สเปรดชีตใน Excel ยังคงเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการจัดเก็บและแสดงข้อมูล ค้นหาและแทนที่และจัดเรียงช่วยให้ผู้ใช้ทำงานซ้ำๆ ได้เร็วขึ้นซึ่งอาจใช้เวลานานเกินไปและไม่มีประสิทธิภาพหากไม่มีพวกเขา การทำงานกับข้อมูลที่ซ้ำกันอาจเหมือนกับการทำงานบนสเปรดชีตที่มีแถวหรือเซลล์ว่างซึ่งทำให้ยากต่อการใช้กฎและสูตรอย่างถูกต้อง คุณควรรู้วิธีลบรายการที่ซ้ำกันใน Excel
การค้นหาและกำจัดรายการที่ซ้ำกันในสเปรดชีตขนาดเล็กทำได้ง่ายเหมือนกับการเลือกและลบรายการพิเศษแต่ละรายการ หากคุณมีชุดข้อมูลขนาดใหญ่ที่มีชื่อเป็นร้อยหรือเป็นพันชื่อ การกำจัดรายการที่ซ้ำกันแบบกึ่งอัตโนมัติจะช่วยประหยัดเวลาในการค้นหาได้หลายวัน
หากคุณทำงานกับข้อมูลจำนวนมาก การทราบวิธีกำจัดเซลล์ที่ซ้ำกันโดยไม่ย้ายเซลล์อื่นจะเป็นประโยชน์ นี่เป็นเพราะคุณมีแนวโน้มที่จะพบเรกคอร์ดที่ซ้ำกัน ซึ่งอาจทำให้เกิดปัญหาได้ Excel มีคุณลักษณะที่เรียกว่า “ลบรายการที่ซ้ำกัน” ซึ่งจะค้นหาข้อมูลที่ซ้ำกันในช่วงเซลล์ที่เลือกและลบออกเพื่อให้ชุดข้อมูลมีค่าเฉพาะเท่านั้น ไปที่เว็บไซต์อย่างเป็นทางการเพื่อดูข้อมูล
วิธีลบรายการที่ซ้ำกันใน Excel ผ่านการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
แทนที่จะลบรายการที่ซ้ำทั้งหมดออกโดยอัตโนมัติ คุณสามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อเน้นรายการเหล่านั้น จากนั้นเลือกรายการที่จะลบ วิธีนี้จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณต้องการเก็บข้อมูลที่ซ้ำกันในบางส่วนของสเปรดชีตแต่ไม่ใช่ในส่วนอื่น
เลือกเซลล์ที่อาจมีค่าซ้ำกัน
เฉพาะเซลล์ที่เลือกเท่านั้นที่จะมี การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่ใช้กับรูปแบบเหล่านี้ ดังนั้นให้เลือกรูปแบบที่คุณต้องการตรวจสอบหารายการซ้ำ
คลิกที่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
คลิกที่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขบนแท็บหน้าแรกของแถบเครื่องมือที่ด้านบนสุด ของหน้าจอ เลื่อนเคอร์เซอร์ไปเหนือตัวเลือกเพื่อเน้นกฎของเซลล์ จากนั้นเลือกค่าที่ซ้ำกันจากเมนู
กำหนดวิธีที่คุณต้องการจัดรูปแบบเซลล์ที่ซ้ำกัน
โดยพื้นฐานแล้ว สิ่งที่เรากำลังทำคือ บอกให้ Excel เน้นค่าที่ซ้ำกันในเซลล์ที่เราเลือก เพื่อให้มองเห็นได้ง่ายเมื่อคุณอ่านสเปรดชีต ในกฎการจัดรูปแบบใหม่ คุณสามารถตัดสินใจได้ว่ารายการที่ซ้ำกันจะมีลักษณะอย่างไร
คลิกตกลงและดูรายการที่ซ้ำกันปรากฏขึ้น
ตอนนี้ สเปรดชีต MS Excel จะแสดงให้คุณเห็นว่าค่าใดเหมือนกัน เพื่อให้คุณสามารถดูและกำจัดได้หากต้องการ
วิธีลบรายการที่ซ้ำกันใน Excel ผ่านทางลัด
เลือกเซลล์ที่อาจมีค่าซ้ำกัน
เลือกเฉพาะเซลล์ที่คุณต้องการตรวจสอบค่าที่ซ้ำกัน
ไปที่ข้อมูล จากนั้นคลิกลบรายการที่ซ้ำกัน
ไปที่แท็บข้อมูลในแถบเครื่องมือของคุณที่ ด้านบนของหน้าจอ จากนั้นคลิกที่ลบรายการที่ซ้ำกัน
