Der Wildwuchs an Inhalten verursacht IT-und Sicherheitsadministratoren viele Probleme und erschwert die Verwaltung und Kontrolle von Informationen. Microsoft 365 stellt jedoch Tools bereit, um die Ausbreitung von Inhalten zu verhindern. Diese Tools sind Teil der Microsoft Purview eDiscovery-Dienste. In diesem Artikel erklären wir, wie eDiscovery innerhalb von Microsoft 365 funktioniert.
Inhaltsverzeichnis
Bei der Arbeit mit Microsoft 365 kann eine Ausbreitung von Inhalten innerhalb einer Organisation unvermeidlich werden. Es wird schließlich passieren, wenn Benutzer Dokumente und Dateien in mehreren Diensten wie SharePoint Online, OneDrive for Business, Microsoft Teams und jeder anderen App speichern, die es Benutzern ermöglicht, Inhalte zu speichern.
Falls Ihre Organisation jemals Bedarf hat Um bestimmte Inhaltstypen in allen Microsoft 365-Diensten im Rahmen einer rechtlichen Anfechtung oder eines Rechtsstreits zu identifizieren, können die Microsoft Purview eDiscovery-Dienste zu Hilfe kommen. Bevor Sie sich jedoch mit diesen speziellen Tools vertraut machen, müssen Sie zunächst verstehen, was eDiscovery ist.
Was ist eDiscovery in Microsoft 365?
eDiscovery ist die Abkürzung für elektronische Entdeckung im Zusammenhang mit einem Rechtsfall oder einer Untersuchung. Im Rahmen von Gerichtsverfahren müssen Organisationen möglicherweise relevante Informationen, Aufzeichnungen und andere elektronische Beweise im Zusammenhang mit einem Fall bereitstellen.
Sie können eDiscovery entweder offline, auf einem bestimmten Computer oder in einem Computernetzwerk durchführen. Die während eines eDiscovery-Prozesses gesammelten Daten können jede Art von elektronischen Informationen umfassen, einschließlich Dokumente, E-Mails, Texte und sogar Beiträge in sozialen Medien.
Warum sollten Sie sich also für eDiscovery interessieren? Da Microsoft 365 eine so große Vielfalt an Datenquellen unterstützt, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Organisation bei Bedarf Inhalte und Daten abrufen kann.
Welche Tools bietet Microsoft 365 für eDiscovery?
Das Microsoft 365-Ökosystem bietet Kerntools und-funktionen für eDiscovery unter der Marke Marke „Microsoft Purview“. Zu diesen Tools gehören Inhaltssuche, eDiscovery Standard und eDiscovery Premium. Wir werden später weitere Details zu diesen drei Toolsets haben.
Um Microsoft Purview eDiscovery-Lösungen zu verwenden, benötigen Sie die entsprechende Lizenz. Das Tolle ist jedoch, dass Sie je nach den Rollen, die Sie den Mitgliedern in Ihrer Organisation zuweisen, unterschiedliche Lizenzen verwenden können.
Microsoft 365 eDiscovery-Berechtigungen
Wenn Sie Personen darin haben möchten Damit Ihre Organisation eDiscovery-bezogene Tools verwenden kann, müssen Sie ihnen die entsprechenden Berechtigungen zuweisen. Die Hauptrollen sind eDiscovery-Manager und eDiscovery-Administrator.
eDiscovery-Manager können eDiscovery-Such-und-Exporttools verwenden. Sie können auch die folgenden Aktionen ausführen:
Fälle erstellen und verwalten. Hinzufügen und Entfernen von Mitgliedern zu einem Fall. Erstellen von Case-Holds. Ausführen von mit einem Fall verknüpften Suchen.
eDiscovery-Administratoren können alle Aufgaben eines eDiscovery-Managers ausführen, aber sie können auch die folgenden Aufgaben ausführen:
Zugriff auf alle in eDiscovery Standard und Premium aufgeführten Fälle. Zugriff auf Falldaten für jeden Fall in einer Organisation. Verwalten von eDiscovery-Fällen, nachdem sie sich selbst als Mitglied hinzugefügt haben. Entfernen von Mitgliedern aus einem eDiscovery-Fall.
