ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดช่วยให้ทีมติดตามไฟล์ได้ง่ายและสะดวก เมื่อแนวคิดของสำนักงานไร้กระดาษกลายเป็นเรื่องปกติมากขึ้น การจัดการเอกสารจึงมีความสำคัญมากขึ้น นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการเพิ่มพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ เนื่องจากผู้ให้บริการหลายรายสามารถช่วยให้องค์กรต่างๆ แชร์และซิงค์เอกสารได้
สารบัญ
ในขณะที่ธุรกิจต่างๆ ย้ายเข้าสู่ออนไลน์มากขึ้นเรื่อยๆ ข้อมูลก็กลายเป็นส่วนสำคัญในความสำเร็จของพวกเขา ธุรกิจต้องจัดการกับข้อมูลจำนวนมากซึ่งถูกจดและจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลที่ปลอดภัย ทุกวัน ข้อมูลจำนวนมหาศาลกลายเป็นเอกสาร มีตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมมากมายเมื่อพูดถึงซอฟต์แวร์ประเภทนี้
ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารที่ดีที่สุด
PaperSave
PaperSave เป็นซอฟต์แวร์ที่ชาญฉลาดและใช้งานง่าย ใช้เครื่องมือที่ช่วยให้ธุรกิจทุกขนาดติดตามเอกสารของตนได้ง่าย เครื่องมือนี้มีคุณลักษณะการจับภาพเอกสารที่ทันสมัย ซึ่งช่วยให้คุณจับภาพเอกสารประเภทใดก็ได้อย่างรวดเร็ว เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดที่คุณสามารถดาวน์โหลดได้
PaperSave ทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์ ERP และ CRM ที่ได้รับความนิยมสูงสุด ดังนั้นผู้ใช้สามารถสแกนเอกสารได้จากอินเทอร์เฟซผู้ใช้โดยตรง สำหรับการจัดทำดัชนีอัตโนมัติ ค่าดัชนีจะถูกดึงจากบันทึก ERP/CRM ทันที เมื่อรวมกับคุณลักษณะการค้นหาที่ใช้งานง่าย ทำให้ง่ายต่อการค้นหาเอกสารที่คุณต้องการเมื่อใดก็ได้ที่คุณต้องการ
คุณลักษณะ
การเก็บถาวรและการค้นหา ฟังก์ชันการเก็บเอกสาร การรวมระบบ การป้อนข้อมูลอัตโนมัติ
ข้อดี
การแปลงไฟล์ในตัวน้ำหนักเบารวมตัวเลือก Windows app เอกสารมากมายรองรับการเข้าถึงแบบออฟไลน์
ข้อเสีย
ไม่มีตัวเรียงลำดับไฟล์ แป้นพิมพ์ลัดไม่กี่ปุ่ม
ClickUp
ClickUp Docs เป็นที่ที่สามารถสร้างเอกสารได้ ช่วยให้ผู้คนทำงานร่วมกันได้ดีและให้หลายคนแก้ไขได้ในเวลาเดียวกัน ช่วยให้คุณเห็นว่าใครกำลังดูเอกสารอยู่และให้คุณแก้ไขได้ในเวลาเดียวกัน ClickUp Docs ช่วยให้คุณวางเอกสารทั้งหมดไว้ในที่เดียว
เป็นแพลตฟอร์มที่มีเครื่องมือสำหรับแก้ไขข้อความที่มีรูปแบบและสำหรับการแสดงความคิดเห็นและการทำงานร่วมกัน ClickUp มอบเครื่องมือที่คุณต้องการเพื่อแชร์เอกสารกับใครก็ได้ คุณสามารถกำหนดได้ว่าใครสามารถดูเอกสาร แสดงความคิดเห็น และเปลี่ยนแปลงเอกสารได้
คุณสมบัติ
ใช้งานง่ายสุดๆ คุณสมบัติทรงพลัง การสนับสนุนด้านเทคนิคที่ยอดเยี่ยม
ข้อดี
แผนฟรีที่น่าประทับใจอย่างแท้จริง ราคาถูกกว่าคู่แข่งจำนวนมาก การสนับสนุนแบบสดตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน
ข้อเสีย
ระบบอัตโนมัติที่เกะกะ builder
DocuWare Cloud
DocuWare Cloud เป็นคู่แข่งที่แข็งแกร่งในด้านระบบการจัดการเอกสารตั้งแต่ Microsoft Windows 3.0 เมื่อการจัดการเอกสารกลายเป็นเรื่องสำคัญ แพลตฟอร์มดังกล่าวมีชุดคุณลักษณะระดับองค์กรที่แข็งแกร่ง เช่น วิธีที่ยอดเยี่ยมในการนำเข้าเอกสารและจัดการแบบฟอร์มต่างๆ
แม้ว่าจะมีมาระยะหนึ่งแล้ว แต่ก็ไม่มีคุณสมบัติการรวมและการแบ่งปันของผู้ชนะตัวเลือกที่ดีที่สุดของเรา Ascensio System OnlyOffice และ Microsoft SharePoint Online อย่างไรก็ตาม ก็ยังเป็นตัวเลือกที่ดีที่คุณควรคำนึงถึง
