Il miglior software di gestione dei documenti rende facile e semplice per un team tenere traccia dei file. Man mano che l’idea di un ufficio senza carta diventa più comune, la gestione dei documenti sta diventando sempre più importante. Ciò è particolarmente vero con l’aumento del cloud storage, poiché molti fornitori di servizi possono anche aiutare le organizzazioni a condividere e sincronizzare i documenti.
Sommario
Man mano che sempre più aziende si spostano online, i dati stanno diventando una parte importante del loro successo. Le aziende hanno a che fare con molte informazioni, che vengono trascritte e archiviate in database sicuri. Ogni giorno, un’enorme quantità di informazioni viene trasformata in documenti. Ci sono molte ottime scelte quando si tratta di software come questo.
Miglior software di gestione dei documenti
PaperSave
PaperSave è un software intelligente, facile da usare utilizzare uno strumento che rende facile per le aziende di tutte le dimensioni tenere traccia dei propri documenti. Lo strumento ha una moderna funzione di acquisizione di documenti che ti consente di acquisire rapidamente qualsiasi tipo di documento. È uno dei migliori software di gestione dei documenti che puoi scaricare.
PaperSave funziona con i più diffusi software ERP e CRM, quindi un utente può scansionare documenti direttamente dall’interfaccia utente. Per l’indicizzazione automatica, i valori dell’indice vengono estratti al volo dal record ERP/CRM. Questo, insieme alle funzioni di ricerca facili da usare, rende facile trovare i documenti di cui hai bisogno ogni volta che vuoi.
Caratteristiche
Funzione di archiviazione e ricerca Raccolta di documentiIntegrazioniInserimento automatico
Vantaggi
Conversione di file integrataLeggeroInclude un’app Windows opzionaleAmpia documentazioneSupporta l’accesso offline
Contro
Manca un selezionatore di filePoche scorciatoie da tastiera
ClickUp
ClickUp Docs è un luogo in cui è possibile creare documenti. Consente alle persone di lavorare bene insieme e consente a più persone di modificare contemporaneamente. Ti consente di vedere chi sta attualmente guardando un documento e ti consente di modificarlo allo stesso tempo. ClickUp Docs ti offre un unico posto dove mettere tutti i tuoi documenti.
È una piattaforma con strumenti per modificare rich text e per lasciare commenti e lavorare insieme. ClickUp ti offre gli strumenti necessari per condividere un documento con chiunque. Puoi decidere chi può vedere il documento, commentarlo e modificarlo.
Caratteristiche
Super facile da usare Funzionalità potenti Ottimo supporto tecnico
Pro
Piano gratuito davvero impressionante più economico di molti concorrenti Supporto live 24 ore su 24, 7 giorni su 7
Contro
Automazione goffa builder
DocuWare Cloud
DocuWare Cloud è stato un forte concorrente nel campo dei sistemi di gestione dei documenti sin dai tempi di Microsoft Windows 3.0, quando la gestione dei documenti è diventata una cosa. La piattaforma ha un solido set di funzionalità aziendali, come ottimi modi per importare documenti e gestire moduli.
Anche se esiste da un po’di tempo, non ha le funzionalità di integrazione e condivisione dei nostri migliori vincitori Ascensio System OnlyOffice e Microsoft SharePoint Online. Tuttavia, è ancora una buona opzione a cui dovresti pensare.
Caratteristiche
Il software di DocuWare può integrarsi facilmente con più di 500 applicazioniDocuWare si integra con l’hardware aziendale inclusi scanner, stampanti e altro
Vantaggi
Capacità eccezionali dei moduliForte capacità di importazione di documenti e campo dati
Svantaggi
Integrazioni limitate
Hightail Business
La maggior parte dei nostri concorrenti in questa carrellata di articoli di revisione della gestione dei documenti si è concentrata su come archiviare e ordinare documenti aziendali comuni e come gestire il flusso di lavoro attorno a tali file. Hightail si distingue concentrandosi su un gruppo più ristretto di aziende, come agenzie pubblicitarie e negozi di progettazione grafica, che svolgono lavori creativi.
Hightail ha dovuto costruire le sue funzionalità attorno alle esigenze di”documenti”leggermente diversi, che sono principalmente file di immagini e video, per poter lavorare lì. OpenText ha acquistato l’azienda nel febbraio 2018 e da allora ha cambiato la sua struttura dei prezzi.
Caratteristiche
Facile da usare e molto conveniente Assistenza clienti facile, veloce e buona
Pro
Si rivolge a professionisti creativi.Consente di ricevere facilmente i file dai clienti tramite la funzione di uplink.
Contro
Supporto limitato per i tipi di documenti standard per ufficio.
Templafy
Uno dei migliori strumenti per la gestione dei documenti è Templafy. Il sistema ha lo scopo di riunire importanti suite e soluzioni per ufficio che le aziende utilizzano ogni giorno. Se c’è una cosa che può essere fastidiosa, è dover utilizzare software diversi per creare documenti per lo stesso marchio.
