Microsoft Access ทำให้การจัดเก็บ ค้นหา จัดระเบียบ และแบ่งปันข้อมูลเป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพ ระบบจัดการฐานข้อมูลยังสามารถใช้เพื่อสร้างแอปพลิเคชันทางธุรกิจ ช่วยให้นักพัฒนามีเครื่องมืออันทรงพลังที่ง่ายสำหรับผู้ใช้ใหม่ที่จะเรียนรู้และซับซ้อนเพียงพอสำหรับมืออาชีพที่จะใช้ Access ให้คุณสร้างและใช้ฐานข้อมูลที่ช่วยให้จัดการและแชร์ข้อมูลได้ง่ายขึ้น
Microsoft Access คือเครื่องมือสำหรับจัดการข้อมูลที่ช่วยให้คุณจัดเก็บข้อมูลเพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงใน รายงานและในการวิเคราะห์ Microsoft Access ดีกว่า Microsoft Excel และโปรแกรมสเปรดชีตอื่นๆ ในการช่วยคุณวิเคราะห์และจัดระเบียบข้อมูลจำนวนมาก
โปรแกรมสเปรดชีตเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการติดตามและคำนวณชุดข้อมูลขนาดเล็ก Microsoft Excel ง่ายต่อการเรียนรู้ สิ่งที่คุณต้องทำคือตั้งชื่อคอลัมน์ ใส่ข้อมูลของคุณ และสร้างสูตร เท่านี้คุณก็พร้อมแล้ว จัดเรียง กรอง และจัดรูปแบบข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็ว
ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ธุรกิจจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ได้เห็นว่าการรู้วิธีใช้ Microsoft Access มีความสำคัญเพียงใด แต่บางธุรกิจก็ยังไม่เข้าใจว่า Microsoft Access ทำให้มีประสิทธิผลและมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างไร ในคู่มือนี้ เราได้พูดถึงเหตุผลที่ดีที่สุดบางประการในการใช้ Microsoft Access เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของธุรกิจของคุณ สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม โปรดไปที่เว็บไซต์อย่างเป็นทางการ
วิธีใช้ Microsoft Access
การเลือกเทมเพลต
Microsoft Access มาพร้อมกับตาราง ฟอร์ม รายงาน และคิวรีที่พร้อมใช้งานจำนวนมาก เมื่อคุณเปิด Microsoft Access คุณสามารถเลือกเทมเพลตที่เหมาะกับความต้องการของคุณได้ อาจเป็นเทมเพลตที่โหลดไว้แล้ว หรือคุณสามารถค้นหาเทมเพลตอื่นๆ ทางออนไลน์
ไปที่ Microsoft Access แล้วคลิก’ไฟล์’จากนั้นเลือก’ใหม่’เลือกเทมเพลตและพิมพ์ชื่อที่ต้องการ ใต้’ชื่อไฟล์’คลิกที่’สร้าง’
การสร้างฐานข้อมูล
คลิกที่’ใหม่’และเลือก’ฐานข้อมูลเดสก์ท็อปเปล่า’พิมพ์ชื่อที่เกี่ยวข้องในช่อง’ชื่อไฟล์’คลิกที่’สร้างเพื่อบันทึก’ฐานข้อมูลใหม่
การเพิ่มตาราง
ใน Access ข้อมูลและข้อมูลอื่นๆ จะถูกเก็บไว้ในตาราง เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลเป็นครั้งแรก ตารางเปล่าจะปรากฏขึ้นในมุมมองแผ่นข้อมูล ที่นี่คุณสามารถใส่ข้อมูล หากต้องการสร้างตารางอื่น ให้คลิกแท็บ”สร้าง”จากนั้นคลิก”ตาราง”คุณสามารถใส่ข้อมูลลงในเซลล์ว่างใดๆ หรือนำเข้าจากแหล่งที่มา เช่น แผ่นงาน Excel ก็ได้
หากต้องการเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ ให้ดับเบิลคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์แล้วพิมพ์ชื่อใหม่ คลิก “ไฟล์” จากนั้นคลิก “บันทึก” คลิกแท็บ”คลิกเพื่อเพิ่มคอลัมน์”หากคุณต้องการเพิ่มฟิลด์เพิ่มเติม หากต้องการย้ายคอลัมน์ ให้คลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์แล้วลากไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการ โปรดทราบว่าคุณสามารถลากหลายคอลัมน์ที่อยู่ติดกันใน Microsoft Access
การคัดลอกและวางข้อมูล