เลือกคอลัมน์ที่จะตรวจสอบรายการที่ซ้ำกัน
คุณจะเห็นหน้าต่างป๊อปอัปที่ขอให้คุณเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการ Excel เพื่อตรวจสอบรายการที่ซ้ำกัน ตรวจสอบที่ด้านบนหากตารางของคุณมีส่วนหัว เราต้องการค้นหารายการที่ซ้ำกันในทุกคอลัมน์ ดังนั้นเราจะปล่อยให้ช่องทำเครื่องหมายไว้ทั้งหมด
คลิก ตกลง และดูจำนวนรายการที่ซ้ำกันที่ถูกลบออก
คลิก ตกลง เพื่อกำจัดรายการใดรายการหนึ่ง ซ้ำ การแจ้งเตือนจะแจ้งให้คุณทราบจำนวนรายการที่ซ้ำกันที่ถูกนำออกและจำนวนค่าที่ไม่ซ้ำกันที่เหลืออยู่ แต่ถ้าคุณต้องการดูรายการที่ซ้ำกันของคุณเพื่อดูว่าคุณต้องการกำจัดมันจริงๆ หรือไม่ นี่คือจุดที่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใช้เวทมนตร์
สิ่งที่ซ้ำกันใน Excel คืออะไร
ข้อมูลที่ซ้ำกันคือเมื่อข้อมูลเดียวกันถูกใส่ลงในเซลล์ แผ่นงาน หรือวัตถุอื่นๆ ใน Excel หลายเซลล์ ข้อมูลสามารถใส่ได้มากกว่าหนึ่งแถว คอลัมน์ หรือแผ่นงาน เมื่อทำงานป้อนข้อมูลใน Excel บางครั้งเราจำเป็นต้องทำซ้ำข้อมูล และบางครั้งเราอาจต้องสร้างรายการที่ไม่ซ้ำโดยการลบรายการที่ซ้ำกัน
ชุดข้อมูลมีค่าที่ซ้ำกันมากกว่าหนึ่งชุด. มักพบใน Excel เมื่อทำงานกับฐานข้อมูลขนาดใหญ่ เนื่องจากผู้ใช้อาจหรือไม่ต้องการเก็บค่าที่ซ้ำกันไว้ สิ่งสำคัญคือต้องค้นหาและไฮไลต์ค่าเหล่านั้นใน Excel
ตัวอย่างเช่น Jennifer ทำรายการว่าเธอใช้ไปเท่าไรกับผักและผลไม้ในค่าเดียว เดือน. เนื่องจากจำนวนเงินที่เหลือไม่เท่ากับจำนวนที่เธอมีอยู่ เธอจึงดูรายการอีกครั้ง
เจนนิเฟอร์เห็นว่าเงิน 18 ดอลลาร์ที่เธอซื้อแอปเปิ้ลถูกป้อนโดยไม่ได้ตั้งใจถึง 2 ครั้ง ด้วยเหตุนี้ การค้นหารายการที่ซ้ำกันในชุดของค่าข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญ ซึ่งจะช่วยให้ทราบวิธีจัดการกับรายการที่ซ้ำกัน การชี้ให้เห็นรายการที่ซ้ำกันใน Excel คุณสามารถทำให้ข้อมูลเข้าใจง่ายขึ้นและแม่นยำยิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยบอกความแตกต่างระหว่างค่าที่ไม่ซ้ำกับค่าที่ซ้ำกันด้วย
FAQ
ทำไมเราต้องลบค่าที่ซ้ำกันใน Excel
เมื่อคุณกำจัดค่าที่ซ้ำกัน ค่า สิ่งเดียวที่เกิดขึ้นคือค่าในช่วงของเซลล์หรือตารางเปลี่ยนไป ค่าอื่นๆ ที่ไม่ได้อยู่ในเซลล์หรือตารางจะไม่เปลี่ยนแปลงหรือย้าย เมื่อนำข้อมูลที่ซ้ำกันออก ครั้งแรกที่ค่าปรากฏในรายการจะถูกเก็บ แต่ค่าอื่นๆ ที่เหมือนกันจะถูกนำออก
เหตุใดการลบข้อมูลที่ซ้ำกันจึงสำคัญ
ส่วนหนึ่งของการสร้าง Single Customer View ที่ดีคือการค้นหาและกำจัดหรือรวมระเบียนที่ซ้ำกันเหล่านี้จากฐานข้อมูลของคุณ (SCV) เหตุผลหลักที่คุณควรจัดทำ SCV คือ: คุณจะได้รับข้อมูลฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับฐานลูกค้าของคุณ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถตัดสินใจเชิงกลยุทธ์โดยอิงจากข้อมูลที่ถูกต้อง