dies kann viel Zeit in Anspruch nehmen und schwer zu verfolgen sein, aber Templafy kann helfen. Damit können Sie eine Vielzahl von Dateien innerhalb des Systems erstellen und sie alle von einem einzigen Feed aus verwalten.
Die Software funktioniert auf einer Vielzahl von Geräten und verwendet die Cloud, um Ihnen den Zugriff auf alle Ihre Dateien zu ermöglichen Dokumente von Ihrem Computer, Tablet oder Telefon. Es gibt auch automatische Compliance-Prüfungen, und es ist einfach, Mitarbeitern Feedback zu geben.
Vorteile
Investieren Sie 2–4 Stunden, um sich mit der Funktionalität und Verwaltung vertraut zu machenSehr starke Integrationen in Microsoft Office und andere Office-Anwendungend
Nachteile
Doppelte Authentifizierung kann etwas lästig seinDieses Produkt weist keine Mängel auf.
M-Files
Funktionen
Co-Authoring Keine Ordner Schnellere Suche Mobile optimierte ERP-Integrationen Gemeinsam nutzbare Links
Wenn Sie Inhalte zu M-Files hinzufügen, sortiert die Plattform diese automatisch basierend auf was es ist, nicht nur wo Sie es speichern möchten. Ihre Informationen sind sicher, wenn Sie Ihr vorhandenes Netzwerk sicher und automatisch mit der KI von M-Files verbinden.
M-Files eignet sich hervorragend für große Teams, die zu unterschiedlichen Zeiten auf Dokumente zugreifen müssen. Wenn ein Mitglied Ihres Teams eine Datei benötigt, die von jemand anderem hochgeladen und gespeichert wurde, muss es nicht verschiedene Ordner durchsuchen, um herauszufinden, wie die Datei heißt. Wenn Ihnen diese App gefällt, können Sie weitere Informationen auf der offiziellen Website lesen.
Vorteile
Keine Probleme mit größeren Dateien.REST-API könnte die Option haben, leere Werte aufzufüllen, um das Parsen zu erleichtern.
Nachteile
Benachrichtigt, wenn Maßnahmen erforderlich sind.Die Suche findet zurückgezogene oder ersetzte Dokumente, was zu potenzieller Verwirrung führen kann.
DocuWare
Features
Indizierung Verschlüsselung Workflow Manager Sichere Archivierung Dokumentenintegrität
Die Dokumentenverwaltung erfolgt über die Cloud mit DocuWare. Es schafft einen digitalen Arbeitsplatz, indem es Cloud-Speicher und Büroautomatisierung kombiniert. Dieser papierlose Ansatz für alle Büroaufgaben ist ein weiteres Beispiel für die digitale Transformation, die heutzutage viele Prozesse vorantreibt.
DocuWare bietet Dienste, mit denen Sie einen „Cloud-Workflow“ für Ihre Dokumente einrichten können. Es ermöglicht, dass Dienstleistungen nach Bedarf in kleinem Umfang eingekauft werden. Sobald Anwendungsszenarien erstellt und die Zuverlässigkeit nachgewiesen ist, kann der Dienst für eine größere Bereitstellung skaliert werden.
Es gibt auch mobile Apps, die mit diesem Workflow verwendet werden können. Mit diesen Apps können Sie z. B. Belege unterwegs scannen, Rechnungen genehmigen, damit sie schnell bezahlt werden können, und Formulare direkt auf dem Gerät unterschreiben.
Vorteile
Gute OCREinfache WeboberflächeLeistungsstarke Scan-ToolsGroßartig Dokumentverarbeitung
Nachteile
Einige weitere Funktionen wären schön. Ein wenig anpassbarer.
eFileCabinet
Funktionen
In-Cloud-Bereitstellung Dokumentenverwaltung Mobile Optimierung Vor-Ort-Bereitstellung Intuitive Software-Integrationen SideKick-Tool
eFileCabinet ist eine der besten Möglichkeiten zum Verwalten von Dokumenten, die Sie kaufen können. Sie helfen Menschen, Kleinunternehmern und großen Unternehmen, ihre Online-Daten und-Dateien zu organisieren. Ihre Lösung hilft Ihnen, Ihre Dokumente und Dateien in Ordnung zu halten, egal wie viele Sie haben.
Sie können nach Dokumenten suchen oder sie anhand von Ordnervorlagen oder bereits eingerichteten Dateinamen finden. eFileCabinet führt auch eine Liste Ihrer am häufigsten verwendeten Dokumente in einem Portfolio, damit Sie schnell darauf zugreifen können.
Vorteile
Tolle Geschichte Faszinierendes Setting Tolle Wendungen Visual Novel Wunderschöne Grafik
Nachteile
p>Einige Fälle haben Pacing-Probleme Könnte mehr Sprachsteuerung haben
signNow
Funktionen
Ausfüllbare Felder hinzufügen Daten exportieren PDF-Editor durchsuchen Teamzusammenarbeit iOS-und Android-Apps Branding
signNow ist intuitiv Software zum Signieren und Verwalten von Dokumenten, die von Benutzern wegen ihrer Benutzerfreundlichkeit und ihres niedrigen Preises geliebt wird. signNow ist eine schnörkellose Lösung für erschwingliche Signierdienste für Dokumente. In Bezug auf die Funktionen kann es sich gut mit großen Namen in der Branche messen und bietet unbegrenzte Vorlagen, viele Integrationen, Cloud-Speicher selbst auf der niedrigsten bezahlten Ebene, Unterstützung mehrerer Sprachen, Audit-Trail, Erinnerungen und mehr.
Im Gegensatz zu großen E-Signatur-Namen wie DocuSign und HelloSign bietet signNow eine praktische Funktion, nämlich einen einzigartigen Link zum direkten Signieren. Wenn Sie ein Dokument zum Signieren hochladen, müssen Sie nicht zulassen, dass der Anbieter eine E-Mail eines Drittanbieters an Ihren Kunden sendet, um eine Signatur anzufordern.
Vorteile
Möglichkeit, eine Vereinbarung einer E-Mail-Adresse neu zuzuweisen.Vorhandene Vorlagen bearbeiten.
Nachteile
Flexible Sendeoptionen passen hervorragend in jede Situation, in der eine Signatur benötigt wird
DocuWare
Funktionen
Indizierung Dokumentenumwandlung Verschlüsselung Vor Ort und Cloud-basierter Workflow-Manager Sichere Archivierung Dokumentenintegrität
Sie und Ihre Mitarbeiter können Dokumente direkt auf der DocuWare-Plattform bearbeiten oder mit Notizen versehen. Sie können dies nicht mit jedem DMS auf unserer Liste tun. Wir mögen DocuWare, weil es Funktionen hat, die es einfach machen, Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, und diejenigen, die keinen Schreibtisch haben, miteinander zu verbinden. Von jedem Gerät aus kann jeder bequem zu Hause oder unterwegs auf Inhalte zugreifen.
DocuWare wird von mehr als 12.000 Unternehmen in mehr als 90 Ländern zur Verwaltung ihrer Dokumente eingesetzt. Mit einer solchen Erfolgsbilanz können Sie sicher sein, dass das Unternehmen echt ist. Es kann unter anderem für Vertragsvorschläge, Finanzprozesse und HR-Aufgaben verwendet werden.
Vorteile
OCR ist sehr gutSupportBenutzerfreundlichkeit
Nachteile
Einige weitere Funktionen wären wünschenswert niceEtwas anpassbarer
Hightail
Funktionen
Zugriffskontrollen/Berechtigungen Aktivitäts-Dashboard Aktivitätsverfolgung Warnungen/Benachrichtigungen Genehmigungsprozesssteuerung Archivierung und Aufbewahrung Audit-Trail
Hightail ist ein Tool zur Verwaltung von Dokumenten, das dient dem Austausch und der Zusammenarbeit. Andere DMS auf dem Markt haben auch Möglichkeiten, Dateien zu teilen, aber Hightail geht noch einen Schritt weiter. Dieser Dienst funktioniert gut, wenn Sie große Dateien sicher versenden müssen.
Es ist einfach, auf sichere Weise zu teilen. Ziehen Sie eine Datei von Ihrem Computer oder einem Cloud-Speicherdienst in Ihr Hightail-Konto oder laden Sie sie hoch. Geben Sie die Informationen über die Person ein, mit der Sie sie teilen möchten, und eine E-Mail wird an diese Person gesendet. Zeigen Sie dem Team eine Videopräsentation und erhalten Sie sofort Feedback.
Vorteile
Verwaltung von Inhalten, Kommunikation, Räumen und Projekten im Allgemeinen. Kontrolle von Prozessen, Aufgaben und Aktivitäten zwischen den verschiedenen Mitglieder von Teams.
Nachteile
Es gibt keine großartige Möglichkeit, die Software anzupassen.Eine ziemlich langsame Lernkurve.
MasterControl
Funktionen
Automatisierung Dokumentenkontrolle Verfolgung von Risiken und Minderung der Zusammenarbeit
MasterControl ist ein DMS für Unternehmen, denen Sicherheit am wichtigsten ist. In manchen Branchen müssen sich Unternehmen an sehr strenge Regeln halten. MasterControl weiß um diese Compliance-Bedenken und hat eine Lösung für die Verwaltung von Dokumenten entwickelt, die alle Sicherheitsanforderungen erfüllt.
Damit können Sie Änderungen und vorgenommene Änderungen nachverfolgen. Dies ist sehr hilfreich, insbesondere wenn eine bestimmte Person ein Dokument durchsehen muss. Sie können ein Datum und eine Uhrzeit festlegen und auch Erinnerungen versenden. MasterControl kann Änderungen auch einschränken, je nachdem, wer Zugriff auf die Datei hat. Sie haben die volle Kontrolle darüber, wer ein Dokument ändern kann und wer nicht.
Vorteile
MasterControl beseitigt die Notwendigkeit für Bücherregale oder Ordner an mehreren Standorten.
Nachteile
Ihr neuer Berichtersteller ist noch nicht benutzerfreundlich. Schnelles Unternehmenswachstum bedeutet viele neue Mitarbeiter.
Worauf sollten wir bei einer Dokumentenverwaltungssoftware achten?
Benutzerfreundlichkeit sollte an erster Stelle stehen. Stellen Sie sicher, dass die Software auf die gewünschten Geschäftsvorteile ausgerichtet ist Sicherheit und Compliance Vorkonfigurierte Lösungen reduzieren die Implementierungszeit von Wochen auf Tage Must-haves für jede Büroautomatisierungslösung
Welche ist die beste Dokumentenverwaltungssoftware?
Templafy M-Files DocuWare eFileCabinet signNow
FAQs
Was macht ein großartiges Dokumentenmanagementsystem aus?
Das beste Dokumentenmanagementsystem verfügt über integriertes Geschäftsprozessmanagement und Workflow-Automatisierung auf Unternehmensebene, die Dokumente dorthin senden, wo sie benötigt werden. Außerdem können Sie Ihre eigenen Prozesse erstellen und diese nach Belieben steuern.
Welches ist das wichtigste Element von Dokumentenverwaltungssystemen?
Administratoren müssen Berechtigungen festlegen können jeden Benutzer, damit die Dokumentenverwaltungssoftware nützlich ist. Berechtigungen ermöglichen es einigen Benutzern, Dateien zu sehen und zu ändern, während andere diese Dateien im System nicht einmal sehen können.
Was sind die wesentlichen Elemente der Dokumentenverwaltung?
Ein gutes DMS verfügt über Hauptfunktionen Funktionen wie die Kontrolle, wer auf Dokumente zugreifen kann, die Kontrolle, wie Versionen gespeichert werden, Nachverfolgung, Zusammenarbeit in Echtzeit, Passwortschutz, Echtzeit-Warnungen und mehr. Durch die Aufbewahrung von Dateien in der Cloud wird sichergestellt, dass sie nicht verloren gehen und die richtigen Personen schnell darauf zugreifen können.