คุณสมบัติ
ซอฟต์แวร์ของ DocuWare สามารถรวมเข้ากับแอปพลิเคชันมากกว่า 500 รายการได้อย่างง่ายดาย DocuWare ผสานรวมกับฮาร์ดแวร์ทางธุรกิจ เช่น สแกนเนอร์ เครื่องพิมพ์ และอื่นๆ
ข้อดี
ความสามารถด้านฟอร์มที่โดดเด่น ความสามารถในการนำเข้าเอกสารและฟิลด์ข้อมูลที่แข็งแกร่ง
ข้อเสีย
การผสานรวมที่จำกัด
Hightail Business
คู่แข่งส่วนใหญ่ของเราในบทความทบทวนการจัดการเอกสารฉบับย่อนี้มุ่งเน้นไปที่วิธีการ จัดเก็บและจัดเรียงเอกสารทางธุรกิจทั่วไป และวิธีการจัดการเวิร์กโฟลว์รอบ ๆ ไฟล์เหล่านั้น Hightail โดดเด่นด้วยการมุ่งเน้นไปที่กลุ่มธุรกิจขนาดเล็ก เช่น เอเจนซี่โฆษณาและร้านออกแบบกราฟิกที่ทำงานสร้างสรรค์
Hightail ต้องสร้างคุณลักษณะต่างๆ ตามความต้องการของ”เอกสาร”ที่แตกต่างกันเล็กน้อย ซึ่งส่วนใหญ่เป็นไฟล์รูปภาพและวิดีโอ เพื่อที่จะทำงานที่นั่น OpenText ซื้อบริษัทในเดือนกุมภาพันธ์ 2018 และตั้งแต่นั้นมาก็ได้เปลี่ยนโครงสร้างราคา
คุณสมบัติ
ใช้งานง่ายและคุ้มค่ามาก ง่าย รวดเร็ว การสนับสนุนลูกค้าที่ดี
ข้อดี
กำหนดเป้าหมายไปยังมืออาชีพด้านงานสร้างสรรค์ เปิดใช้งานการรับไฟล์จากลูกค้าอย่างง่ายดายผ่านคุณสมบัติอัปลิงก์
ข้อเสีย
การสนับสนุนที่จำกัดสำหรับประเภทเอกสารสำนักงานมาตรฐาน
Templafy
หนึ่งในเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการเอกสารคือ Templafy ระบบนี้มีขึ้นเพื่อรวบรวมชุดสำนักงานและโซลูชันที่สำคัญที่ธุรกิจใช้ทุกวัน หากมีสิ่งหนึ่งที่น่ารำคาญ ต้องใช้ซอฟต์แวร์อื่นเพื่อสร้างเอกสารสำหรับแบรนด์เดียวกัน
การดำเนินการนี้อาจใช้เวลานานและยากต่อการติดตาม แต่ Templafy สามารถช่วยได้ คุณสามารถสร้างไฟล์ได้หลากหลายภายในระบบและจัดการไฟล์ทั้งหมดได้จากฟีดเดียว ซอฟต์แวร์นี้ทำงานบนอุปกรณ์ที่หลากหลาย และใช้ระบบคลาวด์เพื่อให้คุณเข้าถึงเอกสารทั้งหมดจากคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือโทรศัพท์
คุณสมบัติ
เทมเพลตเอกสารไดเรกทอรีที่ใช้งานการกำกับดูแลการค้นหาแบบเจาะลึก
ข้อดี
การติดตั้งตรงไปตรงมาใช้งานง่ายแดชบอร์ดการดูแลระบบการรวม Office
ข้อเสีย
การติดตั้งที่น่าเบื่อจำกัดการรวม
M-Files
M-Files ต้องการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ภายในและตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลสำคัญปลอดภัยอยู่เสมอเมื่อต้องจัดการเอกสาร มีห้องนิรภัยเดียวสำหรับไฟล์จำนวนมาก และคุณสามารถค้นหาได้โดยง่ายตามไคลเอ็นต์ โครงการ วันที่ สถานะ หรือเกณฑ์อื่นๆ
ซอฟต์แวร์มีไว้เพื่อหยุดไม่ให้ผู้คนทำสำเนารายงานเดียวกันหลายชุด ซึ่งเกิดขึ้นบ่อยครั้ง M-Files จะแจ้งให้คุณทราบหากคุณบันทึกเอกสารสองครั้งโดยดูจากชื่อและข้อมูลโครงการ โดยรวมแล้ว เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดที่คุณสามารถดาวน์โหลดได้
คุณลักษณะ
ข้อดี
การผสานรวมของ Microsoft เวิร์กโฟลว์แบบกราฟิก พื้นที่เก็บข้อมูลที่ปลอดภัยสอนง่าย
ข้อเสีย
การให้สิทธิ์การใช้งานการสนับสนุนลูกค้าไม่ดีนัก
Zoho Projects
Zoho Projects เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ผู้คนทำงานร่วมกันและติดตามเอกสารได้ ซอฟต์แวร์นี้ช่วยให้คุณจัดระเบียบโครงการ มอบหมายงาน และพูดคุยกับผู้คนด้วยวิธีที่ดีขึ้น ซึ่งช่วยให้คุณรวบรวมเอกสาร รูปภาพ คลิปวิดีโอ รายงาน และสเปรดชีต
