Ein Verfahren ist eine bekannte Methode, etwas zu tun, sodass das Ergebnis vorhergesagt werden kann. Ein Verfahren ist alles, was die Mitarbeiter Ihres Teams im Rahmen ihrer regulären Arbeit tun. Organisationen standardisieren und schreiben Verfahren auf, um Mitarbeiter produktiver zu machen und vorhersagbare Ergebnisse zu erzielen. Standardarbeitsanweisungen sind auch die Bezeichnung für eine Reihe schriftlicher Verfahren (SOPs). Meistens sind diese in einer internen Wissensdatenbank zu finden. In diesem Artikel werden wir Ihnen beibringen, wie man Verfahren schreibt.
Wie man Verfahren schreibt
Hier sind einige Schritte, die Ihnen helfen, Verfahren für Ihr Unternehmen zu schreiben:
Wählen Sie ein Verfahren aus
Wenn Sie mehr als ein Verfahren für ein Unternehmen schreiben, überlegen Sie, mit welchem Sie beginnen möchten. Sie könnten zuerst eine Prozedur für einen wichtigen Prozess schreiben, oder Sie könnten damit beginnen, eine Prozedur für eine kleine Aufgabe zu schreiben. Wenn Sie beispielsweise eine Reihe von Verfahren für eine Produktionsfirma schreiben, könnten Sie mit dem Schreiben eines Verfahrens für eine einzelne Maschine beginnen und dann mit dem Schreiben von Verfahren für die gesamte Abteilung fortfahren. Dies kann Ihnen dabei helfen, mehr Übung zu bekommen und beim Schreiben von Schritten besser zu werden.
Verbinden Sie sich mit Teammitgliedern
Nachdem Sie den Prozess ausgewählt haben, über den Sie schreiben möchten, überlegen Sie, wer ein Experte ist dieses Thema. Wenn Sie Anweisungen für eine Aufgabe schreiben, die Sie bereits erledigt haben, haben Sie möglicherweise viele Informationen, die Sie verwenden können. Wenn Sie ein Manager sind, der Verfahren schreibt, um Ihr Team effizienter zu machen, möchten Sie vielleicht mit den Leuten sprechen, die die Aufgaben jetzt erledigen. Wenn Sie beispielsweise für ein Marketingteam verantwortlich sind, können Sie mit dem Grafikdesigner darüber sprechen, wie er ein Logo erstellt. Jemand, der die Arbeit bereits erledigt hat, kann oft Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Tipps geben.
Bevor Sie mit Ihrem Prozess beginnen, möchten Sie vielleicht mit den Personen sprechen, die den Prozess oder die Aufgaben erledigen. Sie können ihnen eine E-Mail senden, sie anrufen oder ein Treffen vereinbaren, um Ihnen dabei zu helfen, Informationen für das Verfahren zu sammeln.
Denken Sie an Ihr Publikum
Bevor Sie Ihr Verfahren schreiben, Sie sollte sich überlegen, wer es lesen wird. Der Inhalt kann sich je nach Zielgruppe ändern. Wenn Sie beispielsweise für Experten auf diesem Gebiet schreiben, verwenden Sie möglicherweise komplexere Wörter und Ideen. Wenn Sie für neue Mitarbeiter oder Fachleute von außerhalb des Unternehmens schreiben, möchten Sie vielleicht mehr Begriffe definieren, mehr Grafiken hinzufügen und die Schritte noch einfacher nachvollziehbar machen.
Einführung schreiben
Nachdem Sie wissen, für wen Sie schreiben, können Sie mit dem Schreiben Ihrer Einleitung beginnen. Normalerweise sind dies ein oder zwei Absätze. Sie könnten am Anfang sagen, wer das Verfahren wann befolgen soll. Sie könnten auch sagen, warum das Verfahren wichtig ist und wie es den Leuten in Ihrem Team helfen kann.
Erstellen Sie eine Ressourcen-oder Materialliste
Erstellen Sie jemandem eine Liste aller Materialien und Ressourcen müssen die Aufgabe unter der Einleitung erledigen. Wenn Sie beispielsweise ein Verfahren für eine Malerfirma schreiben, können Ihre Materialien Farbe, einen Pinsel, eine Rolle und eine Sicherheitsausrüstung umfassen. Die Ressourcenliste teilt Fachleuten mit, was sie zusammenbringen müssen, bevor sie den Anweisungen folgen können.
