É fácil supor que o envio de fax não tem lugar no local de trabalho digitalizado de hoje. Quando os aplicativos de e-mail e mensagens instantâneas são tão estabelecidos e familiares, a ideia de digitar um número de fax, alimentar um documento em uma máquina e depois esperar ao lado dessa máquina para imprimir uma resposta para você soa, na melhor das hipóteses, estranha: e, pior, lento, ineficiente e inseguro.
Mas o fax evoluiu e continua a sustentar processos operacionais vitais em vários setores. A importância contínua do carimbo de data/hora e o advento da nuvem, em particular, significa que, seja financeiro: troca de detalhes para comprar uma casa: ou envio e recebimento de documentos críticos e confidenciais de saúde, o fax ainda tem uma contribuição significativa a dar no dia-a-dia. dia de trabalho de uma organização.
Ofcom e o futuro do fax
Em novembro do ano passado, o órgão regulador de comunicações do Reino Unido, Ofcom, lançou uma consulta sobre o futuro do fax, na qual propôs mudanças nas regras existentes para que as operadoras de telecomunicações do Reino Unido não precisem mais fornecer serviços de fax sob sua obrigação de serviço universal (USO).
De acordo com a Ofcom, o fax está cada vez mais desatualizado. Além disso, como as operadoras de telecomunicações atualizam as redes usadas para entregar faxes, não há garantia de que os serviços de fax funcionem da mesma maneira.
Mas o fax está muito conosco
Portanto, pode ser uma surpresa que o fax ainda esteja conosco. Um em cada seis NHS Trusts no Reino Unido ainda usava aparelhos de fax em 2022, apesar do apelo do ex-secretário de saúde Matt Hancock em dezembro de 2018 para a eliminação completa de seu uso até abril de 2022 em favor de de e-mail seguro. Embora isso ainda seja uma redução do 9.000 máquinas de fax usadas no NHS em 2018 (fonte: Royal College of Surgeons), esse fax ficou lá e a equipe continua a usá-lo, apesar da disponibilidade de novas tecnologias concorrentes, é uma indicação de seu valor como uma ferramenta confiável para certos tarefas.
Em 2020, a eFax da minha empresa entrevistou 1.001 tomadores de decisões seniores de TI e negócios em grandes empresas, pequenas e médias empresas (PMEs) e organizações do setor público para obter uma maior compreensão da nuvem baseado no mercado de fax eletrônico e sua dinâmica.
Descobrimos que o número de usuários de fax nas organizações é muito mais alto do que você pensa. Mais da metade da amostra-54 por cento-tinha entre 6 a 50 usuários; um quinto chegou a afirmar que havia 51 ou mais usuários de fax em sua organização. Espera-se também que o uso de fax dentro das empresas aumente em mais de 37 por cento das empresas da amostra.
Quando se trata de fax, 35 por cento usam sistemas de fax baseados em nuvem, enquanto 31 por cento usam uma combinação de nuvem e fax tradicional. Apenas 15 por cento da amostra permaneceram apegados ao seu aparelho de fax tradicional. O envio de fax é mais adequado para documentação como contratos, contratos de locação, contas da empresa, documentos financeiros e registros de pacientes do que o e-mail e, portanto, é compreensível que 68% da amostra tenha visto o fax restante pelo menos nos próximos cinco anos.
O fax existirá nos próximos anos
O fax continua sendo fundamental para muitas empresas e suas operações. Ele sustenta muitas organizações, permitindo a comunicação segura de obrigações legais. Os usuários corporativos atestam que o maior motivador para o uso contínuo do fax é sua segurança (41 por cento). Isso é seguido por sua eficiência de custo (36 por cento), conformidade com GDPR (34 por cento) e a crescente importância do armazenamento em nuvem (23 por cento).
O fax, e especialmente o fax digital em nuvem, é um método testado e tecnologia testada. Os provedores de fax em nuvem desenvolveram uma infraestrutura que fornece aos usuários corporativos uma maneira privada, segura e legalmente compatível de transmitir dados confidenciais ou críticos para os negócios a clientes, fornecedores, parceiros e outros terceiros.
O envio de fax também permanece. seguro contra erro humano ou ataques de engenharia social. Ao permanecer consistentemente fora do radar dos hackers, os cibercriminosos têm menos probabilidade de visar documentos enviados por fax em comparação com aqueles enviados por e-mail. Essas razões são as razões pelas quais o fax manterá seu papel crucial no coração de muitas empresas.
Além disso, mudar de soluções analógicas para fax na nuvem pode ajudar as empresas a economizar dinheiro e adotar conveniência e funcionalidade aprimoradas. As organizações que adotam ferramentas de serviço baseadas em nuvem para suas necessidades de fax permitem a criptografia da transmissão de documentos eletrônicos, controles de segurança para permitir ou negar sua transmissão e recursos e acesso gerais em toda a organização sem o risco de perda ou roubo de documentos.
É por essas razões que o envio de fax continua a ser um método de comunicação atualizado, confiável e seguro, usado em todo o mundo. Vamos manter a fé quando se trata de fax.
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Scott Wilson é vice-presidente da eFax.