ด้วย Zoho Projects คุณสามารถให้สิทธิ์ผู้อื่นเข้าถึงไฟล์ของธุรกิจของคุณได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณติดตามเวอร์ชันต่างๆ ของเอกสารของคุณ คุณสามารถใช้คำในเนื้อหาหรือชื่อเรื่องของไฟล์เพื่อค้นหาและดูผลลัพธ์ได้ทันทีด้วยเครื่องมือนี้
คุณสมบัติ
แผนฟรีสำหรับผู้ใช้สูงสุดห้าราย การผสานรวมกับแอป Zoho และ Google การติดตามเวลา สำหรับการเรียกเก็บเงินรายชั่วโมง
ข้อดี
คุ้มค่ามาก ตั้งค่าและนำทางได้ง่าย สื่อสารได้หลายวิธีในแอป ตัวเลือกการกำหนดค่าเชิงลึก เครื่องมือติดตามเวลาที่แข็งแกร่ง
ข้อเสีย
ไม่รวมเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้า มุมมองการจัดการทรัพยากรที่ผิดปกติเล็กน้อย
IncoDocs
IncoDocs เป็นเครื่องมือที่ผู้ส่งออกและบริษัทการค้าสามารถใช้เพื่อจัดการเอกสารของตนในรูปแบบดิจิทัล แอพนี้ช่วยให้คุณสร้างไฟล์เพื่อขายและจัดส่งได้เร็วขึ้น ซึ่งช่วยให้คุณไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยมือและป้องกันไม่ให้การจัดส่งล่าช้าซึ่งอาจมีราคาแพง
ด้วย IncoDocs คุณสามารถเชื่อมต่อทีมของคุณกับพื้นที่ทำงานที่ใช้ร่วมกันแห่งเดียว เพื่อให้พวกเขาสามารถทำงานได้จากทุกที่ มันให้เทมเพลตสำหรับเอกสารที่คุณสามารถจัดเก็บได้อย่างง่ายดายในสภาพแวดล้อมคลาวด์ที่ปลอดภัย แอปนี้ช่วยให้คุณทำให้ขั้นตอนการส่งออกเอกสารไม่มีประสิทธิภาพน้อยลง
คุณลักษณะ
เครื่องคำนวณภาษี ใบเสนอราคา (ประมาณการ) การประมวลผลการชำระเงิน ฐานข้อมูลผู้ติดต่อ
ข้อดี
สร้างเอกสารการขายและการจัดส่งเร็วขึ้นสูงสุด 10 เท่ากำจัด การป้อนข้อมูลซ้ำด้วยตนเองเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้า ค่าปรับ และการจัดส่งที่ไม่ได้รับ ใช้ระบบไร้กระดาษด้วยลายเซ็นดิจิทัลและตราประทับ
ข้อเสีย
เครื่องมือสร้างระบบอัตโนมัติที่เกะกะ
คำถามที่พบบ่อย
ซอฟต์แวร์ใดที่ใช้ในเอกสาร การจัดการหรือไม่
DocuWare อาจเป็นโซลูชันการจัดการเอกสารที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจที่ใช้ซอฟต์แวร์หลายประเภท การผสานรวมช่วยให้สิ่งต่างๆ สอดคล้องและเป็นระเบียบ และให้ข้อมูลที่เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
Office 365 มีการจัดการเอกสารหรือไม่
Microsoft มีระบบสำหรับติดตาม เอกสาร? คุณเดิมพันเงินดอลลาร์ที่ต่ำที่สุดของคุณ! ด้วยพลังของโซลูชันอย่าง SharePoint Online, Microsoft Teams, OneDrive และ Microsoft Dynamics 365 Business Central การจัดการเอกสาร Microsoft 365 จึงกลายเป็นความจริงแล้ว
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการเอกสารคืออะไร
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่สำคัญที่สุดสำหรับระบบการจัดการเอกสารคือการจัดทำดัชนีที่ชัดเจน ไฟล์เวอร์ชันต่างๆ และลำดับชั้นการเข้าถึงที่ชัดเจน สร้างกระบวนการที่ไม่ใช้กระดาษและย้ายกระบวนการที่ทำไปยังแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อใช้ระบบอัตโนมัติ เวิร์กโฟลว์และการจัดการไฟล์จะดีขึ้น
SharePoint เป็นระบบการจัดการเอกสารหรือไม่
SharePoint เป็นหนึ่งในวิธีที่เร็วที่สุดในการติดตามเอกสาร เมื่อใช้งานได้ดี จะช่วยประหยัดเวลาให้กับบริษัทที่ใช้ได้ดี ในฐานะที่เป็นระบบการจัดการเอกสาร ทำให้แบ่งปัน จัดการ เปลี่ยนแปลง และค้นหาเอกสารได้ง่ายขึ้น