Ciò può richiedere molto tempo ed essere difficile da tenere sotto controllo, ma Templafy può essere d’aiuto. Con esso, puoi creare una varietà di file all’interno del sistema e gestirli tutti da un unico feed. Il software funziona su una varietà di dispositivi e utilizza il cloud per consentirti di accedere a tutti i tuoi documenti dal tuo computer, tablet o telefono.
Caratteristiche
Modelli di documenti Directory attiva Governance Ricerca in dettaglio
Pro
Installazione semplice Facile da usare Cruscotto amministrativo Integrazioni con Office
Contro
Installazione noiosa Integrazioni limitate
M-Files
M-Files vuole migliorare i flussi di lavoro interni e assicurarsi che le informazioni importanti siano sempre al sicuro quando si tratta di gestione dei documenti. C’è un unico deposito per molti file e puoi trovarli facilmente per cliente, progetto, data, stato o altri criteri.
Il software ha lo scopo di impedire alle persone di fare più copie dello stesso rapporto, cosa che accade spesso. M-Files ti farà sapere se hai salvato un documento due volte guardando i nomi e i dati del progetto. Nel complesso, è uno dei migliori software di gestione dei documenti che puoi scaricare.
Caratteristiche
Pro
Integrazioni Microsoft Flussi di lavoro grafici Archiviazione sicuraFacile da insegnare
Contro
LicensingL’assistenza clienti non è buona
Zoho Projects
Zoho Projects è uno strumento che aiuta le persone a lavorare insieme e tenere traccia dei documenti. Questo software ti aiuta a organizzare i tuoi progetti, assegnare compiti e parlare con le persone in un modo migliore. Ti consente di mettere insieme documenti, immagini, clip video, report e fogli di calcolo.
Con Zoho Projects, puoi consentire ad altre persone di accedere ai file della tua azienda. Ti aiuta anche a tenere traccia delle diverse versioni dei tuoi documenti. Puoi utilizzare le parole nel contenuto o nel titolo del file per cercarlo e vedere subito i risultati con questo strumento.
Caratteristiche
Piano gratuito per un massimo di cinque utentiIntegrazione con le app Zoho e GoogleMonitoraggio del tempo per la fatturazione oraria
Pro
Valore eccellente Generalmente facile da configurare e navigare Più modi per comunicare nell’app Opzioni di configurazione avanzate Strumenti di monitoraggio del tempo efficaci
Contro
Non include modelli predefiniti Vista di gestione delle risorse leggermente insolita
IncoDocs
IncoDocs è uno strumento che gli esportatori e le società commerciali possono utilizzare per gestire i propri documenti in modo digitale. Questa app rende più veloce la creazione di file per vendite e spedizioni. Ti consente di non dover inserire manualmente i dati e di evitare ritardi nelle spedizioni, il che può essere costoso.
Con IncoDocs, puoi connettere il tuo team a un’area di lavoro condivisa in modo che possano lavorare da qualsiasi luogo. Ti offre modelli per documenti che puoi archiviare facilmente in un ambiente cloud sicuro. Questa app ti aiuta a rendere meno inefficiente il processo di esportazione dei documenti.
Caratteristiche
Calcolatore delle imposte Preventivi (stime)Elaborazione dei pagamenti Database dei contatti
Professionisti
Crea documenti di vendita e spedizione fino a 10 volte più veloci Elimina reinserimento manuale dei dati per evitare costosi ritardi, multe e mancate spedizioni. Vai senza carta con firme e timbri digitali gestione?
DocuWare può essere la migliore soluzione di gestione dei documenti per le aziende che utilizzano molti tipi diversi di software. L’integrazione aiuta a mantenere le cose coerenti e organizzate e ti fornisce dati sempre aggiornati.
Office 365 ha la gestione dei documenti?
Microsoft ha un sistema per tenere traccia di documenti? Scommetti il tuo dollaro più basso che lo fa! Con la potenza di soluzioni come SharePoint Online, Microsoft Teams, OneDrive e Microsoft Dynamics 365 Business Central, la gestione dei documenti di Microsoft 365 è ora una realtà.
Qual è la best practice per la gestione dei documenti?
Le best practice più importanti per un sistema di gestione dei documenti sono un’indicizzazione chiara, diverse versioni dei file e una chiara gerarchia di accesso. Crea un processo che non utilizzi la carta e sposta quelli che lo fanno su moduli elettronici. Quando vengono utilizzate le automazioni, il flusso di lavoro e la gestione dei file migliorano.
SharePoint è un sistema di gestione dei documenti?
SharePoint è uno dei modi più veloci per tenere traccia dei documenti. Quando funziona bene, fa risparmiare molto tempo alle aziende che lo utilizzano. In quanto sistema di gestione dei documenti, semplifica la condivisione, la gestione, la modifica e la ricerca dei documenti.