เปิดโปรแกรมที่มีข้อมูล จากนั้นใช้ Ctrl+C บนแป้นพิมพ์เพื่อคัดลอกข้อมูล เปิดตารางที่คุณต้องการวางและใช้ฟังก์ชัน Ctrl+V คลิกสองครั้งที่แต่ละคอลัมน์ที่ส่วนหัวเพื่อเปลี่ยนชื่อ คลิก”ไฟล์”จากนั้นคลิก”บันทึก”เพื่อตั้งชื่อตารางใหม่
การนำเข้าหรือการเชื่อมโยงกับข้อมูล
คุณสามารถเชื่อมโยงข้อมูลใน Microsoft Access ได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนข้อมูลที่ต้นทาง หากหลายคนแก้ไขไฟล์เดียวกันพร้อมกัน การลิงก์เป็นทางเลือกที่ดี ตัวอย่างเช่น หากทีมต่างๆ ในบริษัทกำลังอัปเดตแอปพลิเคชันพร้อมกัน พวกเขาจะสามารถเชื่อมโยงข้อมูลไปยังแหล่งที่มาได้ ซึ่งช่วยให้พวกเขาเห็นไฟล์ในรูปแบบล่าสุด
ไปที่แท็บ”ข้อมูลภายนอก”เพื่อนำเข้าข้อมูลหรือลิงก์ไฟล์ จากนั้นคลิกรูปแบบข้อมูลที่คุณต้องการนำเข้าจากหรือลิงก์ ทำตามขั้นตอนในช่องที่ระบุว่า “รับข้อมูลภายนอก” โปรดทราบว่า Access ให้คุณเชื่อมโยงข้อมูลจากโฟลเดอร์ Excel, SQL Server, SharePoint, XML, HTML และ Outlook
การใช้ตัววิเคราะห์ตารางเพื่อจัดระเบียบข้อมูล
เปิดฐานข้อมูล Access ที่จัดเก็บตารางที่คุณต้องการดู คลิก “เครื่องมือฐานข้อมูล” จากนั้นคลิก “วิเคราะห์ตาราง” คุณอาจเห็นบทช่วยสอนสั้นๆ เพื่อช่วยเหลือคุณตลอดกระบวนการ หากคุณคลิกช่องที่ระบุว่า “แสดงหน้าแนะนำหรือไม่” คุณสามารถเลือกดูบทช่วยสอนและใช้ฟังก์ชันการวิเคราะห์ต่างๆ ได้
Microsoft Access คืออะไร
Microsoft Access เป็นซอฟต์แวร์การจัดการลูกค้าเป้าหมายที่ให้คุณจัดเก็บข้อมูลทุกประเภทสำหรับการรายงาน การวิเคราะห์ และการค้นหาในภายหลัง ด้วย Microsoft Access คุณสามารถจัดการข้อมูลได้ดีขึ้นและดูข้อมูลจำนวนมากได้ ในฐานะธุรกิจ คุณไม่สามารถทำได้ด้วย Microsoft Excel Microsoft Access เป็นหนึ่งในระบบจัดการฐานข้อมูล (DBMS) ที่ยืดหยุ่นและใช้งานง่ายที่สุดในตลาด
ผู้ที่มีบัญชี Microsoft มาเป็นเวลานานจะมีลักษณะและรู้สึกเหมือนพวกเขา รู้ไว้ ผู้คนยังได้รับประโยชน์จากการทำงานร่วมกับผลิตภัณฑ์อื่นๆ ในตระกูล Microsoft Office ได้ดีเพียงใด
งานด้านการดูแลระบบหลายอย่างทำได้ง่ายกว่าด้วยความช่วยเหลือของวิซาร์ด คุณยังสามารถใช้ Microsoft Office Helper ได้อีกด้วย ก่อนที่คุณจะซื้อ Microsoft Access คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอมพิวเตอร์ของคุณตรงตามข้อกำหนดที่ Microsoft กำหนด
FAQ
Microsoft Access Easy หรือไม่
อินเทอร์เฟซของ Microsoft Access สร้างขึ้นสำหรับผู้ที่ไม่มีความรู้มากนักเกี่ยวกับการจัดการฐานข้อมูลที่ซับซ้อน สิ่งนี้ทำให้ง่ายต่อการเรียนรู้ด้วยการฝึกอบรมเพียงเล็กน้อย SQL Server เป็นซอฟต์แวร์ขั้นสูงสำหรับผู้เชี่ยวชาญในการจัดการข้อมูล ดังนั้นจึงน่าจะต้องใช้เวลามากขึ้นในการเรียนรู้
Excel และ Access แตกต่างกันอย่างไร
Access ดีกว่าสำหรับการจัดการข้อมูลทั่วไป เพราะช่วยให้คุณจัดระเบียบ ค้นหาง่าย และพร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้หลายคนในเวลาเดียวกัน Excel ดีกว่าสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลโดยทั่วไป รวมถึงการคำนวณที่ซับซ้อน การมองหาผลลัพธ์ที่เป็นไปได้ และสร้างแผนภูมิคุณภาพสูง
คุณสามารถใช้งาน Microsoft Access ได้หรือไม่
Payscale.com กล่าวว่าผู้จัดการโครงการด้านไอที นักวิเคราะห์ธุรกิจ นักวิเคราะห์ข้อมูล และผู้ดูแลระบบฐานข้อมูลเป็นงานทั่วไปที่ต้องรู้วิธีใช้ Microsoft Access Payscale.com กล่าวว่าเงินเดือนเฉลี่ยของ Microsoft Access professional ในเดือนมกราคม 2023 อยู่ที่ 62,000 ดอลลาร์