ขั้นตอนเป็นวิธีที่รู้จักกันดีในการทำบางสิ่งเพื่อให้สามารถคาดการณ์ผลลัพธ์ได้ ขั้นตอนคือสิ่งที่คนในทีมของคุณทำเป็นส่วนหนึ่งของงานประจำของพวกเขา องค์กรกำหนดมาตรฐานและเขียนขั้นตอนเพื่อให้พนักงานมีประสิทธิผลมากขึ้นและได้ผลลัพธ์ที่สามารถคาดการณ์ได้ ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานยังเป็นชื่อสำหรับชุดขั้นตอนที่เป็นลายลักษณ์อักษร (SOP) โดยส่วนใหญ่สามารถพบได้ในฐานความรู้ภายใน ในบทความนี้ เราจะสอนวิธีเขียนขั้นตอน
วิธีเขียนขั้นตอน
ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนบางส่วนที่จะช่วยคุณเขียนขั้นตอนสำหรับธุรกิจของคุณ:
เลือกขั้นตอน
หากคุณกำลังเขียนมากกว่าหนึ่งขั้นตอนสำหรับธุรกิจ ให้คิดว่าคุณต้องการเริ่มด้วยขั้นตอนใด คุณอาจเขียนขั้นตอนสำหรับกระบวนการที่สำคัญก่อน หรือเริ่มด้วยการเขียนขั้นตอนสำหรับงานเล็กๆ ก็ได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนชุดขั้นตอนสำหรับบริษัทการผลิต คุณอาจเริ่มด้วยการเขียนขั้นตอนสำหรับเครื่องจักรเครื่องเดียว แล้วจึงค่อยเขียนขั้นตอนสำหรับทั้งแผนก วิธีนี้สามารถช่วยให้คุณฝึกฝนมากขึ้นและเขียนขั้นตอนได้ดีขึ้น
ติดต่อกับสมาชิกในทีม
หลังจากเลือกขั้นตอนที่คุณต้องการเขียนแล้ว ให้ลองคิดดูว่าใครคือผู้เชี่ยวชาญ วิชานั้น หากคุณกำลังเขียนคำแนะนำสำหรับงานที่คุณได้ทำไปแล้ว คุณอาจมีข้อมูลมากมายที่คุณสามารถใช้ได้ หากคุณเป็นผู้จัดการในการเขียนขั้นตอนเพื่อทำให้ทีมของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณอาจต้องการพูดคุยกับคนที่ทำงานนี้ในตอนนี้ ตัวอย่างเช่น หากคุณรับผิดชอบทีมการตลาด คุณสามารถพูดคุยกับนักออกแบบกราฟิกเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาสร้างโลโก้ ผู้ที่ทำงานเสร็จแล้วมักจะให้คำแนะนำและเคล็ดลับแบบทีละขั้นตอน
ก่อนที่คุณจะเริ่มกระบวนการ คุณอาจต้องการพูดคุยกับคนที่ทำกระบวนการหรืองานต่างๆ คุณสามารถส่งอีเมล โทรหาพวกเขา หรือจัดการประชุมเพื่อช่วยรวบรวมข้อมูลสำหรับขั้นตอน
พิจารณาผู้ชมของคุณ
ก่อนที่คุณจะเขียนขั้นตอน คุณ ควรคิดให้ดีว่าใครจะอ่าน เนื้อหาสามารถเปลี่ยนแปลงได้ขึ้นอยู่กับใคร ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนถึงผู้เชี่ยวชาญในสาขานี้ คุณอาจใช้คำและแนวคิดที่ซับซ้อนมากขึ้น หากคุณกำลังเขียนจดหมายถึงพนักงานใหม่หรือผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกบริษัท คุณอาจต้องการกำหนดเงื่อนไขเพิ่มเติม เพิ่มกราฟิก และทำให้ขั้นตอนง่ายต่อการติดตาม
เขียนบทนำ
หลังจากที่คุณรู้ว่าคุณกำลังเขียนถึงใคร คุณสามารถเริ่มเขียนแนะนำตัวได้ โดยปกติจะเป็นหนึ่งหรือสองย่อหน้า คุณสามารถบอกได้ว่าใครควรปฏิบัติตามขั้นตอนและเมื่อใดในการเริ่มต้น คุณยังสามารถบอกได้ว่าเหตุใดขั้นตอนจึงมีความสำคัญและสามารถช่วยคนในทีมของคุณได้อย่างไร
สร้างรายการทรัพยากรหรือวัสดุ
สร้างรายการวัสดุและทรัพยากรทั้งหมด จะต้องทำงานด้านล่างบทนำ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนขั้นตอนสำหรับบริษัทพ่นสี วัสดุของคุณอาจรวมถึงสี พู่กัน ลูกกลิ้ง และอุปกรณ์ป้องกันภัย รายการทรัพยากรจะบอกมืออาชีพว่าพวกเขาจำเป็นต้องรวบรวมอะไรบ้างก่อนที่จะทำตามคำแนะนำได้
ในส่วนนี้ คุณยังสามารถเพิ่มข้อมูลดิจิทัลหรือทรัพยากรอื่นๆ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเตือนสมาชิกในทีมได้ที่นี่ หากพวกเขาต้องการรหัสผ่านหรือรหัสการเข้าถึงดิจิทัล หากสมาชิกในทีมมีคำถามเพิ่มเติม คุณสามารถให้ลิงก์ไปยังวิดีโอแสดงวิธีการหรือแหล่งข้อมูลภายนอกอื่นๆ ได้