In diesem Abschnitt können Sie auch digitale Informationen oder andere Ressourcen hinzufügen. Hier können Sie beispielsweise Teammitglieder daran erinnern, wenn sie ein Passwort oder einen digitalen Zugangscode benötigen. Wenn Teammitglieder weitere Fragen haben, können Sie ihnen auch einen Link zu einem Anleitungsvideo oder anderen externen Ressourcen geben.
Schritte und Anweisungen entwerfen
Sie können mit dem Schreiben der Schritte beginnen und Anweisungen unter „Ressourcen“. Sie könnten mit den Leuten zusammenarbeiten, die die Arbeit erledigen, um Ihnen dabei zu helfen, diese Schritte herauszufinden. Und Sie könnten damit beginnen, eine allgemeine Liste von Schritten zu erstellen. Sie können die Reihenfolge der Schritte ändern und später weitere Informationen hinzufügen.
Visuelle Elemente hinzufügen
Grafiken, Diagramme und Diagramme können dabei helfen, schwer verständliche Informationen zu erklären. Denken Sie darüber nach, schwer verständlichen Schritten Bilder hinzuzufügen. Beispielsweise könnten Sie Teammitgliedern mehr über ein Verfahren zeigen, indem Sie Bilder mit beschrifteten Pfeilen verwenden.
Geschriebenes überprüfen und überarbeiten
Nachdem Sie Ihre Schritte und Anweisungen aufgeschrieben haben, können Sie dies tun Ich möchte zurückgehen und sie reparieren. Versuchen Sie, Ihr Schreiben so leicht verständlich und nützlich wie möglich zu gestalten. Sie können klare Anweisungen schreiben, indem Sie Aktionswörter und kurze Sätze verwenden.
Führen Sie einen Verfahrenstest durch
Sie könnten jemanden bitten, die Anweisungen als Teil eines Verfahrenstests zu lesen und zu befolgen, um Ihnen beim Rechnen zu helfen heraus, was geändert werden muss. Je nach Aufgabe können Sie das Verfahren selbst durchführen oder ein Mitglied Ihres Teams damit beauftragen. Dies kann Ihnen helfen, die Reihenfolge der Schritte zu ändern und zu sehen, wo Sie möglicherweise einen Schritt hinzufügen müssen, um den Prozess klarer zu machen.
Bitten Sie um Feedback
Nachdem Sie Ihr Verfahren getestet haben, Vielleicht möchten Sie Feedback von mehr als einer Quelle erhalten. Erstens können Sie Fachleute, die diese Aufgabe häufig ausführen, nach ihrer Meinung fragen. Sie können Vorschläge machen oder Informationen hinzufügen, um den Unterricht zu erleichtern. Dann könnten Sie ein Teammitglied um Rat fragen, das diese Aufgabe nicht oft erledigt. Sie könnten Fragen stellen oder auf Teile hinweisen, die einer weiteren Erklärung bedürfen.
Nehmen Sie abschließende Anpassungen vor und wiederholen Sie sie bei Bedarf
Sie können Änderungen basierend auf dem Feedback vornehmen, das Sie erhalten haben. Dies kann Ihnen helfen, den Prozess zu optimieren und bessere Ergebnisse zu erzielen. Je nachdem, wie viel Sie ändern, möchten Sie möglicherweise erneut testen oder mehr Feedback erhalten. Sie können diese Methode für andere Dinge in Ihrem Unternehmen verwenden.
FAQ
Was sollte ein Verfahrenshandbuch enthalten?
Basierend auf dem, was Ihnen die Leute gesagt haben Änderungen vornehmen können. Dies kann Ihnen helfen, bessere Ergebnisse zu erzielen und den Prozess zu optimieren. Je nachdem, wie viel Sie ändern, müssen Sie möglicherweise erneut testen oder mehr Feedback einholen. Sie können diese Methode für andere Dinge in Ihrem Unternehmen verwenden.
Was sind die sechs Verfahren?
Kontrolle von Dokumenten, Kontrolle von Aufzeichnungen, Interne Revision, Korrekturmaßnahmen, Vorbeugungsmaßnahmen, und Kontrolle nicht konformer Produkte sind die sechs Verfahren. Sechs Verfahren sind Kontrolle von Dokumenten, Kontrolle von Aufzeichnungen, internes Audit, Korrekturmaßnahmen, vorbeugende Maßnahmen und Kontrolle nicht konformer Produkte.