Come inviare una fattura via e-mail: quando un progetto è terminato, essere pagati è una delle parti migliori. Se di recente hai lavorato per un cliente e hai terminato il progetto, probabilmente dovrai inviare loro una fattura per essere pagato. Tuttavia, molti liberi professionisti e piccole imprese temono di non essere pagati per il loro lavoro e di rimanere senza soldi. Anche i pagamenti in ritardo possono rendere difficile tenere traccia dei tuoi soldi.
Il modo migliore per evitarlo è seguire alcuni passaggi semplici ma importanti quando parli con il tuo cliente dei problemi relativi alle fatture. Per questo motivo, è una buona idea disporre di un modello di e-mail di fattura chiaro e di facile comprensione.
Come inviare una fattura tramite e-mail
Creazione di una fattura
Informazioni sulla tua azienda (nome e indirizzo commerciale) Informazioni sul tuo cliente (nome e indirizzo commerciale) Data di emissione Data di scadenza del pagamento Elenco dettagliato dei prodotti o servizi forniti Costo per prodotto o servizio Tasse Sconti Commissioni per ritardato pagamento Importo totale dovuto Scarica un modello di fattura: La modifica dei blocchi di celle e la scrittura nelle intestazioni può richiedere molto tempo. Sia che utilizzi Microsoft Office o Google Suite, puoi risparmiare tempo scaricando i modelli. Quando scarichi un modello di fattura, otterrai un layout pronto per l’uso. Devi solo inserire le informazioni. Queste guide Excel e Word su come fare una fattura ti mostreranno come farlo. Utilizza il software di fatturazione: se desideri semplificare ulteriormente il processo di invio delle fatture, prendi in considerazione l’utilizzo di un software di fatturazione. I software di fatturazione, come FreshBooks e Zoho Invoice, possono aiutarti a creare fatture con marchio professionale in un paio di secondi. Questo può essere un modo più efficiente per tenere traccia delle tue fatture, a differenza di creare le tue cartelle sul tuo computer.
Prepara la tua fattura per l’allegato
Per le fatture di Microsoft Office o Google Suite: sia che tu abbia creato la tua fattura da zero o scaricato un modello, ti consigliamo di salvarla in formato PDF. È importante salvare la fattura in formato PDF in modo che non possa essere modificata da nessuno diverso da te. Per il software di fatturazione: ogni software di fatturazione ha la propria procedura per scaricare la fattura come modello. Ti consigliamo di familiarizzare con il tuo software per apprendere il processo unico o consultare il loro centro assistenza o i tutorial online per saperne di più. Questi esplicatori di FreshBooks e Zoho ti daranno un’idea migliore.
Allega la fattura alla tua email
Accedi alla tua piattaforma email. Fai clic sul pulsante della tua piattaforma di posta elettronica per creare una nuova email.”Componi”per Gmail e Yahoo”Nuovo messaggio”per Outlook Fai clic sul pulsante”Allega file”, solitamente indicato da una graffetta. Individua il file della fattura nella memoria del tuo computer. Fare doppio clic sul file della fattura per allegarlo.
Controlla e invia la tua fattura
Verifica che le informazioni sulla fattura siano corrette. Successivamente, verifica che la tua email sia priva di errori grammaticali. Infine, conferma che il tuo allegato è allegato.
Imposta un promemoria per te stesso
Vai alla cartella Posta inviata. Trova l’e-mail che hai inviato con la fattura allegata. Passa il mouse sopra la riga dell’e-mail. A destra, fai clic sull’icona Orologio. Dal menu a discesa, fai clic su uno dei promemoria preimpostati. Puoi anche fare clic su”Scegli data e ora”per impostare il tuo promemoria. Dopotutto, i soldi che porti sono ciò che fa andare avanti la tua attività. Anche se la tua fattura dovrebbe avere termini di pagamento chiari che tu e il tuo cliente avete già concordato, ciò non significa sempre che verrai pagato in tempo. Ecco alcuni modelli di email che puoi utilizzare quando un pagamento è scaduto o la data di scadenza sta per scadere.
Cos’è un’email di fatturazione?
Un’azienda o un libero professionista invia un’email di fattura a un cliente o cliente che deve denaro per beni o servizi venduti. Una fattura è un pezzo di carta che mostra quanto denaro è dovuto e quando è dovuto. Inviare al tuo cliente o cliente un’e-mail con l’importo dovuto e la data di scadenza ti assicurerà di essere pagato in tempo.
Una fattura può aiutarti a tenere traccia dei tuoi libri, tenere traccia del tuo inventario ed evitare commettere errori sulle tasse aziendali in modo che l’IRS non si presenti e causi molti problemi. Quasi tutte le piccole imprese ne hanno bisogno e non possono farne a meno. L’invio di una fattura tramite e-mail ti assicura di essere pagato in tempo.