ร่างขั้นตอนและคำแนะนำ
คุณสามารถเริ่มเขียนขั้นตอนและ คำแนะนำภายใต้”แหล่งข้อมูล”คุณสามารถทำงานร่วมกับคนที่ทำงานเพื่อช่วยคุณคิดขั้นตอนเหล่านี้ และคุณสามารถเริ่มต้นด้วยการทำรายการขั้นตอนทั่วไป คุณสามารถเปลี่ยนลำดับของขั้นตอนและเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมได้ในภายหลัง
เพิ่มองค์ประกอบภาพ
กราฟ แผนภูมิ และไดอะแกรมสามารถช่วยอธิบายข้อมูลที่เข้าใจยากได้ คิดเกี่ยวกับการเพิ่มรูปภาพในขั้นตอนที่เข้าใจยาก ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแสดงให้สมาชิกในทีมทราบเพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนโดยใช้รูปภาพที่มีลูกศรติดป้ายกำกับ
ตรวจทานและแก้ไขการเขียน
หลังจากที่คุณจดขั้นตอนและคำแนะนำแล้ว คุณอาจ อยากกลับไปแก้ไข พยายามเขียนให้เข้าใจง่ายและมีประโยชน์มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ คุณสามารถเขียนคำสั่งที่ชัดเจนได้โดยใช้คำสั่งการกระทำและประโยคสั้น ๆ
ดำเนินการทดสอบขั้นตอน
คุณสามารถให้ผู้อื่นอ่านและปฏิบัติตามคำแนะนำซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการทดสอบขั้นตอนเพื่อช่วยคุณคิด ว่าต้องเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง คุณอาจทำขั้นตอนด้วยตนเองหรือขอให้สมาชิกในทีมของคุณทำก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับงาน วิธีนี้สามารถช่วยคุณเปลี่ยนลำดับของขั้นตอนและดูว่าคุณอาจต้องเพิ่มขั้นตอนใดเพื่อให้กระบวนการชัดเจน
ขอความคิดเห็น
หลังจากที่คุณทดสอบขั้นตอนของคุณแล้ว คุณอาจต้องการรับคำติชมจากแหล่งข้อมูลมากกว่าหนึ่งแห่ง ขั้นแรก คุณสามารถถามผู้เชี่ยวชาญที่ทำงานบ่อยๆ ว่าพวกเขาคิดอย่างไร พวกเขาอาจให้คำแนะนำหรือเพิ่มข้อมูลเพื่อช่วยสอน จากนั้น คุณสามารถขอคำแนะนำจากสมาชิกในทีมที่ไม่ได้ทำงานนั้นบ่อยๆ พวกเขาอาจถามคำถามหรือชี้ให้เห็นส่วนที่ต้องการคำอธิบายเพิ่มเติม
ทำการปรับเปลี่ยนขั้นสุดท้ายและทำซ้ำหากจำเป็น
คุณสามารถเปลี่ยนแปลงตามความคิดเห็นที่ได้รับ วิธีนี้จะช่วยให้คุณปรับแต่งกระบวนการได้อย่างละเอียดและได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น คุณอาจต้องการทดสอบอีกครั้งหรือรับคำติชมเพิ่มเติม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าคุณเปลี่ยนแปลงมากน้อยเพียงใด คุณสามารถใช้วิธีนี้ทำสิ่งอื่นๆ ในบริษัทของคุณได้
คำถามที่พบบ่อย
คู่มือขั้นตอนควรประกอบด้วยอะไรบ้าง
จากสิ่งที่ผู้คนบอกคุณ คุณ สามารถเปลี่ยนแปลงได้ วิธีนี้จะช่วยให้คุณได้รับผลลัพธ์ที่ดีขึ้นและปรับแต่งกระบวนการได้อย่างละเอียด คุณอาจต้องทดสอบอีกครั้งหรือรับคำติชมเพิ่มเติม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าคุณเปลี่ยนแปลงมากน้อยเพียงใด คุณสามารถใช้วิธีนี้ทำสิ่งอื่นๆ ในบริษัทของคุณได้
หกขั้นตอนคืออะไร
การควบคุมเอกสาร การควบคุมบันทึก การตรวจสอบภายใน การดำเนินการแก้ไข การดำเนินการป้องกัน และการควบคุมผลิตภัณฑ์ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดเป็นหกขั้นตอน หกขั้นตอน ได้แก่ การควบคุมเอกสาร การควบคุมบันทึก การตรวจสอบภายใน การดำเนินการแก้ไข การดำเนินการป้องกัน และการควบคุมผลิตภัณฑ์ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด