Una procedura è un modo ben noto per fare qualcosa in modo che il risultato possa essere previsto. Una procedura è tutto ciò che le persone del tuo team fanno come parte del loro normale lavoro. Le organizzazioni standardizzano e annotano le procedure per rendere i dipendenti più produttivi e ottenere risultati prevedibili. Le procedure operative standard sono anche il nome di una serie di procedure scritte (SOP). Il più delle volte, questi possono essere trovati in una base di conoscenza interna. In questo articolo ti insegneremo come scrivere le procedure.
Come scrivere le procedure
Ecco alcuni passaggi per aiutarti a scrivere le procedure per la tua attività:
Seleziona una procedura
Se stai scrivendo più di una procedura per un’azienda, pensa a quale vuoi iniziare. Potresti scrivere prima una procedura per un processo importante, oppure potresti iniziare scrivendo una procedura per una piccola attività. Ad esempio, se stai scrivendo una serie di procedure per un’azienda di produzione, potresti iniziare scrivendo una procedura per una singola macchina e poi passare a scrivere procedure per l’intero reparto. Questo può aiutarti a fare più pratica e migliorare i passaggi di scrittura.
Entra in contatto con i membri del team
Dopo aver scelto il processo di cui vuoi scrivere, pensa a chi è un esperto di quel soggetto. Se stai scrivendo istruzioni per un’attività che hai già svolto, potresti avere molte informazioni che puoi utilizzare. Se sei un manager che scrive procedure per rendere il tuo team più efficiente, potresti voler parlare con le persone che svolgono i compiti ora. Ad esempio, se sei responsabile di un team di marketing, potresti parlare con il grafico di come realizza un logo. Qualcuno che ha già svolto il lavoro può spesso fornire istruzioni e suggerimenti passo passo.
Prima di iniziare il processo, potresti voler parlare con le persone che eseguono il processo o le attività. Puoi inviare loro un’e-mail, chiamarli o organizzare un incontro per aiutarti a raccogliere informazioni per la procedura.
Considera il tuo pubblico
Prima di scrivere la tua procedura, tu bisognerebbe pensare a chi lo leggerà. Il contenuto può cambiare a seconda di chi è destinato. Ad esempio, se stai scrivendo per esperti del settore, potresti usare parole e idee più complesse. Se stai scrivendo per nuovi dipendenti o professionisti esterni all’azienda, potresti voler definire più termini, aggiungere più grafica e rendere i passaggi ancora più facili da seguire.
Scrivi un’introduzione
Dopo aver saputo per chi stai scrivendo, puoi iniziare a scrivere la tua introduzione. Di solito, questo è uno o due paragrafi. Potresti dire chi dovrebbe seguire la procedura e quando all’inizio. Potresti anche dire perché la procedura è importante e come può aiutare le persone del tuo team.
Crea un elenco di risorse o materiali
Fai un elenco di tutti i materiali e le risorse qualcuno dovrà svolgere il compito sotto l’introduzione. Ad esempio, se stai scrivendo una procedura per un’azienda di verniciatura, i tuoi materiali potrebbero includere vernice, un pennello, un rullo e dispositivi di sicurezza. L’elenco delle risorse indica ai professionisti di cosa hanno bisogno per riunirsi prima di poter seguire le istruzioni.
In questa sezione puoi anche aggiungere informazioni digitali o altre risorse. Ad esempio, qui puoi ricordare ai membri del team se hanno bisogno di una password o di un codice di accesso digitale. Se i membri del team hanno altre domande, puoi anche fornire loro un collegamento a un video dimostrativo o ad altre risorse esterne.
Bozza di passaggi e istruzioni
Puoi iniziare a scrivere i passaggi e istruzioni in”Risorse”. Potresti lavorare con le persone che fanno il lavoro per aiutarti a capire questi passaggi. E potresti iniziare facendo un elenco generale di passaggi. Puoi modificare l’ordine dei passaggi e aggiungere ulteriori informazioni in seguito.
Aggiungi elementi visivi
Grafici, diagrammi e diagrammi possono aiutare a spiegare informazioni difficili da comprendere. Pensa ad aggiungere immagini a passaggi difficili da capire. Ad esempio, potresti mostrare ai membri del team maggiori informazioni su una procedura utilizzando immagini con frecce etichettate.
Rivedi e rivedi la scrittura
Dopo aver annotato i passaggi e le istruzioni, potresti voglio tornare indietro e sistemarli. Cerca di rendere la tua scrittura il più facile da capire e utile possibile. Puoi scrivere istruzioni chiare usando parole d’azione e frasi brevi.
Conduci un test procedurale
Potresti chiedere a qualcuno di leggere e seguire le istruzioni come parte di un test procedurale per aiutarti a capire cosa deve essere cambiato. A seconda dell’attività, puoi eseguire tu stesso la procedura o chiedere a un membro del tuo team di farlo. Questo può aiutarti a cambiare l’ordine dei passaggi e vedere dove potresti aver bisogno di aggiungere un passaggio per chiarire il processo.
Chiedi feedback
Dopo aver testato la tua procedura, potresti voler ricevere feedback da più di una fonte. Innanzitutto, puoi chiedere ai professionisti che svolgono spesso il compito cosa ne pensano. Potrebbero dare suggerimenti o aggiungere informazioni per aiutare a insegnare. Quindi, potresti chiedere consiglio a un membro del team che non svolge spesso tale compito. Potrebbero porre domande o indicare parti che richiedono ulteriori spiegazioni.
Apporta le modifiche finali e ripeti se necessario
Puoi apportare modifiche in base al feedback che hai ricevuto. Questo può aiutarti a mettere a punto il processo e ottenere risultati migliori. A seconda di quanto cambi, potresti voler testare di nuovo o ottenere più feedback. Puoi utilizzare questo metodo per fare altre cose nella tua azienda.
FAQ
Cosa dovrebbe includere un manuale di procedure?
Sulla base di ciò che le persone ti hanno detto, tu può apportare modifiche. Questo può aiutarti a ottenere risultati migliori e perfezionare il processo. A seconda di quanto cambi, potresti dover ripetere il test o ottenere più feedback. Puoi utilizzare questo metodo per fare altre cose nella tua azienda.
Quali sono le sei procedure?
Controllo dei documenti, Controllo dei registri, Audit interno, Azione correttiva, Azione preventiva, e Controllo dei prodotti non conformi sono le sei procedure. Sei procedure sono il controllo dei documenti, il controllo dei registri, l’audit interno, l’azione correttiva, l’azione preventiva e il controllo dei prodotti non conformi.