Als IT-Administrator sollten Sie darauf abzielen, die Anzahl der Benutzer mit eDiscovery-Administratorberechtigungen zu begrenzen.
Die 3 eDiscovery-Lösungen in Microsoft 365
Microsoft Purview bietet drei verschiedene Gruppen von eDiscovery-Lösungen: Inhaltssuche, eDiscovery Standard und eDiscovery Premium.
Inhaltssuche
Die Inhaltssuche-Tool kann dienstübergreifend nach Inhalten suchen und die Ergebnisse auf einen lokalen Computer exportieren. Benutzer können auch Schlüsselwörter und Suchbedingungen verwenden und auf Suchstatistiken zugreifen.
Das Inhaltssuchtool
Um Inhaltssuche zu verwenden, benötigen Sie eine der folgenden Lizenzen:
Microsoft 365 E1 Microsoft 365 G1 Microsoft 365 F1, F3 oder F5 Sicherheits-Add-On Microsoft 365 Business Premium Microsoft 365 Business Standard Microsoft 365 Business Basic Office 365 Education A1 Office 365 E1
eDiscovery Standard
eDiscovery-Standard enthält die grundlegenden Such-und Exportfunktionen der Inhaltssuche, fügt jedoch die Erstellung von eDiscovery-Fällen und deren Zuweisung zu eDiscovery-Managern hinzu. Letztere können nur auf die Fälle zugreifen, denen sie angehören.
eDiscovery Standard erlaubt auch zugehörige Suchen und Exporte innerhalb eines Falls. Es ermöglicht Ihnen auch, einen eDiscovery-Hold an für den Fall relevanten Inhaltsspeicherorten zu platzieren.
eDiscovery Standard fügt Fallverwaltungsfunktionen hinzu
Um eDiscovery Standard zu verwenden, benötigen Sie eine der folgenden Lizenzen:
Microsoft 365 E3 Microsoft 365 G3 Microsoft 365 Business Premium Microsoft 365 F5 Compliance-Add-on oder das F5 Security and Compliance-Add-on Microsoft 365 Education A3 oder Office 365 Education A3 Office 365 E3
eDiscovery Premium
eDiscovery Premium-Dienste bieten zusätzliche Schritte für Identifizieren, Aufbewahren, Sammeln, Überprüfen, Analysieren und Exportieren relevanter Inhalte für interne und externe Untersuchungen der Organisation. Es ermöglicht die Verwaltung und das Kopieren von Daten in Review-Sets.
Mit eDiscovery Premium können Sie Inhalte auch filtern, durchsuchen und taggen, um nicht relevante Informationen auszusortieren. eDiscovery Premium umfasst auch auf Analyse und maschinellem Lernen basierende Codierungsmodelle, um Benutzer bei der Untersuchung von Inhalten zu unterstützen.
eDiscovery Premium-Dienste bieten zusätzliche Schritte zum Identifizieren und Verwalten von Daten
In eDiscovery Premium sind viele weitere Funktionen verfügbar. Um diese Stufe zu verwenden, benötigen Sie eine der folgenden Lizenzen:
Microsoft 365 E5 Office 365 E5 Microsoft 365 E3 mit M365 E5 Compliance-Add-on Microsoft 365 E3 mit M365 E5 eDiscovery and Audit-Add-on Microsoft 365 G5 Microsoft 365 G5 mit M365 G5 Compliance-Add-on Microsoft 365 G5 mit M365 G5 eDiscovery and Audit-Add-on Microsoft 365 F5 Compliance-Add-on Microsoft 365 F5 Security und M365 F5 Compliance-Add-on Microsoft 365 Education A5 oder Office 365 Education A5
Fazit
Stand heute müssen Organisationen, die Microsoft 365 verwenden, die Risikostufen für Organisationsdaten verwalten. Sie müssen auch die Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens einhalten, wenn die Inhalte wachsen und sich ändern. All dies erfordert ein tiefes Eintauchen in die Inhalte einer Organisation und die Suche nach Schlüsselwörtern, Mustern und sensiblen Datentypen.
Um mit eDiscovery zu beginnen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie über die richtige Lizenz verfügen. Weitere Informationen zu den Microsoft Purview eDiscovery-Lösungen finden Sie unter Microsoft Learn-Website.